[Guía de gestión de restaurantes] Claves para administrar un negocio hostelero con éxito

Vamos a hacer un pequeño ejercicio.

Si te preguntásemos cuál es el factor más importante para conseguir que un restaurante tenga éxito… ¿cuál dirías que es?

• A) Tener los platos más ricos de tu zona.
• B) Trabajar con ingredientes de la máxima calidad.
• C) Un servicio al cliente digno de un restaurante Michelín.

…

¿Ya lo tienes?

Venga, te decimos la respuesta correcta…

Solución: D) La gestión del restaurante.

Sí, era una pregunta trampa. ;)

Pero la realidad es esta: la calidad de los platos, el servicio que ofreces… Todos estos son elementos importantes para cualquier negocio de hostelería. Pero con eso no basta.

Ante todo, un restaurante necesita tener una persona al frente que sea capaz de explotar sus fortalezas y hacerlo crecer.

Por eso este post.

Aquí te vamos a explicar:

• Qué es la gestión de restaurantes.
• Cuáles son sus objetivos.
• Cómo administrar tu negocio hostelero de la forma adecuada.

Si quieres convertirte en un gestor de categoría, sigue leyendo porque esto te interesa.

✅ ¿En qué consiste la gestión de un restaurante exactamente? 

Un local de hostelería es uno de los negocios más complicados de dirigir.

Eso es algo que tú, como gerente de un restaurante, sabes bien. Y es que en tu trabajo diario tienes que supervisar muchas áreas diferentes:

• Las operaciones diarias (compras, almacenamiento, limpieza, servicio, etc.).
• La gestión del personal (horarios, nóminas, vacaciones y ausencias…).
• Los aspectos económicos y estratégicos del negocio.

Y si uno solo de esos elementos falla, todo el sistema se viene abajo.

Es como si tu restaurante fuese una orquesta. Y tu papel como director es asegurarte de que todos los músicos toquen al mismo tiempo y de que ningún instrumento desafine.

Pero hay más…

👉 Estos son los beneficios de una buena gestión

No basta con conseguir que el restaurante que diriges se mantenga abierto.

Lo que se espera de ti como gestor de un negocio hostelero es que seas capaz de:

• Potenciar la visibilidad del restaurante (mediante diferentes acciones comerciales).
• Garantizar la satisfacción de los clientes.
• Aumentar la rentabilidad del establecimiento.

Quizá te parezca complicado… y la verdad es que en parte lo es.

Pero no te preocupes, porque ahora vamos a darte algunas claves que te resultarán útiles.

✅ ¿Cómo se gestiona un negocio de hostelería? Los principales factores que debes controlar

Para explicarte esto, supongamos que has decidido abrir tu propio restaurante. 

Estos son, a grandes rasgos, los pasos que debes dar para gestionarlo correctamente desde el minuto 1.

👉 1. Lo primero de todo: elabora un plan de negocio

El plan de negocio es un documento que resume todos los aspectos estratégicos del local que diriges.

Y es fundamental para administrar un restaurante con éxito, porque te permite:

• Determinar si ese negocio es viable: y por lo tanto, si vale la pena invertir tiempo y dinero en él. 
• Establecer las pautas a seguir: en el plan de negocio se establecen distintos objetivos y directrices que te sirven de guía para tomar decisiones estratégicas.

¿Qué debe incluir un plan de negocio?

Como mínimo debería responder las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el concepto del restaurante?: ¿va a ser un local especializado en comida japonesa? ¿Un restaurante para parejas (con un ambiente íntimo, reservados, etc.)? ¿Un asador con carnes de todo el mundo? 
• ¿Quién es tu cliente ideal?: el cliente de una cadena de comida rápida y de un gastrobar buscan experiencias totalmente diferentes, por ejemplo.
• ¿Qué ofrece tu competencia?: ¿hay otros restaurantes en tu zona con una oferta similar? ¿Cuáles son tus ventajas competitivas?
• ¿Cómo vas a atraer clientes?: ¿qué diferentes estrategias de marketing vas a usar?
• ¿Cuál es tu previsión de gastos e ingresos?: en tu plan de negocio también debes incluir un presupuesto anual, donde vendrán reflejados los gastos e ingresos esperados. Esto te permitirá ver si el negocio es viable económicamente.

Algunos restaurantes cometen el error de arrancar sin un plan de negocio, y eso es como lanzarse a una piscina sin saber si tiene agua.

Evítalo a toda costa.

👉 2. Decide qué platos vas a servir

El menú es el corazón de un negocio de hostelería. 

Para confeccionar tu carta, debes tener en cuenta diferentes aspectos, como:

• El tipo de restaurante que vas a lanzar (y en qué clase de comidas estará especializado).
• La relación costo/beneficio de cada plato.

Además, es recomendable que cada cierto tiempo revises el menú de tu restaurante, para añadir platos nuevos o eliminar los que tengan menos demanda.

Así tus clientes fieles no se aburrirán de pedir siempre lo mismo. ;)

👉 3. ¿Cómo vas a controlar las materias primas?

Una máquina no funciona si no le das energía… y del mismo modo, un restaurante no puede funcionar si a mitad de servicio te quedas sin ingredientes.

