Cómo calcular el horario laboral: calculadora, fórmulas y consejos

¿Qué significa calcular el horario laboral?

Calcular el horario laboral consiste en determinar el número exacto de horas que un trabajador dedica a sus funciones durante un período concreto: diario, semanal, mensual o anual. Este cálculo resulta fundamental para la gestión de nóminas, el control de horas extra y el cumplimiento de la legislación vigente en España.

La jornada laboral representa el tiempo efectivo de trabajo según lo establecido en el contrato y el convenio colectivo aplicable. El Estatuto de los Trabajadores fija la jornada ordinaria máxima en 40 horas semanales de media anual. Sin embargo, cada empresa debe adaptar este cómputo a sus turnos, descansos y particularidades operativas.

¿Por qué este cálculo es importante? 

Porque determina directamente el salario del empleado, las cotizaciones a la Seguridad Social y la detección de horas extras. Un error en el cómputo puede generar conflictos laborales, sanciones en inspecciones o pagos incorrectos en la nómina. 

Además, desde 2019, todas las empresas en España tienen la obligación de registrar la jornada laboral de cada trabajador. Pero la normativa va más allá: la nueva ley de control horario de los trabajadores, prevista para 2026, exigirá que este registro sea obligatoriamente digital, inalterable y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo. 

Quedarán prohibidos los métodos manuales como el papel o las hojas Excel, y las sanciones podrán alcanzar los 10.000€ por trabajador afectado. Esto convierte el cálculo preciso de las horas trabajadas en una tarea ineludible y hace imprescindible contar con un sistema de fichaje digital homologado.

💡Ejemplo concreto: Una cadena de restaurantes con 50 empleados y turnos rotativos que no calcula correctamente las horas puede acumular discrepancias de 2-3 horas semanales por trabajador. Al cabo de un año, esto supone más de 5.000 horas de trabajo mal contabilizadas, con el consiguiente riesgo de reclamaciones y sanciones que pueden alcanzar los 6.250€ por infracción grave.

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Cómo calcular las horas trabajadas paso a paso

El proceso de cálculo de horas trabajadas sigue una lógica sencilla, aunque requiere precisión para evitar errores. A continuación se presenta el método estándar utilizado por los departamentos de RRHH.

Fórmula básica:

⚠️ Importante: Utilizar 4,35 semanas/mes (52÷12) en lugar de 4 es clave para evitar errores de hasta un 8% en el cómputo mensual.

Paso 1: Convertir al formato de 24 horas. Si la hora de entrada es 9:00 y la salida 17:30, no es necesario convertir. Pero si se usa formato AM/PM, conviene transformarlo: 5:30 PM = 17:30.

Paso 2: Convertir minutos a decimales. Paa facilitar operaciones matemáticas, se dividen los minutos entre 60. Por ejemplo:

• 15 minutos = 0,25 horas
• 30 minutos = 0,50 horas
• 45 minutos = 0,75 horas

Conversor rápido minutos → decimales

Paso 3: Restar la hora de entrada a la de salida. Ejemplo práctico: un empleado entra a las 9:00 y sale a las 17:30.

• 17,50 – 9,00 = 8,50 horas brutas

Paso 4: Descontar las pausas. Si el empleado tiene 30 minutos de descanso para comer:

• 8,50 – 0,50 = 8 horas netas trabajadas

Trampa a evitar: Olvidar descontar las pausas es el error más común. Un empleado que trabaja de 9:00 a 18:00 con una hora de comida no trabaja 9 horas, sino 8 horas efectivas. Esta confusión puede inflar la masa salarial o generar discrepancias con los empleados. La gestión de turnos con un software evita este tipo de confusiones.

Calculo con horarios variables (cada día diferente)

Cuando la jornada varía según el día de la semana, hay que sumar cada día individualmente.

