[Guía de grupos de cotización] Qué son, cuáles hay y cómo saber el grupo de cotización de un trabajador

Los grupos de cotización son un concepto que suele generar bastante confusión.

Pero si diriges un equipo humano es fundamental que entiendas cómo funcionan. Porque asignarle un grupo incorrecto a un trabajador puede tener consecuencias (como sanciones económicas para tu negocio).

Por eso aquí vamos a explicarte:

• Qué son exactamente los grupos de cotización y cuáles hay.
• Las diferencias entre grupo de cotización y grupo profesional.
• Cómo se determina qué grupo de cotización le corresponde a cada miembro de tu equipo (y por qué es fundamental que entiendas esto).

Pero lo primero es tener claro de qué estamos hablando exactamente…

✅ Qué son los grupos de cotización (y en qué se diferencian de los grupos y categorías profesionales)

Es posible que en alguna ocasión hayas oído hablar de los grupos o categorías profesionales. Y puede que no sepas muy bien en qué se diferencian de los grupos de cotización o si son lo mismo.

Entender esto es clave para evitar errores en los contratos o nóminas de tu equipo.

Por eso, antes de entrar a ver cómo funcionan los grupos de cotización, vamos a explicarte estos conceptos.

No te preocupes que no nos extendemos demasiado. ;)

👉 1. Qué son los grupos de cotización

Los grupos de cotización son una clasificación que establece la Seguridad Social, y que determinan las bases mínimas y máximas de cotización para cada empleado. 

Estas bases sirven para calcular cuánto se paga a la Seguridad Social por cada empleado, y determinan:

• Cuánto aporta el trabajador: el porcentaje que se descuenta mensualmente de su nómina.
• Cuánto aporta la empresa: lo que tú pagas cada mes a la Seguridad Social por tener a ese trabajador en plantilla.

A cada empleado le corresponderá un grupo u otro según su nivel de formación y las funciones que desempeña en la empresa.

👉 2. Qué son los grupos profesionales

Pasamos ahora a ver los grupos profesionales, que determinan aspectos como:

• Las funciones y responsabilidades que debe asumir cada trabajador en función de su puesto.
• La remuneración mínima que le corresponde según sus funciones.
• Posibles complementos salariales y condiciones específicas (por ejemplo, pluses de nocturnidad, disponibilidad, etc.).

Estos grupos están definidos en el Estatuto de los Trabajadores.

NOTA: hasta 2012, el sistema de clasificación que se utilizaba eran las “categorías profesionales”. Pero con la reforma laboral introducida en este año, las categorías profesionales dejaron de tener validez y fueron sustituidas por los actuales grupos profesionales. 

Aunque todavía hay quien los usa como sinónimos, el término “categoría profesional” ya no tiene validez legal.

👉 3. Entonces, ¿cuál es la relación entre estos conceptos?

Haciendo un resumen de lo que hemos visto, podemos decir que:

• Los grupos profesionales: están definidos por el Estatuto de los Trabajadores, y regulan salario y funciones.
• Grupos de cotización: están definidos por la Seguridad Social, y regulan las bases de cotización.

Y ojo a esto que es importante.

Siempre tiene que haber una coherencia entre el grupo profesional de un trabajador y su grupo de cotización.

¿Qué quiere decir esto?

Pues por ejemplo:

Si un miembro de tu equipo ejerce funciones administrativas, no puede cotizar como si fuese un trabajador de atención al cliente. 

Estos dos perfiles pertenecen a grupos de cotización distintos, y sus bases también son diferentes (concretamente, los trabajadores de atención al cliente pagan menos a la Seguridad Social).

No te preocupes si ahora mismo te resulta un poco confuso. Luego te pondremos más ejemplos para que lo veas mucho más claro.

De momento, seguimos avanzando.

✅ ¿Cuántos grupos de cotización hay? Listado completo + explicación

En total existen 11 grupos de cotización en el sistema español. 

Cada uno engloba a distintos perfiles de trabajadores, según su nivel formativo y las funciones que desempeñan.

