Cómo planificar las compras de un restaurante (¡no volverás a quedarte sin existencias a mitad de semana!)

Ha vuelto a pasar.

Estabas en mitad de un servicio y, de pronto, te has quedado sin ingredientes para uno de tus platos más demandados.

O quizá haciendo recuento de inventario has visto que tienes varios productos en mal estado, porque has vuelto a comprar más de lo que necesitabas.

En definitiva, has perdido dinero y puede que incluso clientes.

Todo por no tener un buen sistema de gestión de compras en tu restaurante. 

Pero eso lo vamos a solucionar con este post. ;)

Aquí te explicamos todos los pasos para gestionar tus compras de forma efectiva y prevenir este tipo de problemas.

¿Empezamos?

✅ 6 claves para optimizar el control de compras en tu restaurante

Cuando hablamos de la gestión de compras en restaurantes, los objetivos a perseguir son tres:

1. Evitar comprar de más, para reducir el desperdicio de materias primas.
2. Controlar los gastos para no exceder lo establecido en el presupuesto.
3. Prevenir problemas de abastecimiento durante un servicio.

Veamos varias claves para lograrlo.

👉 1. Planifica cuánto pretendes gastar

En tu presupuesto mensual deberías tener una partida destinada específicamente a las compras de tu restaurante.

Calcula cuántos insumos necesitarás para este mes y establece una partida de gasto acorde.

Esto te servirá para:

• Mantener tu flujo de caja bajo control: si no controlas cuánto gastas, corres el riesgo de que el coste por alimentos del restaurante se dispare, y tu presupuesto se desbalancee. 
• Detectar errores en la previsión de compras: si a final de mes has superado el gasto previsto, podrás identificar el motivo. ¿Has comprado más insumos de los previstos? ¿Te has quedado corto al calcular el coste de alimentos? ¿Los cocineros no están respetando las proporciones de los escandallos? 

Seguimos.

👉 2. Revisa los pedidos cuando lleguen

La revisión de los pedidos es un paso crucial dentro de la gestión de compras de un restaurante.

Durante la recepción, tu equipo deberá:

• Comprobar el estado de los insumos: que no haya productos en mal estado (sobre todo en el caso de productos frescos como frutas, verduras o carnes), que las latas no tengan óxido ni abolladuras… Esto tiene dos objetivos. Por un lado, evitarás pagar por artículos deteriorados, lo que supondría una pérdida de dinero y conllevaría el riesgo de quedarte sin materias primas antes de lo previsto. Además, también prevendrás problemas de contaminación cruzada e intoxicaciones. 
• Pesar las cajas: y comprobar que el volumen de los pedidos es el correcto.
• Identificar la procedencia: para facilitar la trazabilidad. Así, si surge cualquier problema (por ejemplo, si un lote de alimentos llega contaminado) podrás identificar rápidamente al proveedor correspondiente y a las personas involucradas en su manipulación. Esto también te permitirá identificar otros productos de ese lote, para tirarlos.

Estos protocolos deberán estar reflejados en el manual de procesos de tu restaurante, para que todos los empleados los conozcan.

👉 3. Controla tu inventario para saber qué necesitas comprar

El control de inventario y las compras van íntimamente ligados.

Si no tienes una idea clara de cuántos insumos te quedan en el almacén, no podrás hacer un pedido ajustado a las necesidades reales de tu restaurante. 

Y eso significa que correrás el riesgo de quedarte corto, o de pasarte (y acabar con excedentes que se desperdicien).

No solo eso, sino que un control de inventario adecuado te permitirá:

• Valorar si se están respetando las proporciones de los platos: según lo establecido en los escandallos. Esto lo desarrollaremos en el siguiente apartado del post.
• Conocer la demanda real de cada insumo: y así ajustar mejor tus pedidos de compra.

Lo más habitual es realizar un inventario con una periodicidad:

• Semanal: lo común en la mayoría de restaurantes. Cada semana haces un registro de todos los productos que tienes y los comparas con el inventario de la semana pasada, para comprobar cuántos se han gastado.
• Diaria: esta opción es mucho más interesante porque te permite detectar a tiempo real carencias o excedentes de productos, y así ajustar tus compras. Pero también es más complicado, y por lo general se aplica con un sistema automatizado.

Aquí te lo contamos todo sobre el control de inventario en un restaurante.

👉 4. Un escandallo te ayuda a planificar tus pedidos

Esto te lo adelantábamos en el punto anterior, pero ahora vamos a desarrollarlo.

