Plantilla de nómina en excel para rellenar (gratis): Guía + descargable

Una plantilla de nómina en Excel bien diseñada es una herramienta fundamental para la gestión eficaz y transparente de los pagos a empleados en cualquier empresa.

Asegurar que todos los elementos obligatorios estén correctamente incluidos y gestionados no solo garantiza el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal en España, sino que también fomenta la confianza y la motivación entre los empleados.  

Al entender y gestionar adecuadamente los elementos fijos y variables de una nómina, las empresas pueden evitar errores costosos y asegurar que los trabajadores reciban un salario justo y preciso.

Así que hagamos un repaso por los diferentes datos que debe contener una nómina.

Al final del artículo podrás descargarte gratis una plantilla en Excel. Pero comencemos por el principio:

‍

¿Qué es una plantilla de nómina y para qué sirve?

Como propietario de un restaurante, gestionar las nóminas de tu equipo puede ser una tarea compleja y consumir tiempo valioso. Una plantilla de nómina es una herramienta que simplifica este proceso, permitiéndote organizar y calcular los salarios de tus empleados de manera eficiente y precisa.

Tener este documento para tu negocio y además bien actualizado y conforme a las premisas legales, te permitirá ser más transparente a ojos de la ley.

Lo vemos más detenidamente a continuación:

Importancia de hacer bien una nómina

Hacer bien una nómina no solo es crucial para cumplir con la legislación laboral y fiscal, también tiene un impacto significativo en la relación entre la empresa y sus empleados. Aquí hay algunos puntos clave sobre la importancia de una nómina bien hecha:

✅ Cumplimiento legal‍

una nómina correcta asegura que la empresa cumple con todas las normativas legales vigentes, evitando sanciones y multas.

✅ Transparencia y confianza‍

proporcionar una nómina detallada y precisa genera confianza entre los empleados, ya que pueden ver claramente cómo se calculan sus salarios y las deducciones aplicadas.

✅ Motivación del personal‍

un sistema de nómina transparente y justo contribuye a la motivación y satisfacción del personal, lo que puede mejorar el rendimiento y la retención de empleados.

✅ Eficiencia administrativa‍

automatizar el proceso de nómina con plantillas de Excel puede ahorrar tiempo y reducir errores, mejorando la eficiencia administrativa de la empresa.

Elementos obligatorios que debe contener una plantilla de nómina en Excel 

Para garantizar que tu plantilla sea efectiva, debe incluir los siguientes elementos:

➡️ Datos de la empresa

Estos datos son fundamentales para identificar correctamente a la empresa que emite la nómina:

• Nombre o razón social: El nombre oficial con el que la empresa está registrada.
• CIF (Código de Identificación Fiscal): Número único que identifica a la empresa ante Hacienda.
• Dirección fiscal: La dirección legal de la empresa.
• Código de Cuenta de Cotización (CCC): Número que identifica a la empresa ante la Seguridad Social.

➡️ Datos del trabajador

Los datos del trabajador permiten identificar al empleado y vincularlo correctamente a la nómina:

• Nombre completo: El nombre y apellidos del trabajador.
• DNI/NIE (Documento Nacional de Identidad / Número de Identificación de Extranjero): Documento de identificación del trabajador.
• Número de la Seguridad Social: Número que permite la cotización a la Seguridad Social.
• Categoría profesional o puesto de trabajo: Indica el cargo o función del trabajador en la empresa.
• Fecha de alta en la empresa: La fecha en que el trabajador comenzó su relación laboral con la empresa.

➡️ Periodo de liquidación

El periodo de liquidación especifica el tiempo correspondiente a la nómina:

• Mes y año: El mes y año a los que corresponde la nómina.
• Fecha de pago: La fecha en la que se efectúa el pago al trabajador.

➡️ Devengos

Los devengos representan todas las cantidades que el trabajador ha ganado en el periodo de liquidación:

• Salario Base: La retribución fija estipulada en el contrato de trabajo.
• Complementos Salariales: Cantidades adicionales al salario base, como antigüedad, peligrosidad, nocturnidad, etc.
• Horas Extraordinarias: Las horas trabajadas fuera de la jornada laboral ordinaria.
• Pagas Extraordinarias: Prorrata de las pagas extraordinarias, si no se abonan de una sola vez.
• Otros Devengos: Bonificaciones, comisiones, dietas, etc.

➡️ Deducciones

Las deducciones son las cantidades que se restan del total de devengos:

• Cotización a la Seguridad Social: Retenciones para la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo, formación profesional, etc.).
• IRPF: Retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
• Anticipos: Cantidades anticipadas al trabajador.
• Otras Deducciones: Embargos, cuotas sindicales, etc.

➡️ Líquido a Percibir

El líquido a percibir es la cantidad final que el trabajador recibe, resultante de restar las deducciones a los devengos.

‍

{{cta-adios-excel="https://combohr.com/es/style-guide"}}

Elementos variables u opcionales de una nómina elaborada en Excel

En una plantilla de nómina en Excel, además de los elementos fijos y obligatorios, pueden incluirse elementos variables que se adapten a las necesidades específicas de la empresa o del trabajador. Estos elementos pueden cambiar cada mes dependiendo de diversas circunstancias.