Así, tenemos:

• Grupo 1: Ingenieros, licenciados y personal de alta dirección.
• Grupo 2: Ingenieros técnicos, peritos y ayudantes titulados.
• Grupo 3: Jefes administrativos y de taller.
• Grupo 4: Ayudantes sin titulación.
• Grupo 5: Oficiales administrativos.
• Grupo 6: Subalternos.
• Grupo 7: Auxiliares administrativos.
• Grupo 8: Oficiales de primera y segunda.
• Grupo 9: Oficiales de tercera y especialistas.
• Grupo 10: Peones.
• Grupo 11: Trabajadores menores de 18 años.

Los vemos en detalle:

👉 1. Grupos de cotización del 1 al 4: trabajadores cualificados y profesionales

Aquí se incluyen perfiles que:

• Poseen estudios superiores (en la mayoría de los casos).
• Tienen puestos de alta responsabilidad.

Esto abarca desde ingenieros y licenciados hasta jefes de departamento, así como los ayudantes que trabajan directamente con estos perfiles (y que, por lo tanto, asumen un nivel de responsabilidad elevado).

Sus bases de cotización son las más elevadas.

👉 2. Grupos de cotización del 5 al 7: técnicos y administrativos

En este bloque se agrupan perfiles intermedios: oficiales administrativos, auxiliares y subalternos. 

Tienen menos responsabilidad que los anteriores, por lo que sus bases de cotización también son inferiores.

👉 3. Grupos de cotización del 8 al 11: trabajadores no cualificados

Estos grupos incluyen a empleados que desempeñan tareas manuales o básicas, como peones, oficiales de tercera o menores de 18 años con contratos de formación.

Sus bases de cotización son las más reducidas.

✅ Por qué es importante saber qué grupo de cotización le corresponde a cada miembro de tu equipo

Ahora que hemos repasado los conceptos básicos, damos un paso más y te explicamos en qué influye el grupo de cotización al que pertenece un trabajador (y por qué es muy importante que le asignes el correcto).

👉 1. Cotizaciones a la Seguridad Social 

Como vimos antes, los grupos de cotización sirven para determinar: 

• Cuánto paga a la Seguridad Social cada mes el empleado.
• Cuánto paga la empresa por ese trabajador.

Esto sirve para calcular las prestaciones a las que el trabajador podrá acceder en el futuro, como:

• Jubilación.
• Prestación por desempleo.
• Bajas por incapacidad.
• Prestaciones por maternidad o paternidad.

¿Qué implica esto?

Que si inscribes a un trabajador en un grupo inferior al que le corresponde por sus funciones, esa persona no podrá acceder a las prestaciones a las que tiene derecho por ley.

Y eso puede tener consecuencias.

👉 2. Sanciones y problemas legales

Si por error le asignas a un empleado un grupo de cotización por debajo del correcto, pueden ocurrir dos cosas:

1. Que el error salga a la luz en una Inspección de Trabajo.
2. Que el propio trabajador interponga una reclamación.

En los dos casos, las consecuencias pueden ser las mismas:

Además de afrontar una sanción, tendrás que abonar a la Seguridad Social la diferencia entre lo que pagaste por ese trabajador y lo que deberías haber pagado realmente.

✅ Cómo saber qué grupo de cotización le corresponde a un trabajador: factores que lo determinan

El grupo de cotización de cada trabajador se establece en función de distintos criterios:

• Su titulación: si tiene un título universitario, un grado de FP, etc.
• Funciones: cuanto mayores sean sus responsabilidades, mayor será el grupo de cotización que le corresponda.
• Grupo profesional: en el convenio colectivo se indica qué grupo de cotización le corresponde a cada trabajador según su perfil profesional (según sus funciones, salario mínimo, etc.).

Y ojo que esto es importante:

A la hora de determinar el grupo de cotización de un trabajador, se tienen en cuenta las funciones reales que ejerce.

¿Qué queremos decir con esto?

Te lo explicamos con un caso práctico.

Imagina que tienes un empleado que lleva años trabajando en tu departamento de administración. 

