Claves para mejorar el control de inventario de tu restaurante (y por qué esto te ahorrará dinero)

Un inventario es mucho más que una lista de los productos que tienes en el almacén.

Es una herramienta.

Una herramienta clave para controlar los gastos de tu restaurante, reducir desperdicios y, en general, prevenir errores que puedan afectar a la rentabilidad de tu establecimiento.

Pero claro.

Esto es cierto siempre y cuando lleves un control de inventario estricto y preciso.

Y eso es más complicado de lo que parece, ¿verdad? ;)

No te preocupes, porque en este post vamos a darte las claves para poner orden en el inventario de tu restaurante. Aquí te explicamos:

• Por qué es importante.
• Los tipos de inventario que existen.
• Claves para llevar un registro exhaustivo de las entradas y salidas de productos de tu almacén.

Vamos allá.

✅ ¿Para qué sirve el inventario en un restaurante?

El inventario es un documento (físico o digital) donde se registran de manera detallada todos los productos que un restaurante tiene almacenados. Y como te decíamos, es una herramienta vital para prevenir errores y evitar fugas de dinero en tu local.

Para que entiendas por qué, veamos las funciones que cumple el inventario de un restaurante.

👉 1. Controlar tus costos

Llevar un registro exhaustivo de tu inventario te permitirá conocer el volumen exacto de materias primas que: 

• Se compran.
• Se usan.
• Y se desperdician. 

Así detectarás errores en la gestión de insumos de tu restaurante que te estén generando pérdidas.

Por ejemplo, quizá estés comprando más piezas de fruta de las que necesitas, y al final una parte siempre se acaba deteriorando.

Otro caso.

Imagina que en tu almacén tienes dos piezas de salmón, listas para utilizarlas en tus platos de poké.

Según el escandallo del plato, con cada pieza tienes para 5 pokés. Eso significa que, en total, deberías poder servir 10 platos.

Sin embargo, lo que sucede en realidad es que el salmón se agota después de solo 8 pokés.

¿Qué significa esto?

Pues lo más probable es que los cocineros no estén respetando las proporciones de los ingredientes, y estén poniendo más salmón del que has establecido en el escandallo.

Eso significa que el margen de ganancia de ese plato será menor, y tu rentabilidad se resentirá.

👉 2. Mejorar la gestión del stock

El control de inventario también te permite saber cuándo necesitas hacer un nuevo pedido a tus proveedores.

Así reduces el riesgo de quedarte sin existencias de un determinado ingrediente en mitad de un turno.

👉 3. Planificar mejor el servicio

Supongamos que tienes exceso de stock de un determinado ingrediente, y algunas existencias están a punto de caducar. 

En ese caso, puedes darles instrucciones a tus camareros para que recomienden los platos que llevan ese ingrediente, y así darle salida.

✅ Los dos sistemas de inventario de restaurantes más utilizados

Hay dos métodos que se suelen utilizar para gestionar el inventario de un restaurante.

Los vemos y te contamos en qué casos se emplea cada uno habitualmente.

👉 1. Inventario permanente o diario

En el inventario permanente, los cambios en el inventario se registran de forma inmediata.

Esto hace que sea necesario llevar un registro de todos los productos que entren y salgan del almacén cada día.

Para llevar a cabo este método es casi obligatorio utilizar sistemas electrónicos, como:

• Los escáneres de código de barras
• Sistemas TPV o punto de venta.
• Sistemas de gestión de inventario. 

Este sistema tiene varias ventajas, porque:

• Es más eficiente y preciso, porque se actualiza en tiempo real.
• Al estar digitalizado, se reducen los errores humanos.
• Permite ejecutar pedidos automáticos a los proveedores y simplificar la gestión del stock.

El inventario permanente lo aplican sobre todo los establecimientos de comida rápida o las grandes cadenas de restaurantes.

👉 2. Inventario manual

Como su nombre indica, con este sistema el control de inventario se realiza de manera manual. 

Los productos se apuntan en una hoja y luego se revisa cuántas existencias quedan de cada uno. 

La frecuencia con la que se actualiza este inventario variará según el volumen de productos con el que trabajes, pero lo habitual es hacerlo al menos una vez a la semana.

Este es el sistema con el que trabajan la inmensa mayoría de los establecimientos de restauración.

✅ Cómo mejorar el control de inventario de tu restaurante… y que no se te quede ni un producto sin apuntar

Ya hemos visto por qué es importante llevar el control de inventario de tu restaurante y los tipos que existen.

Pero ahora vamos con la parte práctica del post: cómo implementar el control de inventario en tu restaurante.