Ejemplo: Un comercio con el siguiente horario:

• Lunes a jueves: 9:00 a 18:00 con 1h de pausa = 8 horas/día
• Viernes: 9:00 a 15:00 sin pausa = 6 horas

Cálculo: (4 días × 8 horas) + (1 día × 6 horas) = 32 + 6 = 38 horas semanales

Este formato es habitual en sectores como retail ou hostelería, donde la gestión de turnos requiere flexibilidad para adaptar los horarios a los picos de actividad.

Tabla comparativa: jornadas de 40h a 15h semanales

Esta tabla muestra las equivalencias entre las jornadas semanales más habituales y su cómputo diario, mensual y anual. Resulta especialmente útil para empresas con diferentes tipos de contrato o para calcular rápidamente el tiempo de trabajo según el convenio aplicable.

Base de cálculo: 5 días laborables por semana, 4,35 semanas por mes, 261 días laborables anuales (365 – 104 fines de semana).

Nota: Los cálculos asumen 52,14 semanas/año y descuentan festivos nacionales y vacaciones estándar (22 días).

💡Nota: El cálculo anual puede variar según el número de festivos del calendario laboral de cada comunidad autónoma y los días de vacaciones acordados (mínimo legal: 30 días naturales). Para un cálculo preciso adaptado a cada empresa, un software de gestión del tiempo de trabajo permite configurar los parámetros específicos del convenio.

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Cómo calcular la jornada a tiempo parcial (en porcentaje) 

El trabajo a tiempo parcial se define como cualquier jornada inferior a la jornada completa establecida en el convenio colectivo. El cálculo en porcentaje resulta imprescindible para determinar salarios proporcionales, cotizaciones y derechos laborales.

Fórmula para calcular el porcentaje de jornada

De horas a porcentaje:

Porcentaje de jornada = (Horas semanales tiempo parcial / Jornada completa semanal) × 100

Ejemplo: Un empleado con contrato de 30 horas semanales en una empresa con jornada completa de 40 horas:

• (30 ÷ 40) × 100 = 75% de jornada

De porcentaje a horas (cálculo inverso):

Horas semanales = (Jornada completa × Porcentaje) / 100

Ejemplo: Se quiere contratar a alguien al 60% en una empresa con convenio de 38,5 horas:

• (38,5 × 60) ÷ 100 = 23,1 horas semanales

Tabla de equivalencias por porcentaje de jornada

Esta tabla permite visualizar rápidamente las horas correspondientes a cada porcentaje, tomando como referencia una jornada completa de 40 horas semanales.

💡Aplicación práctica: El porcentaje de jornada afecta directamente al salario (proporcional), a las cotizaciones a la Seguridad Social, al cómputo de antigüedad y a los días de vacaciones y ausencias. Una gestión precisa evita errores en la nómina y reclamaciones posteriores.

Tiempo de trabajo efectivo: qué incluye y qué no

El tiempo de trabajo efectivo es aquel durante el cual el empleado está a disposición del empleador y desempeñando sus tareas laborales. Definir correctamente qué se computa y qué no es fundamental para evitar conflictos y cumplir con la normativa.

Qué se considera tiempo de trabajo efectivo

El tiempo computable incluye:

• Horas de trabajo productivo: las dedicadas a las tareas asignadas y funciones del puesto.
• Formación obligatoria: si la empresa requiere la asistencia y está relacionada con el puesto.
• Reuniones de equipo, sesiones de planificación y entrevistas de evaluación.
• Desplazamientos entre centros de trabajo durante la jornada laboral.
• Tiempo de espera si el empleado debe estar disponible y presente.

Qué NO se considera tiempo de trabajo efectivo

• Pausas para comida cuando el empleado puede disponer libremente de ese tiempo.
• Desplazamiento del domicilio al centro de trabajo (y viceversa).
• Tiempo de espera si el trabajador puede realizar actividades personales.
• Formación voluntaria fuera del horario laboral.