Los escandallos son fichas de cada plato donde está apuntado qué proporción de ingredientes lleva y el coste de alimentos total.

¿Qué tiene esto que ver con las compras?

Muy simple.

Supongamos que en tu escandallo se indica que una hamburguesa lleva 200 gramos de ternera. Y como tienes un kilo de carne picada de ternera en el almacén, eso debería darte para 5 hamburguesas.

Pero tras 4 pedidos, te has quedado sin existencias.

Eso significa que los cocineros no están respetando las proporciones. 

Y eso, aparte de hacerte perder dinero, te lo pondrá más difícil para saber cuándo necesitas hacer un nuevo pedido y qué cantidades comprar.

👉 5. Escoge bien a tus proveedores

Una parte importante de la gestión de compras implica la selección de los proveedores de tu restaurante.

Hay una serie de criterios a tener en cuenta:

• Precio: por supuesto, para un restaurante es crucial acceder a proveedores con precios competitivos. Lo ideal es que compares las tarifas de diferentes proveedores para ver cuál te ofrece mejores condiciones.
• Calidad del producto: pero el precio no es lo único que cuenta. También es importante que la calidad de los insumos sea la adecuada, porque eso repercutirá en los platos que sirvas. A veces puede valer la pena pagar un poco más (siempre y cuando tu presupuesto te lo permita) para acceder a productos más frescos, o más sabrosos…
• Capacidad de abastecimiento: ¿tus proveedores pueden cubrir tu demanda de productos? Si no, deberás buscar otros.

Esto es lo básico, pero hay otros puntos que puedes valorar y que tienen más que ver con tu filosofía y la imagen de tu restaurante.

Por ejemplo, si quieres posicionarte como un restaurante sostenible y concienciado con el medioambiente, sería interesante que trabajes con proveedores de kilómetro cero, o que te ofrezcan productos orgánicos, etc.

O si quieres destacar por tus platos de pescado fresco, necesitarás proveedores que te vendan las capturas del mismo día.

👉 6. Ojo a la tasa de desperdicio

La tasa de desperdicio es un indicador clave para saber si estás realizando una correcta gestión de compras.

Si sueles tener muchos excedentes, eso significa que estás comprando más de lo que deberías, y que tendrás que reducir el volumen de tus pedidos.

Piensa que una alta tasa de desperdicio es dinero que estás tirando a la basura (literalmente). 

Claro que hay un problema…

➡️ Y si tengo excedente de materias primas, ¿qué hago?

En la práctica, calcular de manera exacta el volumen de insumos que vas a necesitar es difícil, por no decir imposible.

Y es que la demanda puede variar de una semana a la siguiente.

Por eso, la mayoría de los restaurantes prefieren comprar de más y tener un pequeño excedente. Y es que es preferible eso a quedarte sin ingredientes a mitad de semana…

Ahora bien, ¿qué puedes hacer con las materias primas perecederas que no se pueden congelar ni conservar mucho tiempo por otros medios, para no tirarlas?

Tienes varias opciones:

• Quizá lanzar un menú del día, donde aproveches esos excedentes.
• O pedirles a tus camareros que recomienden los platos que llevan esos ingredientes.
• O tener tapas fuera de carta que vayan variando según los ingredientes que te sobren.

Así no tendrás que desperdiciarlos y ahorrarás dinero. ;)

✅ Ahora es tu turno: pon en práctica estos consejos para mejorar la gestión de compras de tu restaurante

El control de los pedidos es una de las tareas de gestión más complejas de un negocio hostelero.

Pero al mismo tiempo se trata de una labor crítica para el éxito de tu restaurante (porque ya hemos visto el daño que una mala gestión de compras puede tener en la experiencia de cliente).

Algo parecido ocurre con los recursos humanos.

Gestionar los recursos humanos de tu restaurante es complejo, y te obliga a prestar atención a multitud de frentes:

• La planificación de los turnos.
• Las necesidades específicas de tus empleados (para esto es vital mantener una adecuada comunicación con ellos).
• El desempeño de cada miembro de tu equipo.
• Otras tareas relacionadas (como el cálculo de las nóminas, por ejemplo).

¿Lo bueno?

Que hay herramientas que pueden ayudarte a simplificar (e incluso a automatizar) muchas de estas tareas.

Hablamos de herramientas como Combo, nuestro software de recursos humanos.

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