Su contrato es de auxiliar administrativo, lo que significa que le corresponde el grupo de cotización 7… en teoría.

Pero como ya tiene mucha experiencia, poco a poco le has ido asignando tareas y responsabilidades propias de un oficial administrativo: supervisar expedientes, coordinar a otros auxiliares, gestionar documentos complejos…

Y aquí surge la duda: ¿qué grupo de cotización le corresponde ahora mismo?

¿El de auxiliar (que es el puesto que figura en su contrato)? ¿O el de oficial (acorde a las tareas que está desempeñando)?

Le correspondería el grupo de cotización de oficial administrativo (grupo 5), porque lo que importa son las funciones y responsabilidades reales.

Si no lo modificas, te expones a sufrir una sanción.

IMPORTANTE

Este criterio también se aplica al revés.

Imagina que tienes un restaurante y contratas a alguien con un grado superior en cocina.

Por su formación, podría encajar en un grupo de cotización alto.

Pero si en tu negocio desempeña tareas básicas (como lavar utensilios, preparar ingredientes o apoyar a otros cocineros), entonces no cotizará como cocinero sino como ayudante de cocina (que es un grupo inferior).

De nuevo, lo que cuentan son las funciones que ejerce en la práctica.

>> SI SOY UN TRABAJADOR, ¿CÓMO PUEDO SABER CUÁL ES MI GRUPO DE COTIZACIÓN?

Hasta ahora nos hemos centrado en los grupos de cotización desde la perspectiva de la empresa.

Pero ¿y si eres un trabajador y quieres saber si te han asignado el grupo de cotización correcto según tus funciones?

Lo primero es identificar qué grupo profesional te corresponde.

Para eso puedes acudir al convenio colectivo de tu sector o empresa, donde se detallan las funciones, responsabilidades y el nivel formativo asociados a cada grupo.

Además, el convenio indica qué grupo de cotización le corresponde a cada grupo profesional.

Y ahora, ¿cómo averiguas qué grupo de cotización te han asignado?

Lo más sencillo es revisar la parte superior de tu nómina. 

A veces verás que se indica directamente como “Grupo cotización”, mientras que en otros casos aparece con la abreviatura “G.C.”, seguido del número que corresponda (del 1 al 11).

✅ Cómo te ayuda Combo a automatizar la gestión de nóminas de tu equipo (y controlar las cotizaciones de tu personal)

Los grupos de cotización pueden resultar abrumadores al principio, pero una vez entiendes cómo funcionan no tienen ningún misterio.

Lo complicado de verdad es gestionar las nóminas de tu equipo. ;) 

Sobre todo cuando tienes un equipo con turnos rotativos y/o contratos con diferentes jornadas. 

Aquí es cuando se vuelve muy fácil cometer errores en el cálculo de las nóminas.

Lo bueno es que Combo te lo pone muy fácil.

Combo es un software de gestión de RR.HH. diseñado para sectores como la hostelería, la restauración o el comercio. 

Y entre muchas otras cosas, te ayuda a:

• Evitar errores en las nóminas: Combo genera automáticamente las nóminas de tu personal, teniendo en cuenta la información que hayas incluido en la ficha cada trabajador (salario bruto, grupo de cotización, etc.) y variables como las horas extra que ha realizado. 
• Actualizar los datos de un empleado: si el salario o la cotización de un trabajador cambian (por ejemplo, por un ascenso) puedes actualizarlo en su ficha. Y a partir de ese momento, el cambio se aplicará directamente en todas sus nóminas.
• Generar informes de nóminas: en pocos clics puedes mandarle a tu gestor toda la información de las nóminas de tu equipo. Así ahorras tiempo y errores.
• Controlar la rentabilidad de tu local: las cotizaciones de tu equipo son un gasto que muchas veces no se tiene en cuenta, pero que afectan a tu rentabilidad. Con Combo no tienes este problema, porque calcula automáticamente tu masa salarial (el coste total de tu equipo, incluyendo salarios, cotizaciones, etc.). Además, Combo combina la masa salarial con la facturación de tu local para que tengas la rentabilidad bajo control.

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