Control horario para restaurantes, todo lo que necesitas saber

Aunque el control horario existe desde la revolución industrial. En aquella época era mecánico y se introducía una lámina de cartón en un reloj - ¿cómo ha evolucionado? ¿Cuál es la diferencia con el control horario digital? ¿Cómo ve la ley el uso de los sistemas de control de presencia? ¿Cómo se puede aplicar sin molestar a tus empleados?

¿Por qué es necesario fichar a la entrada y a la salida?

En España, la ley obliga a los empresarios a contabilizar el tiempo de trabajo de cada uno de sus empleados para asegurarse de que se trabaja de acuerdo con su contrato de trabajo y del convenio colectivo.

El empresario debe poder justificar este tiempo de trabajo contabilizado y le corresponde definir las condiciones de este recuento.

¿Hay alguna excepción a la ley?

No, afecta a todos los trabajadores de todos los sectores de actividad y a todos los tipos de contrato: a tiempo completo, a tiempo parcial, con contrato indefinido o de duración determinada.

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¿Cada cuánto se debe tener registo de la jornada?

Cada día

Se deben registrar las horas de inicio y fin de cada periodo de trabajo y el número de horas efectivamente trabajadas durante la jornada. También es obligatorio mencionar la duración de las pausas y los descansos.

Cada mes

Deben guardarse los datos de cada empleado durante cuatro años ya que pueden ser objeto de inspección.

Estos datos deben:

• Estar accesibles para empleados y sindicatos
• Estar en linea con la realidad de las horas realizadas por cada empleado

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Qué opciones tienes para el control horario en tu restaurante?

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• La opción "tradicional" consiste en llevar un registro individual del tiempo en papel (hojas de tiempo), que los trabajadores pueden firmar cada semana (la ley no exige estas hojas de tiempo, pero el hecho de que estén firmadas atestigua que se ha respetado la obligación de contabilizar el tiempo de trabajo). El problema es que la opción del papel es repetitiva, requiere mucho tiempo y lo más normal es que terminen traspapelándose, lo que equivale a una sustanciosa multa en caso de inspección.

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• La segunda opción es el reloj de fichar mecánico, el famoso reloj de fichar en el que los empleados introducen su hoja de cartón cuando llegan y salen de la empresa. Este sistema tampoco está automatizado, por lo que cada tarjeta tiene que ser procesada individualmente, a mano. Esto es tan lento e ineficiente como los registros en papel mencionados anteriormente. Y en ambos casos, tienes que ir a recoger las tarjetas de tiempo in situ, para asegurarte de que se ha realizado el recuento...

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• La tercera y más moderna: el control horario digital. Esta opción limita los errores y es bastante más eficiente. Te contamos más a continuación.👇

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¿Qué diferentes sistemas de control horario puedes implementar en tu restaurante?

Control por tarjeta

Un lector de tarjetas es un dispositivo con una pantalla de al menos 2,4 pulgadas y un lector de tarjetas RFID, a menudo en formato de llavero o tarjeta. El lector de tarjetas identificativas registra la hora de entrada y salida de un empleado, así como las llegadas tardías o las ausencias, y envía los datos a un programa de software de control de presencia.

Ventajas

- El registro, el almacenamiento y el tratamiento de los datos están digitalizados,

Inconvenientes

- Hay que comprar un dispositivo específico y proporcionar tarjetas de identificación de repuesto (las tarjetas de identificación se pierden fácilmente);

- La tarjeta de identificación puede ser pasada por otra persona, por lo que hay que establecer un mínimo de vigilancia;

- Algunos empleados pueden olvidarse la tarjeta, por lo que habría que registrar los datos de entrada y salida manualmente para no perder información.

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Control horario digital

Al igual que el reloj de fichar, el reloj digital permite gestionar de forma informatizada los datos de entrada y salida de tu personal y su asistencia, pero el usar la firma digital hace que el fichaje de entrada y salida sea más seguro, intuitivo y rápido.

Este sistema de fichaje se puede configurar en cualquier tableta con pantalla táctil, descargando una aplicación como Combo Control Horario para Android o IOS , el reloj digital de Snapshift, directamente conectado a tu cuenta.

Al fichar la entrada y la salida, se pide al empleado que haga clic en su nombre en la pantalla y firme con el dedo. Si se ha activado la opción, incluso se puede tomar una foto para aumentar la seguridad: no hay dudas sobre la identidad de la persona que ha fichado a la entrada y a la salida. Todos los datos relativos al reloj de fichar son procesados automáticamente por la aplicación y se te notifica al momento en caso de retraso, ausencia u horas extras.

Ventajas:

- El registro, el almacenamiento y el tratamiento de los datos están automatizados.

- La información se introduce directamente en tu horario y nómina online.

- Se te informa directamente en caso de retrasos o ausencias.

- No hay que instalar ninguna máquina costosa, basta con una tableta.

