Qué es el NCC en restaurantes y cómo controlarlo

Como gerente de un negocio hostelero, debes tener unas nociones básicas sobre finanzas y contabilidad.

No tienes que ser un experto… pero sí que necesitas controlar, como mínimo, algunos conceptos básicos.

Y entre ellos está el protagonista de este post: la Necesidad de Capital Circulante o NCC.

Suena complicado, sí; pero no te preocupes porque en realidad es un concepto mucho más simple de lo que parece.

Y además, aquí te lo vamos a explicar de manera supersencilla, para que seas capaz de dominar este indicador clave de tu negocio incluso sin ser un experto en contabilidad. ;)

¿Tienes a mano tu calculadora y algo para tomar notas?

Perfecto, pues ¡arrancamos!

✅ Qué es el NCC (Necesidad de Capital Circulante)

Para explicarte el concepto de NCC, primero debemos aclarar qué es el capital circulante de una empresa.

Vamos con una definición:

“El capital circulante es la parte de los activos de una empresa (bienes, derechos…) que puede convertirse en liquidez en menos de un año”.

Que dicho así quizá te has quedado igual… pero por ejemplo:

• El dinero que tienes en efectivo.
• Las materias primas y bebidas de tu almacén (porque son bienes que puedes vender en un plazo de tiempo breve).
• Las facturas que vas a cobrar a corto plazo.

Todos estos activos forman parte del capital circulante de tu negocio.

Contar con suficiente capital circulante (es decir, suficiente dinero líquido) te permite costear tus operaciones diarias:

• Los pedidos a proveedores.
• Las nóminas de tu equipo.
• Gastos imprevistos.
• Etcétera.

Y entonces, ¿qué es tu necesidad de capital circulante? (o “NCC”).

Pues la cantidad de dinero líquido que tu restaurante necesita para cubrir sus gastos y deudas. 

Tan sencillo como eso.

Y ya te puedes hacer una idea de lo importante que es este ratio financiero… pero por si acaso, lo desarrollamos.

👉 Importancia en el sector de la restauración

Conocer con exactitud tus necesidades de liquidez es crucial, porque te permite:

• Hacer previsiones de gastos más exactas (sabes con precisión cuánto gastas en insumos, alquiler, nóminas, etc.).
• Asegurarte de que tienes siempre suficiente liquidez (y así no tener que endeudarte para afrontar tus gastos cotidianos, lo que a largo plazo podría poner en riesgo la viabilidad de tu establecimiento).
• Acumular un fondo “extra” para hacer frente a imprevistos.
• Saber con exactitud cuánto dinero puedes invertir para seguir creciendo.

Como ves, se trata de un indicador clave para la salud financiera de tu establecimiento.

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✅ Cómo se calcula el NCC

La fórmula para calcular tu necesidad de capital circulante actual es bastante sencilla:

NCC = Activos circulantes - pasivos circulantes.

Es decir, se trata simplemente de restar:

• Todos los activos que posees y que podrían convertirse en dinero líquido en un plazo inferior a un año.
• Todas las deudas que tienes pendientes de liquidar de aquí a un año (pequeños créditos, pagos a proveedores, etc.). 

Como ves, lo que te ofrece esta fórmula es una “foto fija” del estado actual de las finanzas de tu negocio y del dinero que tienes disponible para operar ahora mismo. 

Al calcular tu NCC puedes obtener un resultado:

• Positivo: lo que significa que ahora mismo tienes liquidez suficiente para cubrir todas tus deudas y pagos.
• Negativo: tus deudas superan a tu capacidad de liquidez.
• Neutral: hay un equilibrio entre el dinero que tienes disponible y el que tienes que pagar.

En realidad es bastante simple, ¿verdad?

Pero ojo porque hay algunos puntos que debes tener en cuenta.

👉 Errores comunes en el cálculo del NCC

Uno de los errores más comunes al calcular el NCC es no tener en cuenta todos los activos y pasivos de forma precisa. 

Por ejemplo, puedes olvidar algunos gastos que están por venir, o pagos pendientes que todavía no se han hecho.

Otro fallo frecuente es sobrevalorar la rapidez con la que puedes convertir los productos de tu almacén en liquidez.

Este tipo de fallos pueden darte una imagen equivocada de la situación financiera real de tu establecimiento. 

✅ Factores con más impacto en el NCC en restaurantes

Hay varias cosas que pueden afectar a la cantidad de dinero líquido que necesitas para costear tus operaciones diarias.

Aquí vamos a repasar algunas de las más importantes.

👉 1. Rotación de inventario

¿Con qué frecuencia van rotando los productos que tienes en tu almacén? 

Esto determinará:

• La capacidad que tienes para convertir tus insumos en liquidez.
• Cada cuánto necesitas realizar nuevos pedidos a tus proveedores (a menos tiempo pase entre un pedido y el siguiente, más liquidez necesitarás para hacer frente a tus operaciones diarias).

Eso sí: ten en cuenta que no todos los productos de tu almacén rotarán con la misma frecuencia.

Y es que puede haber productos o ingredientes a los que te resulte más difícil darles salida.

Por ejemplo, supongamos que en tu bodega tienes un vino muy caro que tus clientes solo piden muy puntualmente. En ese caso, quizá no deberías considerarlo un activo circulante (porque no es un producto que puedas “convertir en dinero” fácilmente).

