Cómo calcular las horas de trabajo efectivas: métodos + qué dice la normativa [Incluye calculadora de horas de trabajo ]

Calcular las horas de trabajo de tu personal es fácil.

Sumas las horas de trabajo efectivas, compruebas si algún empleado ha echado horas extra y les pagas lo que les corresponde.

Esa es la teoría… pero si gestionas un equipo, ya sabrás que la realidad no es tan simple.

Especialmente cuando: 

• Los turnos son rotativos.
• Hay empleados con distintos tipos de contrato (media jornada, 30 horas, jornada completa…).
• Cada persona tiene horarios diferentes de entrada y salida.
• Las pausas dentro de la jornada varían según el puesto o el turno.

En estas situaciones, saber cuántas horas ha trabajado exactamente cada persona (y cuánto tienes que pagarle) puede convertirse en un auténtico rompecabezas.

Por eso hemos creado una calculadora de horas de trabajo gratuita que te ayuda a hacer estos cálculos de forma rápida y sencilla.

Pero no solo eso.

También es importante que sepas qué dice la normativa sobre cómo calcular las horas de trabajo y su remuneración.

En este post también te lo explicamos, y te contamos:

• Tus obligaciones legales respecto al control horario y la gestión de las jornadas de tu personal.
• Qué límites marca la ley sobre la duración de la jornada laboral.
• Qué se considera tiempo de trabajo efectivo (y qué no).
• Cómo calcular el precio/hora de un trabajador.

Además, al final del post también te contamos cómo puedes automatizar todo lo relacionado con el control horario y la gestión de nóminas de tu empresa con Combo.

Pero lo primero es lo primero…

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✅ [Calcular horas de trabajo] Aquí tienes la calculadora gratuita

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El funcionamiento de esta calculadora es muy simple.

Solo tienes que introducir las horas de entrada y salida que le has asignado a cada empleado cada día de la semana, junto con las pausas previstas.

Y al instante sabrás las horas de trabajo de ese empleado concreto. 

¿Para qué te puede servir esta calculadora?

Pues por ejemplo, puedes usarla mientras planificas los turnos de tu equipo, para comprobar que no le estás asignando horas de más o de menos a ningún empleado.

También te permite calcular las horas de trabajo efectivas de cada miembro de tu equipo, y saber cuántas horas extra ha echado cada uno (aunque los software de control horario digital como Combo ya las calcula automáticamente).

“Es que yo no tengo un sistema de fichaje de ese tipo”.

En ese caso, cuidado… podrías estar incumpliendo la ley.

Lo desarrollamos.

✅ Marco legal y obligaciones legales del empresario

El marco legal establece las normas y directrices que los empleadores deben seguir para asegurar el bienestar de sus empleados y cumplir con la legislación vigente. 

En España, la Ley del Estatuto de los Trabajadores y otras normativas relacionadas y convenios regulan el tiempo de trabajo y las obligaciones del empresario. Entre estas obligaciones se encuentran:‍

👉 1. Registro de la jornada laboral

Desde el 12 de mayo de 2019, la normativa exige que las empresas lleven un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador. 

Este registro debe incluir el horario de inicio y fin de la jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria establecida en la negociación colectiva.

 El objetivo es garantizar que los trabajadores no excedan las horas máximas legales y que se respeten los descansos y compensaciones por horas extraordinarias.

➡️ Cambios en el registro de la jornada laboral a partir de 2025

En 2025 se han introducido novedades en la normativa que regula el registro de jornada.

Desde este momento, se establece la obligatoriedad de implementar el fichaje digital.

Eso significa que los sistemas de control horario manuales (como el registro de jornada en papel y/o en Excel) ya no se consideran válidos.

En concreto, la nueva normativa establece que:

• El registro de jornada debe hacerse con un sistema automatizado.
• Las horas de entrada, salida y pausas deben quedar perfectamente reflejadas.
• El fichaje debe realizarse de forma individual (ningún empleado puede fichar por otro).
• Debe quedar constancia de la identidad de la persona que ficha.
• En caso de que haya que realizar modificaciones en el registro horario, debe quedar constancia del motivo de ese cambio y de quién lo autorizó.
• El sistema debe diferenciar entre horas ordinarias, extraordinarias o de disponibilidad.
• Toda esta información debe estar accesible de manera remota y a tiempo real para la Inspección de Trabajo, los empleados o sus representantes.

El objetivo es garantizar la transparencia y la trazabilidad en el control horario, y evitar el riesgo de que se produzcan manipulaciones manuales.

Si aún no cuentas con un sistema de control horario digitalizado de este tipo, al final del artículo te hablamos sobre el sistema de fichaje con firma digital de Combo.

👉 2. Respeto a los límites de jornada

La jornada laboral ordinaria no puede superar las 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual. Las horas de trabajo deben ser distribuidas de manera que no se vulneren los derechos de descanso de los trabajadores. Existen límites adicionales:

• Jornada diaria máxima: generalmente no puede exceder las 9 horas diarias, salvo que por convenio colectivo o acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario.
• Descanso entre jornadas: los trabajadores tienen derecho a un descanso mínimo de 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente.
• Descanso semanal: los empleados deben disfrutar de un descanso mínimo de un día y medio ininterrumpido por semana, que generalmente se establece en la tarde del sábado o la mañana del lunes.