Fichaje biométrico

La última innovación tecnológica, el fichaje biométrico, como su nombre indica, permite condicionar la entrada y salida del personal, es decir, el acceso a un lugar, a la identificación de datos fisiológicos previamente digitalizados: huella dactilar, rostro, contorno de la mano o iris.

Desventaja:

- El uso de los datos biométricos para calcular las horas de trabajo es un área gris según el RGPD, por lo que la implantación de un sistema de fichaje biométrico sólo debe permitir el acceso a los locales sujetos a restricciones de tráfico y/o a los equipos informáticos identificados por el empresario.

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Ahora que conoces los diferentes relojes de fichar que tienes a tu disposición para gestionar el trabajo de tus empleados, ¡es el momento de ponerlos en práctica!

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¿Cómo poner en marcha un sistema de control horario en tu restaurante?

Habla con tu equipo

Debes indicarles la fecha de instalación, especificando quién será el responsable de fichar a la entrada y a la salida. Avísales con unos días de antelación. No es necesario modificar su contrato de trabajo ni obtener su consentimiento.

Este punto es importante para evitar incertidumbre y que sepan cuándo se implementará el nuevo sistema.

Explica las razones para el cambio de sistema.

Motiva tu decisión, para que comprendan las ventajas del nuevo sistema y que también va a ser beneficioso para ellos:

- El objetivo no es controlar, sino tener un seguimiento inmediato y evitar errores humanos en la transmisión de las horas trabajadas;

- Un recuento exacto de su tiempo de trabajo (con derecho a consultar la información registrada) les permite pagar sus horas extras si lo hacen;

- No hay secreto sobre las finalidades del tratamiento de sus datos (se les asegura una minimización de la recogida), que sólo se conservan durante el tiempo necesario para dichas finalidades.

=> Por lo tanto, estás en pleno cumplimiento del RGPD.

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Coloca la tablet en un lugar fácilmente accesible para todos.

La tableta utilizada puede ser la que ya se utiliza para cualqueir otra función, por ejemplo poner la música en el comedor. No es aconsejable utilizar la tableta de la caja registradora, para no interrumpir el servicio

Lo que si te recomendamos es que pongas una (o varias) tabletas en zonas donde los empleados vayan a pasar de forma natural. La entrada a la cocina, vestuarios o cualquier otro lugar que les vaya a ser natural.

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¿Cuáles son las ventajas de implantar un reloj de fichar?

Mejor organización interna

Al simplificar la gestión de ciertos datos, como las llegadas tarde, las ausencias, las horas extraordinarias, las bajas por enfermedad y los días libres, además del cálculo del tiempo de trabajo real, ahorras a tus empleados un tiempo precioso en su planificación al limitar las tareas de poco valor añadido y que consumen mucho tiempo.

Los clientes de Combo se ahorran un día de trabajo al mes en la planificación (en comparación con la planificación basada en Excel), además, la preparación de las nóminas sólo lleva unas horas, no varios días.

Los datos variables en las nóminas son más fiables

Tras comprobar los datos, solo tienes que enviarlos a tu gestoría, por lo que se cometen menos errores humanos. Los elementos de la nómina se generan en unos pocos clics.

Los horarios se respetan mejor

Aunque los empleados pueden tener la sensación de que se les controla más, llevar un control de sus horas de trabajo con un control horario digital, también garantiza que sean más cumplidores con sus horarios.

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Con horarios más visibles, hay menos sorpresas desagradables, y cualquier hora extra se registra y se paga.

Mejora el ambiente laboral

Todos los empleados están en igualdad de condiciones a la hora de contar el tiempo trabajado. lo que evita problemas entre compañeros y entre el equipo y sus responsables

¿Cómo garantizar el cumplimiento de la ley de control horario y del RGPD?

¿Qué pasa si hay una inspección de trabajo?

Para la Inspección de Trabajo, el registro de entrada y salida del personal debe realizarse mediante un sistema de registro fiable, infalsificable y, sobre todo, adecuado. Los datos registrados deben ser fáciles de consultar, tanto para los inspectores de trabajo como para los sindicatos y los propios trabajadores.

¿Cuáles son las sanciones por las infracciones de la ley de control horario?

El saltarse la ley de control horario incluye multas de entre 600€ y 6250€. Aunque en ciertos casos se pueden incurrir en multas de hasta 187.000€

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Sanciones leves: 625€

• No informar sobre condiciones laborales
• No poner a disposición de un empleado el sistema de registro de jornada

Sanciones Graves: Hasta 6250€

• Haber realizado horas extra y no haberlas pagado
• Irregularidades en el registro del control horario

Sanciones muy graves: hasta 187.515€

• Horas extra realizadas por menores de 18 años
• Impagos
• Irregularidades en los pagos

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Estas sanciones no son excluyentes y se puede incurrir en más de una a la vez, por lo que las sanciones pueden ser muy sustanciosas si no se tiene un sistema de control de presencia adecuado, se traspapela información o si los inspectores identifican otras irregularidades.

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