➡️ ️Horas Trabajadas

Las variaciones en las horas normales y extraordinarias trabajadas por el empleado pueden influir en el total a percibir.

➡️ Incentivos y Bonus

Bonificaciones por cumplimiento de objetivos, productividad, o desempeño excepcional.

➡️ Descuentos y Penalizaciones

Deducciones por ausencias, retrasos o sanciones disciplinarias que afecten al salario del trabajador.

➡️ Gastos y Reembolsos

Reembolsos por gastos de viaje, dietas, o cualquier otro gasto incurrido por el trabajador en el desempeño de sus funciones.

➡️ Prorrateo de Pagas Extraordinarias

Modificaciones en el prorrateo de las pagas extras dependiendo del acuerdo entre empresa y trabajador, lo que puede variar el importe a percibir cada mes.

➡️ Cotizaciones Adicionales

Cambios en las cotizaciones a la Seguridad Social, como modificaciones en las bases de cotización o en los tipos aplicables.

Cómo organizar una plantilla de nómina en Excel [Descarga]

La estructura propuesta puede personalizarse según las necesidades específicas de la empresa y del trabajador. Para ello, te facilitamos la plantilla en Excel para que puedas automatizar cálculos y facilitar la gestión de nóminas.

Descarga la plantilla gratuita aquí.

6 pasos para implementar la plantilla de nómina en tu negocio

Implementar una plantilla de nómina en tu restaurante requiere más que solo introducir datos; es un proceso que debe asegurar precisión, eficiencia y cumplimiento legal.  

Aquí te presentamos los pasos clave:

1. Formación del personal en el uso de la plantilla

El primer paso es asegurarte de que el equipo encargado de las nóminas entienda cómo utilizar la plantilla.  

Explica los campos obligatorios, los cálculos automáticos y cómo personalizarla según sea necesario.

2. Integración de la plantilla con otros sistemas de gestión

Si utilizas herramientas como software de gestión de personal o contabilidad, verifica que la plantilla sea compatible.  

Esto permitirá importar y exportar datos fácilmente, reduciendo duplicidades.

3. Configuración inicial de la plantilla

Establece los datos básicos que se mantendrán constantes, como:

• Datos de la empresa (nombre, NIF, dirección).

• Deducciones y porcentajes de cotización.

• Formatos de fechas y períodos de pago.

4. Registro inicial de empleados y contratos

Introduce la información completa de cada empleado:

• Datos personales.

• Salario base y condiciones específicas del contrato.

• Categorías profesionales y horarios.

5. Verificación y prueba del sistema

Antes de implementarla oficialmente, realiza pruebas con nóminas simuladas. Verifica que los cálculos sean precisos y que todos los datos estén correctos.

6. Comunicación con el equipo

Informa a los empleados sobre el uso de esta nueva herramienta y resalta cómo garantiza transparencia y precisión en los pagos.

Con esta estructura, el encabezado incluye un proceso más detallado y valioso para tus lectores, ayudándoles a comprender todos los aspectos necesarios para implementar con éxito una plantilla de nómina en su restaurante.

Errores comunes al utilizar plantillas de nómina y cómo evitarlos

Las plantillas de nómina pueden simplificar la gestión salarial, pero también presentan riesgos si no se utilizan correctamente.  

Algunos errores frecuentes incluyen:

• Falta de actualización legislativa: No reflejar cambios en tasas de cotización o normativas fiscales puede generar problemas legales y desconfianza en los empleados.

• Cálculo incorrecto de horas extras: Pagar de menos o de más por no configurar las fórmulas adecuadamente.

• Omisión de deducciones específicas: No incluir embargos salariales u otras retenciones personalizadas.

• Falta de revisión: Emitir nóminas sin verificarlas puede causar pagos incorrectos.

• Falta de capacitación: El personal encargado puede cometer errores si no conoce bien la plantilla.

¿Quieres un ejemplo práctico? Veámoslo con el cálculo de horas extras

Imagina que un empleado trabaja 10 horas extras en un mes con un 25% adicional según convenio. Si el salario por hora es 10 €, el cálculo correcto es:

Pago por horas extras = 10 horas × (10 €/hora × 1.25) = 125 €  

Solución: Configura las celdas de la plantilla para calcular automáticamente las horas extras con los incrementos correctos, reduciendo errores manuales.

Evitar estos errores y capacitar a tu propio personal encargado te va a asegurar una gestión de las nóminas eficiente y sin complicaciones.

Alternativa a una plantilla de Excel:

Con un software de gestión puedes preparar las nóminas de todos tus trabajadores en minutos y de forma automatizada.

Con Combo, deja de buscar hojas de horas y de duplicar trabajo. Prepara la nómina en unos pocos clics. Los elementos variables de la nómina se calculan automáticamente y se exportan a tu software de nóminas.

• Se acabaron los errores. Ahorra tiempo teniendo en cuenta automáticamente todos los datos en las nóminas. Con Combo, los errores y las duplicidades son cosa del pasado.
• El formato perfecto en 1 clic. Exporta los elementos variables de la nómina en un clic para transmitirlos fácilmente a tu contable o programa de nóminas
• Integración con tu programa de nóminas. Sigma, PayFit, ADP... Transmite fácilmente a tu gestor los datos que necesita en el formato que necesita.

{{cta-adios-excel="https://combohr.com/es/style-guide"}}