💡Excepción importante: Según el artículo 34.4 del Estatuto de los Trabajadores, si la jornada continuada excede de 6 horas, el trabajador tiene derecho a un descanso mínimo de 15 minutos (30 minutos para menores de 18 años si superan 4,5 horas). Algunos convenios consideran este descanso como tiempo de trabajo efectivo.

3 métodos para calcular la jornada laboral

Existen diferentes formas de abordar el cálculo de las horas de trabajo según los recursos disponibles y el tamaño del equipo. Cada método tiene ventajas e inconvenientes que conviene conocer.

Método 1: Cálculo manual con registro en papel

El método tradicional consiste en anotar las horas de inicio y fin en hojas de asistencia. El responsable suma las horas al final de cada período. Esta opción resulta económica al principio, pero genera múltiples problemas: errores de transcripción, pérdida de documentos y dificultad para cumplir con la nueva normativa de registro horario digital.

💡Mini-método: Crear una plantilla con columnas para fecha, hora entrada, hora salida, pausas y total diario. Al final de semana, sumar la columna "total diario". Ejemplo: si los totales diarios son 8, 7,5, 8, 8 y 7,5, la jornada semanal es de 39 horas.

Método 2: Plantilla Excel o Google Sheets

Una hoja de cálculo permite automatizar las fórmulas y reducir errores. Se configuran celdas que restan automáticamente la entrada de la salida y descuentan los descansos. Este sistema funciona bien para equipos pequeños, pero se vuelve complejo cuando hay turnos rotativos o múltiples establecimientos.

💡Mini-método: En la celda E2, introduce la fórmula =(C2-B2-D2)*24 donde B2 es entrada, C2 es salida y D2 son pausas. El resultado muestra las horas decimales trabajadas ese día.

Método 3: Software de gestión del tiempo de trabajo

Un software de control horario como Combo calcula las horas automáticamente cuando el empleado ficha su entrada y salida. El sistema resta pausas, detecta horas extra y genera informes exportables para la preparación de nóminas. Esta opción elimina errores humanos y garantiza la trazabilidad exigida por la ley.

💡Mini-método: El empleado ficha mediante app móvil o tablet al llegar y al salir. El software registra la hora exacta, aplica las reglas del convenio y te resume todo automáticamente en un informe para ti o tu manager en tiempo real.

5 errores frecuentes al calcular horarios de trabajo

El cálculo de horas parece sencillo, pero esconde trampas que afectan tanto a la nómina como al cumplimiento normativo.

Error 1: No restar correctamente las pausas.

Si un empleado trabaja de 8:00 a 16:00 con 30 minutos de descanso, el total no es 8 horas, sino 7,5 horas. Este descuido repetido infla los costes laborales o genera reclamaciones.

Error 2: Mezclar formatos de hora. 

Introducir "2:00 PM" junto a "14:00" en la misma hoja de cálculo provoca cálculos erróneos. La solución es estandarizar todo el registro en formato 24 horas.

Error 3: Usar 4 semanas en lugar de 4,35

Este error genera una diferencia del 8% en el cómputo mensual. Ejemplo: 40h × 4 = 160h vs 40h × 4,35 = 1

Error 4: No conservar los registros. 

La ley obliga a guardar los registros de jornada durante 4 años. Sin un sistema de registro horario digital, los documentos en papel pueden perderse o deteriorarse, exponiendo a la empresa a sanciones.

Error 5: Ignorar las horas extra. 

Cuando un trabajador supera su jornada ordinaria, esas horas extras deben compensarse con descanso o retribución según convenio. No detectarlas a tiempo genera pasivos ocultos. La funcionalidad de análisis de productividad permite identificar estas desviaciones antes de que se acumulen.

¿Por qué automatizar el control horario?

Como has visto, controlar las horas que ha trabajado cada miembro de tu equipo puede llegar a ser bastante complejo.