Para que eso no te ocurra, necesitas:

• Llevar un control estricto del inventario para asegurarte de que tienes suficientes materias primas.
• Trabajar con proveedores que te ofrezcan productos de calidad (por ejemplo, la fruta fresca tardará más en estropearse).
• Almacenar de manera adecuada la comida para que dure el máximo tiempo posible.
• Controlar que en la cocina no se desperdicie demasiado producto al preparar los platos.
• Regular las porciones (si muchos clientes se dejan restos, quizá estás sirviendo demasiada comida).

Seguimos.

👉 4. Atiende bien a tus clientes (y volverán una y otra vez)

Se podría escribir un libro entero hablando sobre el servicio al cliente en un negocio de hostelería (y de hecho existen varios que tratan este tema).

Pero por resumir los puntos esenciales, debes controlar que:

• Tienes diferentes canales para hacer reservas (por teléfono, por la web…).
• El servicio sea rápido y eficiente (si un cliente tiene que esperar más de media hora entre el primer plato y el segundo… no confíes en que vuelva).
• El personal conoce bien la carta y puede resolver las dudas de los comensales.
• Hay protocolos por si se producen errores (por ejemplo, si un plato sale demasiado quemado, no se le cobra al cliente).

Un buen servicio te ayudará a convertir a tus clientes en comensales fieles… y eso significa que tendrás ingresos más regulares. 

Es un win-win en toda regla.

👉 5. Un equipo bien administrado es la base de un restaurante exitoso

Pasamos ahora a hablar de la gestión de los recursos humanos en hostelería.

Como gerente, tus principales responsabilidades en esta área son…

➡️ A. Planificación de horarios

Gestionar los turnos de un negocio de hostelería puede llegar a ser un auténtico reto.

Para controlarlos (y que no se conviertan en un motivo de conflicto con tus empleados) ten en cuenta estas pautas:

• Asegúrate de que el reparto de fines de semana y festivos sea equitativo.
• Ten a mano toda la información sobre vacaciones, ausencias, incorporaciones y salidas de empleados… 
• Comprueba que el horario respeta las directrices legales y los convenios (por ejemplo, entre un turno y el siguiente debe haber como mínimo 12 horas de descanso).
• Dale a tu equipo libertad para intercambiar sus turnos, siempre que sea posible.
• Escucha a tus empleados y ten en cuenta sus necesidades.

Muchos restaurantes utilizan un software de planning para organizar los horarios con más facilidad.

➡️ B. Gestión de las nóminas

Cuando tienes varios empleados a tu cargo (incluso en varios locales distintos), hacer las nóminas suele llevar bastante tiempo.

Y es que, incluso aunque tengas un gestor que se encargue, tienes que enviarle toda la información sobre la parte variable de la retribución. 

Por ejemplo, si un determinado empleado: 

• Ha hecho horas extra.
• Tiene horas pendientes de recuperar.
• Ha hecho algún turno de noche.
• Va a recibir algún tipo de bonus o complemento.

Todo esto tienes que decírselo a tu gestor para que lo refleje correctamente en su nómina.

Y ya solo nos falta un punto más por ver…

➡️ C. Control de la productividad del local

Recuerda que uno de los objetivos de la gestión de un restaurante es maximizar su rentabilidad.

Y este punto tiene mucho que ver con eso.

Cuando hablamos de productividad no nos referimos al desempeño individual de cada miembro del equipo, sino a la del local en sí mismo: cuántos ingresos genera ese establecimiento en un periodo determinado.

Al compararlo con la masa salarial (la suma total de las nóminas de los empleados) podemos hacer una comparación y ver si esa productividad es positiva.

Es decir, si el local está siendo rentable.

✅ Si quieres gestionar tu restaurante de forma más eficaz, esto te interesa…

Ya te lo decíamos al principio: dirigir un negocio de restauración no es sencillo.

Por eso mismo, muchos gerentes se apoyan en herramientas que les facilitan la labor y les permiten optimizar (o incluso automatizar) procesos.

Herramientas como Combo.

Un software de recursos humanos para restaurantes que te permite:

• Gestionar los turnos de tu plantilla: con Combo puedes saber cuántas horas le has asignado a cada trabajador para la próxima semana. Además, en la app tienes centralizada toda la información sobre vacaciones y ausencias. Y lo mejor es que puedes guardar tus turnos favoritos como plantillas para reutilizarlos las veces que quieras.
• Comunicación interna: Combo te permite enviarle el horario a todo tu equipo simultáneamente. Y si alguno necesita hablar contigo para resolver dudas o solicitar algún cambio, pueden hacerlo a través del chat interno de la app.
• Control de productividad del local: la aplicación compara los ingresos generados por el local con la masa salarial y calcula su nivel de productividad. 
• Generación de nóminas: la aplicación controla todos los factores que afectan a la parte variable de la nómina. Y con un solo clic puedes enviarle un informe con toda la información a tu gestor.

Esto es solo un resumen de las muchísimas funcionalidades que te ofrece Combo…

… pero para descubrirlas todas por ti mismo, solo tienes que entrar aquí y probar Combo de manera gratuita en tu restaurante.

¿Preparado para gestionar tu local como un auténtico director de orquesta? ;)

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