Por qué usar un sistema de control de presencia en tu restaurante

Si gestionas un restaurante, ya sabes lo complicado que puede resultar llevar un buen control de los horarios de entrada y salida de tu personal.

Sobre todo si utilizas un sistema de fichaje “tradicional”, como la clásica hoja de firmas.

En estos casos es muy fácil que se te escape información importante (como retrasos, las horas extra que ha trabajado cada miembro de tu equipo o incluso alguna ausencia no justificada).

Aquí es donde entran en juego los sistemas de control de presencia o programas de fichaje: un tipo especial de software que te permite controlar de forma muy sencilla las entradas y salidas de tu equipo.

De eso te vamos a hablar aquí.

En este post te contamos:

• Los problemas más comunes de la gestión de presencia manual.
• Qué es un sistema de control de presencia laboral y los diferentes tipos que existen en el mercado.
• Los beneficios y desafíos que conllevan.
• Varios casos de éxito de restaurantes que han aplicado un sistema de control de presencia digitalizado.

!Empezamos!

✅ Problemas de la gestión de presencia manual

Llevar el control de los horarios de tus empleados a mano es la opción “fácil” (entre muchas comillas).

Solo tienes que imprimir una hoja de firmas nueva cada día y dejarla en un sitio donde tu personal pueda rellenarlas al entrar y salir.

Pero como vamos a ver ahora, este sistema de fichaje tiene muchos “agujeros”, y el riesgo de cometer errores (o incluso de sufrir una sanción) es muy elevado.

Lo desarrollamos.

👉 1. Errores en registros y control horario

Uno de los mayores problemas con los sistemas de fichaje tradicionales es que los registros de entradas y salidas no siempre son precisos. 

Por ejemplo: es muy habitual que tus registros horarios estén a medio completar, porque hay trabajadores que se olvidan de fichar a la entrada o a la salida.

Eso te lo pone difícil a la hora de saber cuántas horas han trabajado, calcular sus nóminas… 

Y en el peor de los casos, puede traerte problemas a nivel legal.

👉 2. Incumplimiento de leyes y normativas

La ley de control horario obliga a los negocios a llevar un registro completo y actualizado de las horas de trabajo de sus equipos.

Si tú no cumples este punto (ej.: si tus hojas de registro están a medio rellenar) y sufres una inspección de trabajo, lo más probable es que te caiga una sanción.

Pero ojo que la cosa va más allá.

Como te explicábamos en un post anterior, el registro horario en papel está en el punto de mira de la legalidad (porque se considera un sistema poco fiable y fácil de manipular).

Si quieres tener las espaldas cubiertas y blindarte ante las sanciones, lo mejor es que implementes un sistema de fichaje digitalizado.

✅ Qué es un sistema de control de presencia

Los sistemas de control de presencia para restaurantes te permiten controlar con exactitud toda la información relacionada con la jornada de tus trabajadores:

• Horas de entrada y salidas.
• Retrasos y ausencias.
• Horas extraordinarias realizadas.

Veamos en detalle cómo funcionan este tipo de sistemas.

👉 1. Características y funcionalidades

Existen diferentes sistemas de fichaje digital para empresas, y todos ellos suelen compartir algunas características comunes:

• Registro automatizado: las horas de entradas y salidas de tu personal se registran de manera automática en el sistema. De esta manera no hay dudas respecto a cuántas horas ha trabajado cada miembro de tu personal.
• Informes en tiempo real: este tipo de software te permite descargar un informe con el registro de jornadas de tu equipo (fundamental en caso de que tengas una inspección laboral). 
• Integración con otros softwares: algunos sistemas de fichaje también se pueden conectar con tu software de nóminas (para calcular de forma automatizada la parte variable de las nóminas de tu equipo) o con tu gestor de turnos.

Todas estas funcionalidades te ahorran tiempo y te permiten evitar errores en el control horario de tu personal. 

👉 2. Tipos de tecnologías utilizadas

Como te decíamos, los sistemas de control horario utilizan diferentes tecnologías para controlar las entradas y salidas de tu personal.

Por ejemplo.

• Tarjetas magnéticas.
• Sistemas de control biométrico.
• Apps de fichaje.

Cada una tiene sus propias ventajas y desventajas.

✅ Beneficios de un sistema de control de presencia en restaurantes

Quizás todavía te ronde la cabeza esta pregunta:

“¿Merece la pena meterme en todo este lío? Si implemento un sistema de control de presencia digitalizado, ¿le voy a sacar partido?”.

Y la respuesta es un rotundo “Sï”.

Pero no queremos que te fíes solo de nuestra palabra… por eso te vamos a explicar en detalle todos los beneficios de implementar un sistema de este tipo en tu restaurante.

👉 1. Optimización de la planificación de turnos

Empezamos con un punto a favor que quizá no habías pensado.

Como te decíamos antes, algunas aplicaciones para fichar en el trabajo pueden conectarse con el gestor de turnos de tu restaurante.

Y esto ¿por qué es interesante?

Pues porque:

• Los retrasos se reflejan automáticamente en el cuadrante.
• También se quedan registradas las ausencias no justificadas. 

De esta forma puedes saber las horas de trabajo reales de cada miembro de tu equipo.

Si a eso le sumas que con un gestor de turnos puedes agilizar muchísimo la planificación horaria de tu plantilla y prevenir errores… la combinación es explosiva. ;)

👉 2. Aumento de la transparencia y confianza

Es posible que alguna vez hayas tenido “roces” con tu equipo debido a discrepancias sobre las horas trabajadas.

