Dinos si estas situaciones te resultan familiares:

• A veces el servicio en tu restaurante se retrasa, porque tus cocineros pierden mucho tiempo buscando en el almacén los productos que necesitan para sus recetas.
• Nunca sabes exactamente las existencias de las que dispones.
• Como consecuencia de lo anterior, muchas veces acabas comprando insumos que no necesitas (y la mitad se acaba tirando).
• Actualizar el inventario te lleva muchísimo tiempo, porque los productos del almacén están totalmente desperdigados.

Si todo esto te suena, la cosa está clara: necesitas aprender a organizar tu almacén de una manera más eficiente.

Y en este post te vamos a dar varias claves para lograrlo.

Empezamos en 3, 2, 1… ¡a por ello!

✅ 7+1 consejos para mejorar la gestión del almacén de tu restaurante 

Un almacén bien gestionado hace que:

• Tus costes se reduzcan (porque desperdicias menos alimentos).
• Disminuya el riesgo de contaminación cruzada.
• Tus cocineros trabajen de forma más eficaz y ofrezcan un mejor servicio.

Solo con eso está claro que vale la pena invertir esfuerzo en esta labor, ¿verdad? ;)

Pues vamos a darte algunos consejos.

👉 1. Una buena organización empieza sobre el papel

Cuando llevas ya mucho tiempo con tu almacén hecho un caos, a veces lo mejor es empezar desde cero.

En lugar de intentar recolocar todos tus productos in situ, coge un folio en blanco y plantea cuál sería la organización ideal de tu almacén.

• ¿Dónde podrías colocar las estanterías y electrodomésticos para aprovechar al máximo el espacio?
• ¿Qué productos puedes tener más cerca de la puerta, y cuáles deberían estar al fondo del almacén (por ejemplo, para que les dé menos la luz)?
• ¿Cómo vas a distribuir los diferentes tipos de productos? ¿Qué sistema seguirás? (en el siguiente apartado del post te daremos algunas ideas sobre esto).

Al elaborar este plano sobre el papel tienes total libertad, y eso te permite visualizar de una forma más clara todas las posibles disposiciones que te ofrece tu almacén.

👉 2. Agrupa tus productos en diferentes categorías

Organizar el mobiliario del almacén (estanterías, cámaras frigoríficas, congeladores…) suele ser sencillo.

Pero distribuir los diferentes insumos a veces resulta más complicado.

La idea es que los agrupes en diferentes categorías, con el objetivo de:

• Hacer que resulte más sencillo localizarlos.
• Evitar riesgos de contaminación cruzada.

Veamos algunas ideas.

➡️ A. Según su estado de preparación

Para empezar, es importante que distribuyas de la forma correcta los alimentos crudos y los cocinados.

Por ejemplo, imagina que colocas un envase con un plato ya cocinado en una balda del frigorífico, y justo en la balda de encima hay carne cruda descongelándose.

Si los jugos de esa carne se filtran hacia la balda de abajo, podrían contaminar el plato ya preparado.

Lo ideal en este caso sería hacerlo al revés: los alimentos que han sido sometidos a cocción van en las baldas superiores (y en envases herméticos), y los alimentos crudos se dejan abajo del todo.

O si puedes tenerlos en frigoríficos distintos, mejor que mejor.

También es importante que tengas esto en cuenta con los productos que se van a servir sin cocción previa (tartar de carnes o pescados, crudités de verduras…).

➡️ B. Según sus alérgenos

A la hora de distribuir los productos de tu almacén, también debes tener en cuenta los diferentes alérgenos.

Por ejemplo, los alimentos destinados a clientes celíacos deberán estar aislados del resto para evitar el riesgo de contaminación por gluten.

👉 3. Ordena los productos según su orden de llegada (sistema PEPS)

¿Con qué frecuencia tienes que tirar productos en mal estado o que se han caducado en el almacén?

Si es algo que ocurre muy a menudo, una posible solución sería aplicar un sistema como el PEPS (“Primero en Entrar, Primero en Salir”).

Este sistema establece que los productos que llevan más tiempo en el almacén se coloquen en los puntos más visibles de las estanterías y las baldas de los frigoríficos.

De esta forma, cuando tus cocineros vayan a buscar uno de esos ingredientes, tendrán más a mano los que tengan una fecha de caducidad más cercana (y así podrán usarlos antes de que se echen a perder).

Este sistema te permitirá:

• Reducir costes, porque no tirarás comida con tanta frecuencia.
• Evitar riesgos de salubridad (un producto en mal estado podría contaminar a los de su alrededor).

Y ojo porque este punto tiene mucho que ver con el siguiente…

👉 4. Etiqueta los insumos para identificarlos fácilmente

Los productos de tu almacén deben estar etiquetados de la forma correcta para mayor seguridad.

¿Qué información deben contener estas etiquetas?

• Nombre del alimento.
• Cantidad.
• Fecha de caducidad/consumo preferente.
• Estado de cocción (si está crudo, si ha sido cocinado, si se lo ha sometido a congelación previamente…).
• Lote (para facilitar la trazabilidad).

En el caso de los productos ya cocinados, deberías incluir también su fecha de preparación (porque eso alterará su fecha de caducidad) y el nombre del trabajador responsable de su elaboración.