Especialmente si tienes turnos rotativos, contratos con diferentes jornadas (media jornada, 30 horas, jornada completa…) o necesitas llevar la cuenta exacta de las horas extra que ha echado cada persona.

Y además, ya no basta con llevar este control a mano.

Desde 2025, el control horario tiene que llevarse a cabo mediante un sistema de fichaje digitalizado, que garantice la transparencia y trazabilidad del proceso.

La buena noticia es que con Combo puedes despreocuparte de todo eso. 😉

Su sistema de control horario con firma digital te permite registrar las horas de entrada y salida fácilmente y cumplir con la normativa sin complicarte la vida.

Ventaja 1: Precisión garantizada. 

Cada fichaje se registra con fecha, hora y ubicación (mediante control horario con geolocalización). El sistema calcula las horas al minuto, sin redondeos ni aproximaciones.

Ventaja 2: Cumplimiento normativo. 

A partir de 2026, el registro horario debe ser digital, trazable e inalterable. Un software como Combo cumple estos requisitos y permite el acceso remoto de la Inspección de Trabajo.

Ventaja 3: Ahorro de tiempo. 

El manager deja de sumar horas manualmente y puede dedicar ese tiempo a tareas de mayor valor. Los informes se generan con un clic y se exportan directamente al sistema de nóminas.

💡Ejemplo real: Un restaurante con 20 empleados y turnos rotativos tardaba 5 horas semanales en calcular las horas de cada trabajador. Con Combo, el proceso se reduce a 10 minutos de revisión. El ahorro anual supera las 200 horas de trabajo administrativo, que ahora se dedican a la atención al cliente y a la gestión del expediente personal de cada empleado.

Herramienta lista para usar: Combo ofrece un dashboard que muestra en tiempo real las horas planificadas vs. trabajadas, las vacaciones y ausencias pendientes, y las alertas de incumplimiento. Todo centralizado en una única plataforma accesible desde ordenador, tablet o móvil.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo se calculan las horas trabajadas al día?

Se resta la hora de entrada a la hora de salida y se descuentan las pausas no retribuidas. Por ejemplo, si un empleado entra a las 9:00, sale a las 18:00 y tiene una hora de comida, el cálculo es 18:00 – 9:00 – 1:00 = 8 horas trabajadas. Para mayor precisión, conviene usar el formato decimal donde 30 minutos equivalen a 0,50 horas.

¿Es obligatorio registrar las horas de trabajo en España?

Sí, desde 2019 todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de cada empleado. Este registro debe incluir hora de inicio y fin, conservarse durante 4 años y estar a disposición de los trabajadores y la Inspección. A partir de 2025, el formato debe ser digital y trazable, lo que hace recomendable usar una app de horas de trabajo homologada.

¿Cómo calcular las horas extra?

Las horas extra son aquellas que superan la jornada ordinaria establecida en el contrato o convenio. Si la jornada diaria es de 8 horas y el empleado trabaja 9,5 horas, tiene 1,5 horas extra ese día. Estas horas deben compensarse con descanso equivalente o retribución, según lo acordado. Un sistema de control horario las detecta automáticamente.

¿Cómo se calcula la jornada anual?

Primero se determinan los días laborables del año: 365 días menos fines de semana (104), festivos (unos 14) y vacaciones (22 días habituales). El resultado aproximado son 225-230 días laborables. Se multiplican por las horas diarias de contrato. Por ejemplo: 225 días × 8 horas = 1.800 horas anuales. Este dato sirve para prorratear la nómina y calcular los documentos RRHH como finiquitos.

¿Cuál es la mejor herramienta para calcular el horario de trabajo?

Para cumplir con la normativa de 2026, la mejor opción es un software de control horario digital que garantice la inmutabilidad de los registros, ofrezca acceso remoto y calcule automáticamente las horas ordinarias y extraordinarias. Combo es una solución integral que conecta el fichaje con la gestión de turnos y la preparación de nóminas.