[Número de comensales en un restaurante] Cómo calcular la capacidad real de tu establecimiento

Como gerente, necesitas tener muy clara la capacidad de tu restaurante.

Y es que este dato es clave para tomar determinadas decisiones estratégicas, como:

• Cuánto personal debes contratar.
• El número máximo de reservas que puedes aceptar a lo largo de un servicio (para ofrecerles a tus clientes una atención de la máxima calidad).
• La frecuencia con la que realizar nuevos pedidos de insumos.
• Cómo ajustar mejor tus gastos con relación a los ingresos previstos para maximizar tu rentabilidad.

Por eso este post.

Aquí te vamos a explicar:

• Los diferentes factores que debes tener en cuenta a la hora de calcular el número de comensales en un restaurante.
• Dos fórmulas para obtener este dato.

¡Empezamos!

✅ Cómo calcular el número de comensales en tu restaurante: los factores que debes tener en cuenta

En teoría, calcular la capacidad real de tu restaurante es muy fácil: solo tienes que conocer los metros cuadrados de la sala y saber cuánto ocupa cada mesa.

Y sí, eso puede darte un dato aproximado (de hecho es una de las fórmulas que veremos luego).

Pero en la práctica hay algunos factores que afectarán al número real de comensales que puedes atender en un momento dado.

Por eso antes de nada es importante que te expliquemos todos estos factores, para que los tengas en cuenta a la hora de hacer tus cálculos.

Los hemos dividido en 2 apartados:

👉 1. Los dos aspectos clave para medir la capacidad de tu establecimiento: el tamaño de la sala y duración del servicio

En primer lugar vamos a ver los dos factores más importantes a tener en cuenta en tus cálculos.

➡️ A. Tamaño de la sala

Esto ya lo hemos mencionado, pero ahora vamos a desarrollarlo.

El espacio total de tu sala, medido en metros cuadrados, determinará tu aforo máximo (cuántos comensales puedes atender al mismo tiempo).

Pero ojo: una cosa son los metros cuadrados que dice el plano, y otra muy diferente el espacio real que puedes aprovechar. Y es que debes tener en cuenta:

• Elementos arquitectónicos que te impidan colocar mesas (columnas, esquinas muy estrechas, escaleras…).
• Las zonas de acceso a otras estancias, como la cocina o los baños.
• Mobiliario auxiliar, barra de bebidas, etc.

Todo esto hará que la capacidad real de tu establecimiento se reduzca.

➡️ B. Duración del servicio

El dato anterior te permitirá calcular tu aforo máximo. Pero cuando hablamos de capacidad de un restaurante hay otro factor a tener en cuenta:

El número de clientes que podrás atender a lo largo de un servicio.

Un dato que dependerá directamente del índice de rotación de mesas de tu restaurante, y que debes conocer para hacer previsiones más realistas.

Por ejemplo, si sabes que en un mismo servicio puedes atender como máximo a 250 comensales, eso te permitirá gestionar mejor las reservas, o decidir con qué frecuencia debes hacer nuevos pedidos de insumos.

👉 2. Otros elementos que también debes tener en cuenta

Con la información que te hemos explicado (y aplicando las fórmulas que veremos luego) ya podrás calcular el número máximo de comensales a los que puedes atender, tanto de forma simultánea como a lo largo de un mismo turno.

Pero como te decíamos, hay otros factores importantes para afinar tus cálculos.

Hablamos de:

➡️ A. Tamaño del mobiliario

A la hora de calcular la capacidad de tu sala debes tener en cuenta:

• El espacio que ocupan tus mesas.
• Un cierto margen de separación para que tu personal pueda moverse entre ellas llevando platos y bandejas.

Demos un pasito más.

➡️ B. Tipo de servicio

La clase de servicio que ofreces a tus clientes influirá de diferentes maneras en la cantidad de comensales que puedes aceptar.

Por ejemplo:

• Si ofreces un servicio a la rusa, con un carrito o gueridón, necesitarás contar con más espacio extra entre mesas. En consecuencia, podrás aceptar menos comensales al mismo tiempo.
• En un restaurante fast food suele haber menos espacio entre mesas (no suelen contar con camareros, y lo que se busca es optimizar el espacio para maximizar las ganancias), mientras que en un restaurante elegante se suele dejar más separación para favorecer la comodidad y la intimidad de los comensales (la experiencia del cliente es la máxima prioridad).

Y ya solo nos queda un factor más por ver… pero ojo que es bastante importante.