👉 3. Compensación de horas extraordinarias

Las horas extraordinarias son aquellas que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo. La ley permite un máximo de 80 horas extraordinarias al año, salvo que se compensen con descanso equivalente. Las horas extraordinarias pueden compensarse de las siguientes maneras:

• Retribución económica: las horas extraordinarias pueden ser pagadas con un valor superior al de las horas ordinarias, según lo establecido en el convenio colectivo o el contrato de trabajo.
• Tiempo de descanso: las horas extraordinarias pueden ser compensadas con tiempo de descanso equivalente dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

✅ Tiempo de trabajo legal en España

En España, el tiempo de trabajo legal está regulado por la Ley del Estatuto de los Trabajadores, que establece los siguientes puntos clave:

👉 1. Jornada laboral

• Duración máxima: la jornada ordinaria no debe exceder las 40 horas semanales de promedio en cómputo anual.
• Distribución flexible: la distribución de las horas puede ajustarse a través de la negociación colectiva, permitiendo que se adapten a las necesidades específicas de cada sector y empresa.

👉 2. Horas extraordinarias

• Límite anual: no pueden exceder de 80 horas anuales, salvo compensación con descanso equivalente.
• Prohibiciones y excepciones: no se permite la realización de horas extraordinarias a menores de 18 años. Existen excepciones para casos de fuerza mayor que necesiten prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes.

👉 3. Descansos y pausas

• Descanso diario: un mínimo de 12 horas entre jornadas.
• Descanso semanal: un mínimo de 1 día y medio ininterrumpido por semana.
• Pausa durante la jornada: si la jornada continuada excede de 6 horas, el trabajador tiene derecho a un descanso de 15 minutos. En el caso de los menores de 18 años, la pausa será de al menos 30 minutos si la duración de la jornada diaria continua es superior a 4 horas y media.

✅ Cómo calcular las horas de trabajo al mes

Para calcular las horas de trabajo mensuales de un empleado, se deben seguir estos pasos:

1. Determinar la jornada semanal: identificar el número de horas que el empleado trabaja por semana.
2. Multiplicar por el número de semanas al mes: generalmente, un mes tiene alrededor de 4,33 semanas (52 semanas en un año dividido por 12 meses).

Por ejemplo: Si un empleado trabaja 40 horas a la semana, las horas de trabajo mensuales serán:

40 horas/semana × 4,33 semanas/mes = 73,2 horas/mes

✅ Cómo definir el tiempo de trabajo efectivo

El tiempo de trabajo efectivo incluye todas las horas durante las cuales el empleado está a disposición del empleador y desempeñando sus tareas laborales. 

Definir este tiempo de manera precisa es fundamental para asegurar el cumplimiento de la normativa laboral y para una correcta compensación de los trabajadores.

¿Qué incluye?

1. Horas de trabajo productivo: estas son las horas en las que el empleado está realizando sus tareas asignadas y contribuyendo a la producción o al servicio de la empresa. Es decir, el tiempo dedicado a las actividades y tareas asignadas, así como a las funciones de soporte.

2. Tiempo de formación obligatoria: el tiempo dedicado a la formación es considerado tiempo de trabajo efectivo si cumple con las siguientes condiciones:

• Es formación obligatoria. Es decir, la empresa requiere que el empleado participe en programas de formación o desarrollo.
• Y la formación debe estar relacionada con las tareas y responsabilidades del puesto del empleado.

3. Reuniones y actividades relacionadas con el trabajo: las reuniones y otras actividades relacionadas también se consideran tiempo de trabajo efectivo. Estas incluyen tanto las reuniones de equipo, sesiones de planificación, entrevistas de evaluación, supervisión del rendimiento, eventos corporativas, seminarios internos, etc.

*Desplazamientos: el tiempo de desplazamiento puede ser considerado tiempo de trabajo efectivo en ciertas situaciones. En concreto, si un empleado debe desplazarse entre diferentes lugares de trabajo durante su jornada laboral; y si realiza viajes para el cumplimiento de las funciones laborales, fuera de la jornada ordinaria.

¿Y qué no se considera trabajo efectivo?

Las pausas y descansos. Eso sí, ten en cuenta que en algunos convenios colectivos o acuerdos específicos, ciertas pausas pueden ser consideradas como tiempo de trabajo. Además, en casos excepcionales donde la presencia continua del trabajador es requerida, las pausas pueden integrarse en el tiempo de trabajo efectivo.

¿Y el tiempo de espera?

El tiempo de espera es considerado trabajo efectivo si el empleado debe estar disponible, presente y listo para trabajar en cualquier momento. Pero, si el trabajador puede realizar otras actividades personales mientras espera, este tiempo no se considera trabajo efectivo.