A grandes rasgos los pasos son los siguientes:

👉 1. Realiza un listado de todo tu stock

Lo primero que debes hacer es un listado con todos los productos de tu restaurante, incluyendo: 

• Materias primas.
• Conservas y otros alimentos procesados.
• Bebidas.

Esta hoja te servirá como referencia para llevar un recuento de los productos que tienes en tu almacén.

Ojo: recuerda modificar esta hoja cada vez que hagas cambios en la carta y añadas nuevos ingredientes en tus preparaciones. ;)

👉 2. Haz los escandallos de los platos

Como hemos visto, el escandallo es una herramienta que se complementa a la perfección con tu hoja de inventario.

Gracias a tus escandallos podrás controlar:

• Si el stock de productos que tienes en el almacén es suficiente para cubrir las demandas de tu restaurante (según la demanda estimada de cada plato).
• Si se están cumpliendo las proporciones de los ingredientes en cada preparación.

Si aún no tienes tus escandallos hechos, ahora es el momento de ponerte manos a la obra.

👉 3. Un almacén bien organizado = un inventario más eficiente

En un almacén desordenado o mal organizado es muy fácil que se cometan errores de conteo.

Por eso es importante que:

• Los productos estén agrupados por tipos (a un lado las carnes, a otro las hortalizas y frutas, etc.). 
• Todos estén etiquetados para facilitar su trazabilidad.
• Se coloquen según el orden de llegada, para minimizar la tasa de desperdicio.

Mantener un sistema de organización adecuado no solo prevendrá errores, sino que también aumentará la productividad del servicio en el día a día (porque tus cocineros no tendrán que perder tiempo buscando el producto que necesitan).

👉 4. Establece un sistema de control de inventario

Es fundamental que definas un sistema de control de inventario preciso, con todas las directrices necesarias para que tu equipo lo siga de la manera correcta.

Eso supone establecer:

• Quién o quiénes serán los responsables de actualizar el inventario.
• Con qué frecuencia se revisará.
• Qué herramientas se utilizarán, ya sean analógicas (una hoja de registro) o digitales.

Eso permitirá que el inventario esté siempre actualizado y no se produzcan errores de conteo.

Además, es interesante establecer niveles mínimos y máximos de inventario. 

De esta forma, en cuanto un determinado producto esté por debajo de los niveles establecidos, ya sabes que tienes que hacer un pedido.

Y al revés: si tienes exceso de stock una determinada materia prima, deberás ajustar tus pedidos de compras (porque ese exceso podría llevar a que una parte caduque y se desperdicie).

👉 5. Implementa la tecnología para simplificar el control de productos

Como te decíamos, hay determinadas tecnologías que pueden ayudarte a llevar un mejor control del inventario de tu restaurante, e incluso a automatizarlo.

Por citar algunas, tenemos:

1. Software de gestión de inventario: los software de gestión de inventario permiten registrar y hacer seguimiento de la entrada y salida de productos, los niveles de inventario, las fechas de caducidad, los costos, etc. 
2. Sistemas de punto de venta (TPV): algunos sistemas de TPV pueden integrarse con el inventario del restaurante. Así, con cada venta el inventario de productos se actualizará a tiempo real. 
3. Códigos de barras y escáneres: la tecnología de códigos de barras y escáneres permite registrar el inventario de manera más rápida y precisa, lo que ayuda a reducir los errores humanos. Los productos se etiquetan con códigos de barras, que luego se escanean con un lector para actualizar automáticamente el inventario.

Estas tecnologías también permiten implementar alertas de stock bajo.

Así, cada vez que un producto esté por debajo de los niveles mínimos, automáticamente recibirás una alerta y sabrás que debes hacer un pedido a tu proveedor.

✅ Otra herramienta vital para gestionar un restaurante es…

… un software de recursos humanos.

Y es que si se trata de reducir costes y maximizar la rentabilidad de tu restaurante, uno de los aspectos más importantes es realizar una adecuada gestión de tu personal.

Para esto tienes un software como Combo, que te permite:

• Simplificar la gestión de turnos de tu plantilla: Combo hace un recuento automático de las horas que ha trabajado cada empleado. Además, en la app tienes centralizada toda la información sobre vacaciones y ausencias. 
• Comunicación interna: con Combo puedes comunicarte con tus empleados directamente a través del sistema de mensajería interno. Además, puedes enviarles el cuadrante de turnos a través de la app, por email o SMS. 
• Control de productividad del local: el software también te permite optimizar la productividad de tu restaurante en relación a la masa salarial.

Estas son solo algunas de las funcionalidades que te ofrece Combo.

Pero para descubrirlas todas por ti mismo, solo tienes que entrar aquí y probar Combo de manera gratuita en tu restaurante durante 7 días.

¿Preparado para disparar la rentabilidad de tu local? ;)