➡️ C. Productividad del local

El cociente de productividad es una métrica clave para cualquier restaurante.

Esta métrica mide la relación entre los ingresos que generas en un periodo determinado y el número de horas trabajadas por tu equipo. 

¿Cómo te ayuda esto a calcular la capacidad de tu establecimiento? Muy sencillo.

Imagina que en un turno has tenido la sala llena durante todo el servicio (incluso has rechazado algunas reservas).

Pero al calcular esta métrica, te das cuenta de que la productividad de ese turno concreto se ha disparado en comparación con el resto de la semana.

Eso podría parecer bueno (más productividad siempre es algo positivo, ¿no?)

Pues no necesariamente.

Porque un índice de productividad muy por encima de la media puede ser una señal de que no había suficiente personal atendiendo a los clientes.

Si durante ese servicio se han producido numerosos errores y tu equipo no daba abasto… ahí lo tienes.

¿Qué puedes hacer si esto ocurre de forma habitual?

Tienes dos opciones.

• O pones más personal en los turnos de alta demanda. 
• O admites menos reservas para tener menos clientes al mismo tiempo, pero garantizar que el servicio que les ofreces es de la máxima calidad (porque quizá meter a otro camarero más no te sale suficientemente rentable).

Relacionado con esto, al final del post veremos una herramienta que te será útil.

✅ Las 2 fórmulas para calcular la capacidad real de tu restaurante

Ahora sí, veamos dos fórmulas diferentes para calcular el número de comensales que puedes aceptar en tu restaurante, ya sea:

• De forma simultánea (aforo máximo).
• A lo largo de un servicio.

Porque como vimos, ambos datos son igual de importantes y te darán información diferente para hacer las previsiones estratégicas de tu establecimiento.

👉 1. Cuántos comensales puedes atender al mismo tiempo (tu aforo máximo)

La fórmula sería la siguiente:

>> Aforo máximo = metros cuadrados de la sala / espacio que ocupan las mesas. <<

Supongamos que cada cliente sentado (contando con el espacio de la mesa, más un cierto margen de separación para facilitar el tránsito) ocupa 1,20 m² (ojo, esto es solo una aproximación).

Por su parte, digamos que tu sala tiene 300 metros cuadrados. Si no conoces esta cifra, solo tienes que multiplicar el largo por el ancho para obtener los metros cuadrados de tu sala.

Aplicamos la fórmula y tenemos que:

Aforo máximo de tu restaurante = 300 m² / 1,20 m² = 250 comensales.

Recuerda que debes tener en cuenta solo el espacio aprovechable de tu sala, restando aquellas zonas donde no puedes poner mesas. 

👉 2. Cuántos comensales puedes atender durante un servicio

Ahora toca descubrir cuántos comensales puedes atender a lo largo de un mismo turno.

Y como es lógico, uno de los datos que vas a necesitar es precisamente el que acabamos de calcular: el número de clientes que puedes tener en sala al mismo tiempo.

Además, debes tener en cuenta:

• El tiempo medio de servicio (es decir, durante cuánto tiempo permanece una mesa ocupada, de media, por el mismo grupo de clientes).
• La duración total del servicio (que dependerá de tu horario de apertura y cierre).

Estos datos los combinamos mediante la siguiente fórmula:

>> Capacidad total durante un servicio = aforo máximo x duración total del servicio / tiempo medio de cada servicio. <<

Pero vamos a llevarla a la práctica.

Vamos a suponer que:

• Tu restaurante abre en horario de cenas de 9 a 12 (3 horas, o 180 minutos).
• El tiempo medio de cada servicio es de hora y media (90 minutos).

Respecto al aforo, usaremos el dato de los 250 comensales que calculamos antes.

Por tanto:

Capacidad total = 250 x 180 minutos / 90 minutos = 500 comensales por servicio.

Así podrás calcular aproximadamente cuántas reservas puedes aceptar, el volumen de insumos que necesitarás, cuántos platos dejar preparados durante el mise en place…

En definitiva, te ayudará a organizarte mejor.

✅ Cómo te ayuda Combo a calcular la capacidad real de tu local y ofrecer un mejor servicio

¿Recuerdas cuando antes te hablamos del cociente de productividad? 

Y dijimos que es un factor importante para saber si tienes suficiente personal para atender (bien) a todos los comensales durante un servicio.

Lo ideal sería que controlases esta métrica de forma constante… pero hacerlo manualmente es complicado y requiere tiempo (tiempo que no te sobra precisamente).

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