Lo bueno de utilizar un sistema de control de presencia digitalizado es que las horas de entrada y salida se registran automáticamente, así que no hay dudas sobre cuánto ha trabajado cada miembro de la plantilla.

👉 3. Reducción de errores en nóminas

Con los sistemas de fichaje tradicionales es fácil cometer errores al calcular las nóminas de tu personal.

Basta con equivocarte al sumar las horas extra de un trabajador… y ya le has pagado de más o de menos este mes.

Con un sistema de control de horario digital esto no ocurre, porque las horas extra se registran automáticamente.

Y si además tu programa de fichaje se conecta con tu software de nóminas, puedes calcular la parte variable de las nóminas de todo tu personal en un par de clics. 

👉 4. Mejora de la puntualidad y asistencia

Pues sí: un buen sistema de fichaje digital también puede mejorar la puntualidad de tu equipo y la asistencia.

Hay 2 motivos:

• Tienes un control muy preciso sobre los retrasos y ausencias no justificadas. De esta manera puedes saber, por ejemplo, si hay algún miembro de tu equipo que llegue tarde de manera frecuente, y así tomar medidas.
• Un mayor control también hace que tu equipo se vuelva más consciente de sus responsabilidades. 

Todo esto no solo mejora la productividad en tu establecimiento, sino también el clima laboral.

✅ Desafíos y consideraciones en la implementación

Como es lógico, la implementación de un sistema de fichaje conlleva algunos retos. 

Pero no te preocupes, porque con una planificación adecuada y teniendo en cuenta los puntos que te comentamos a continuación, podrás hacerlo sin problemas.

👉 1. Análisis de la inversión necesaria y ROI esperado

Es cierto que instalar un sistema de control de entrada y salida de personal tiene un coste inicial, pero piensa en ello como una inversión. 

Valora cuánto dinero estás perdiendo con tu sistema de control horario actual. Por ejemplo:

• ¿Cuánto dinero pierdes por los errores de las nóminas? 
• ¿Cuánto tiempo inviertes volcando la información de las hojas de firmas en tu sistema?

De esta forma verás con claridad hasta qué punto te vale la pena invertir en un software de este tipo.

👉 2. Compatibilidad con otros sistemas existentes

Antes de lanzarte a la implementación, asegúrate de que el sistema de fichaje que elijas sea compatible con los programas que ya estás usando, como los de gestión de nóminas o los sistemas de planificación de turnos. 

De esta forma, la integración será mucho más fluida.

👉 3. Cumplimiento de las normativas de protección de datos

Un tema que no puedes pasar por alto es el cumplimiento de las normativas de protección de datos. 

Asegúrate de que el sistema de fichaje de empleados que elijas esté diseñado para proteger la privacidad de los datos de tu equipo, evitando así problemas legales.

✅ Casos de éxito en el sector de la hostelería

Para cerrar este post, te hemos traído varios casos de éxito de nuestros clientes.

Negocios de restauración que han implementado el sistema de fichaje con firma digital de Combo para automatizar el control horario, y que han conseguido muy buenos resultados.

Vamos allá

👉 Ejemplos de implementación exitosa en restaurantes

Son varios los gerentes de negocios hosteleros que han decidido confiar en Combo para automatizar la gestión de las entradas y salidas de su personal.

Entre ellos está Yazu Tempaku, CEO de “Le Camion Qui Fume”.

Según Tempaku, gracias al sistema de fichaje de personal de Combo, “el registro de entrada y salida es mucho más fácil”.

En la misma línea se expresa Laurent en esta reseña que nos dejó en el portal Capterra.

Para Laurent, la mayor ventaja de usar Combo ha sido el enorme ahorro de tiempo que ha conseguido. 

Antes de utilizar el sistema, tenía que calcular a mano las horas extras y otros factores relacionados con las nóminas de sus trabajadores. 

Combo le ha permitido automatizar el cálculo de la parte variable de las nóminas, y así dedicar más tiempo a otras tareas cruciales para su restaurante. 

Por su parte, en esta reseña de la web GetApp, Catherine destaca la imposibilidad de alterar los horarios como uno de los puntos fuertes de Combo. 

Además, señala que gracias al fichaje digital ya no tiene que calcular a mano las horas extra de su personal, con lo que ha conseguido ahorrar tiempo.

¿Te gustaría descubrir por ti mismo todas las ventajas de utilizar el sistema de fichaje de Combo?

Pues no lo puedes tener más fácil…

Lo único que tienes que hacer es entrar aquí y solicitar una demostración gratuita.

Un miembro de nuestro equipo se reunirá contigo para explicarte en detalle cómo puedes automatizar el sistema de control de horarios de tus empleados con Combo.

Entra en el enlace y solicita la demostración gratuita.

✅ Conclusiones

Como ves, un buen sistema de fichaje digital te va a permitir:

• Controlar de manera más precisa los horarios y la asistencia de tu equipo.
• Ahorrar tiempo en la gestión de tu personal.
• Asegurarte de que cumples con la normativa vigente.

Si todavía sigues utilizando las clásicas hojas de firmas, esperamos que lo que te hemos explicado en este post te empuje a dar el paso y actualizarte.

Y recuerda que si quieres saber las ventajas reales de implementar un sistema de fichaje digital como el de Combo, solo tienes que solicitar una demostración gratuita para hablar con uno de los expertos de nuestro equipo.

Tú decides. ;)

{{combo-free-trial-restaurante-simplifica="https://combohr.com/es/style-guide"}}