👉 5. Temperatura, luz y humedad: los 3 factores clave para la conservación de tus materias primas

Para que tus alimentos se conserven en buen estado, es fundamental que controles:

• La temperatura de conservación: esto es especialmente importante en el caso de los productos refrigerados y congelados, que necesitarán mantenerse a una temperatura específica para evitar la proliferación de bacterias (o incluso para eliminar algunas que traigan de forma natural, como el anisakis en el pescado crudo).
• La humedad: una excesiva humedad en tu almacén hará que los productos se deterioren más rápido y desarrollen moho con mayor facilidad; sin embargo, un ambiente demasiado seco también puede afectar a la conservación de algunos productos frescos y hacer que se echen a perder antes.
• La luz: algunos productos son especialmente sensibles a la luz. Hablamos de productos como algunas verduras, leches y aceites vegetales, que se deterioran rápidamente si están sometidos a luz durante demasiado tiempo.

Controlar todos estos aspectos contribuirá a alargar la vida útil de los productos de tu almacén.

👉 6. Limpieza habitual; cuestión de salubridad

Mantener tu almacén limpio es otro factor clave para mantener la seguridad alimentaria y evitar contaminación cruzada.

Se trata de mantener unas adecuadas condiciones de salubridad en:

• Superficies de almacenamiento y estanterías: no solo es importante eliminar los restos de suciedad y el polvo que pueda acumularse; también los residuos que dejen los propios alimentos (productos que gotean, que se ponen malos, etc.). Esto ayuda a prevenir la contaminación de los productos almacenados.
• Utensilios y equipos: todos los utensilios, equipos y herramientas utilizados en el almacén deben limpiarse y desinfectarse regularmente. Esto incluye las neveras y cámaras frigoríficas, carros de transporte, etc.
• Suelos: en el suelo del almacén pueden acumularse suciedad y restos de grasa que, a la larga, podrían causar resbalones.

Todos estos puntos deberían estar contemplados en tu plan de limpieza.

👉 7. Un buen sistema de inventariado te ahorra costes y errores

Porque no basta con tener un almacén bien organizado.

Si no llevas un control estricto de los insumos que tienes en cada momento, es casi inevitable que con el tiempo se acaben produciendo errores.

Por ejemplo:

• Compras productos de más porque no sabes con exactitud cuánto stock tienes ya en el almacén (con lo cual una parte se echa a perder).
• Como algunos de los insumos que has comprado se deterioran, tus costes de alimentos suben innecesariamente (y la balanza entre los gastos e ingresos de tu restaurante se desequilibra).

Si gestionas tu inventario de forma manual, es importante que tengas un listado actualizado de los insumos que tienes en tu almacén.

Otra opción (muy interesante cuando tienes tantos productos que resulta difícil controlar las entradas y salidas de forma regular) es implementar un sistema digitalizado de control de inventario.

Hablando de eso…

👉 TIP EXTRA: las nuevas tecnologías pueden ayudarte

Quizá no lo sepas, pero existen algunas herramientas que pueden ayudarte a gestionar mejor tu almacén y llevar un inventario más preciso.

Por ejemplo:

1. Un software de gestión de inventario: con un software de este tipo puedes realizar el seguimiento de la entrada y salida de productos, los niveles de inventario, las fechas de caducidad, etc. 
2. Un sistema de sensores: ¿recuerdas cuando antes hablamos de que es necesario mantener los niveles de temperatura y humedad dentro del almacén en unos niveles estables? Para hacerlo de manera sencilla puedes instalar sensores específicos que te avisen si alguno de estos factores se altera (por ejemplo, si la temperatura dentro de un frigorífico aumenta demasiado, señal de que hay alguna pieza averiada).
3. Una etiquetadora: puedes comprar una impresora especial para imprimir etiquetas alimentarias. Estas etiquetas ya incluyen todos los campos que debes rellenar, y se imprimen en un papel adhesivo resistente a la humedad. 

Este tipo de tecnologías te ahorran tiempo, y además reducen mucho el riesgo de que se produzcan errores humanos en la gestión de tus materias primas.

✅ ¿Vas a aplicar estos consejos para poner orden en el almacén de tu restaurante?

Una cosa más.

Si de lo que se trata es de:

• Ahorrar costes.
• Evitar errores en la gestión de tu establecimiento.
• Y ofrecer un mejor servicio.

Hay otra tecnología que también puede ayudarte mucho: un software de gestión de recursos humanos.

Como ejemplo tienes nuestro software Combo, que te permite:

• Elaborar los cuadrantes de turnos 3 veces más rápido: la herramienta te permite guardar turnos favoritos que puedes reutilizar las veces que quieras. También puedes duplicar un cuadrante entero en dos clics. Y tienes a mano toda la información de vacaciones, ausencias, entradas y salidas previstas, para que no cometas errores al planificar.
• Diseñar un planning acorde al convenio colectivo: si tu planificación no respeta el convenio colectivo vigente (por ejemplo, si le has asignado a un trabajador dos turnos con menos de 12 horas de descanso entre ellos), te salta una alerta automática.
• Automatizar el control horario: la app también se puede instalar en una tablet para que tus empleados fichen a través de ella. De esta forma las horas de entrada y salida de tu equipo se quedan registradas automáticamente.
• Simplificar la gestión de nóminas: Combo calcula de forma automática la parte variable de las nóminas de tu equipo. Y con un clic le envías toda esta información a tu gestor.

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