✅ Cómo calcular el precio de hora de un trabajador

Para calcular el precio de la hora de un trabajador, es necesario considerar su salario bruto anual y el número total de horas de trabajo al año. El cálculo se realiza de la siguiente manera:

1. Determinar el salario bruto anual: el salario total antes de deducciones de impuestos y otras retenciones.
2. Calcular las horas de trabajo anuales: multiplicar las horas de trabajo semanales por las semanas de trabajo al año.
   Ejemplo: Si un trabajador tiene un salario bruto anual de 30.000 euros y trabaja 40 horas a la semana:
   Horas de trabajo anuales = 40 horas/semana × 52 semanas = 2.080 horas/año
3. Dividir el salario bruto anual por las horas de trabajo anuales:
   Precio por hora = 30.000 euros / 2.080 horas = 4,42 euros/hora

Conocer estos cálculos y regulaciones ayuda a los profesionales de RR. HH. a gestionar de manera efectiva el tiempo de trabajo, asegurando tanto el cumplimiento de la ley como la satisfacción de los empleados.

Calcular horas de trabajo en Excel [Plantilla]

Para automatizar ese cálculo, podemos trasladarlo a Excel, donde las fórmulas correctas te permitirán hacer el cálculo con solo introducir los datos correspondientes.

Por eso, hemos creado una plantilla para calcular las horas de trabajo en Excel, para que puedas descargarlo de forma gratuita y aplicarlo en tu equipo.

DESCARGA LA PLANTILLA

✅ Automatiza el control horario y olvídate de los errores en el cálculo de horas

Como has visto, controlar las horas que ha trabajado cada miembro de tu equipo puede llegar a ser bastante complejo.

Especialmente si tienes turnos rotativos, contratos con diferentes jornadas (media jornada, 30 horas, jornada completa…) o necesitas llevar la cuenta exacta de las horas extra que ha echado cada persona.

Y además, ya no basta con llevar este control a mano.

Desde 2025, el control horario tiene que llevarse a cabo mediante un sistema de fichaje digitalizado, que garantice la transparencia y trazabilidad del proceso.

La buena noticia es que con Combo puedes despreocuparte de todo eso. 😉

Su sistema de control horario con firma digital te permite registrar las horas de entrada y salida fácilmente y cumplir con la normativa sin complicarte la vida.

Solo necesitas instalar la app de Combo en una tablet, configurarla y tus empleados podrán empezar a fichar en segundos.

Gracias a este sistema puedes:

• Automatizar el registro de horas de entrada y salida: el sistema almacena las horas de entrada y salida de tu personal. Esto no solo te permite ahorrar muchísimo tiempo, sino que también cumple con la normativa actual.
• Controlar quién está fichando: cada miembro de tu equipo tiene su perfil propio dentro de Combo. Así siempre sabes quién ha fichado y cuándo lo ha hecho.
• Estar al tanto de las incidencias: si alguien llega tarde o no acude a su turno, el sistema lo detecta y te avisa.
• Realizar fotos aleatoriamente: puedes activar la opción de que se haga una foto aleatoria al fichar. Así puedes verificar la identidad del trabajador o incluso comprobar si lleva el uniforme (algo útil en sectores como la hostelería).
• Generar informes completos: con el resumen de las horas trabajadas por persona, por semana, por local o por el periodo que necesites.
• Cálculo automático de las horas trabajadas: Combo compara las horas que ha trabajado cada persona con la jornada que tiene asignada en su contrato. Si alguien hace más horas de las previstas, el sistema las detecta como extraordinarias. Luego, a la hora de generar las nóminas, puedes decidir si le compensas esas horas con salario extra o con días de descanso.

Además, el sistema de control horario está conectado con la planificación de turnos y con las nóminas. 

Eso significa que cualquier cambio (una ausencia, un fichaje fuera de hora, una hora extra) se refleja automáticamente en el cálculo final, sin que tengas que ajustar nada a mano.

Así tienes siempre una visión clara de lo que ha trabajado cada persona, sin tener que revisar fichas ni hacer cuentas. Más transparencia para tu equipo, más control para ti y menos tiempo perdido en tareas repetitivas.

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Combo no solo te permite digitalizar el control horario.

Es un software de gestión de RR. HH. integral, diseñado específicamente para resolver las necesidades de sectores como la restauración, la hotelería o el retail.

Con Combo puedes:

• Planificar los turnos en pocos minutos, gracias a funcionalidades como las plantillas de turnos favoritos o las alertas que te avisan si has cometido un error (como asignarle a un empleado más horas de las que les corresponden por contrato, ponerle un turno a una persona de vacaciones o no respetar los descansos que establece tu convenio colectivo).
• Comunicarte con tu equipo sin utilizar tu WhatsApp personal, gracias al sistema de avisos y chat interno.
• Calcular la productividad real de tu negocio, comparando el volumen de facturación y la masa salarial (de esta forma puedes optimizar tus gastos de personal y mejorar la rentabilidad).
• Automatizar el cálculo de la parte variable de las nóminas (además, en un solo clic le envías a tu gestor toda la información).
• Gestionar la documentación de tu equipo desde un único lugar.

Gracias a todas estas funcionalidades, los negocios que utilizan Combo dedican hasta 3 veces menos tiempo a la gestión de turnos y nóminas, y reducen en torno a un 3 % sus costes de recursos humanos.

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