Esto es solo un ejemplo, pero es para que te hagas una idea.

👉 2. Ciclo de cobros y pagos

El ciclo de cobros y pagos marca con qué frecuencia sale y entra dinero de tu empresa.

Para no quedarte nunca sin liquidez, debes asegurarte de que estas entradas y salidas estén bien coordinadas, sobre todo si trabajas con clientes que te pagan a varios meses vista. 

Y sí, sabemos que en hostelería lo habitual es cobrar al momento.

Pero ¿y si tu empresa elabora el menú diario de un colegio público, por ejemplo? Entonces es muy posible que el ayuntamiento de tu ciudad te pague a 30 días vista.

En este caso tendrás que controlar muy bien el equilibrio entre las facturas pendientes de cobrar y las que debes pagar.

👉 3. Estacionalidad del negocio

En la restauración es muy frecuente que la demanda caiga en ciertos periodos del año.

Y sí: al haber menos clientes, también habrá gastos que se reduzcan (tendrás que comprar menos materias primas, por ejemplo).

Pero habrá otros que sean fijos y a los que deberás seguir haciendo frente.

De eso te vamos a hablar ahora precisamente…

👉 4. Gastos operativos fijos

Tu restaurante tendrá una serie de gastos fijos que serán más o menos los mismos a lo largo de todo el año, incluyendo:

• Alquiler.
• Facturas (de luz, agua, etc.).
• Nóminas de los trabajadores fijos.

¿Qué pasa si en ciertos periodos del año las ventas son tan bajas que a duras penas llegas a cubrir estos gastos fijos?

Pues que deberás tenerlo en cuenta para planificar bien las finanzas de tu negocio (por ejemplo, durante los meses con más ingresos podrías acumular algo de liquidez extra).

👉 5. Política de créditos

Las políticas de créditos son las condiciones que impones a los clientes que te pagan a largo plazo.

Estas políticas deben estar alineadas con las que tus proveedores te imponen a ti.

Si tienes varios clientes que te pagan a 60 días, pero luego tú a tus proveedores tienes que pagarles a 30 días, podrías acabar con un desbalance de tesorería importante (traducción: tus deudas superan a tus ingresos en un momento dado).

Es poco probable que esto ocurra en un negocio de hostelería, pero no está de más que lo tengas en cuenta.

👉 6. Precios de venta

Si vendes a precios muy bajos, puede que no estés generando suficiente efectivo para cubrir tus gastos. 

Asegúrate de que tus precios están bien ajustados.

✅ Cómo saber si tu NCC es saludable

Es importante revisar regularmente si el NCC de tu restaurante está en buen estado. 

Si no es así, podrías tener problemas para pagar tus facturas y mantener el negocio en marcha.

👉 1. Indicadores de un NCC positivo

Como vimos antes, para calcular tu NCC tienes que restar el total de tus activos y tus pasivos.

Si el resultado es positivo, significa que tu NCC está bien equilibrado y que tienes suficiente liquidez para cubrir tus gastos y deudas ahora mismo.

Pero ojo con ese “ahora mismo”.

Lo ideal es que calcules de forma regular tu necesidad de capital circulante para controlar que en todo momento tienes el dinero necesario para hacer frente a tus gastos operativos.

Si detectas que hay momentos en los que tu NCC se vuelve neutro o incluso negativo, probablemente necesites replanificar el presupuesto de tu restaurante.

👉 2. Problemas comunes en la gestión del NCC

Uno de los problemas más comunes es no prever los periodos bajos de ventas o tener más gastos de los previstos, lo que puede provocar que te quedes con un capital circulante negativo.

👉 3. Mejores prácticas para optimizar el NCC

Para mejorar tu NCC, puedes hacer varias cosas: 

• Lleva un control detallado de tus activos: especialmente del inventario. Evita tener demasiado stock inmovilizado, ya que eso limita tu liquidez. 
• Evita endeudarte en la medida de lo posible: a veces es necesario pedir un crédito o un préstamo, pero evita hacerlo siempre que te sea posible. Trata de tener bien controlados tus gastos e ingresos y acumular un fondo para emergencias; así, si surge algún imprevisto, podrás coger el dinero de ese fondo en lugar de endeudarte.
• Controla bien los plazos de pago de tus clientes: en el caso de que tengas clientes que no te paguen al momento.
• Negocia con tus proveedores: para tratar de obtener condiciones de pago más flexibles. 

Y una cosa más… utiliza herramientas que te permitan automatizar los procesos de gestión de tu restaurante.

De esta forma evitarás cometer errores que te cuestan dinero, y que se comerán tanto tu liquidez como tu rentabilidad. 

Por ejemplo, una herramienta de gestión de RR. HH. para restaurantes puede ayudarte a organizar mejor los turnos de tu equipo, evitar errores en nóminas y aumentar la eficiencia operativa. 

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Pero ojo, que todavía no hemos acabado…

✅ El NCC según las etapas de un restaurante

El NCC de tu establecimiento variará según la fase en la que esté tu restaurante. 

Te lo explicamos brevemente.

👉 1. Importancia en las etapas iniciales

Durante los primeros meses, lo habitual es que tengas más gastos que ingresos.

Por eso es fundamental que calcules muy bien tu capital circulante necesario para no quedarte corto de efectivo. 

👉 2. Ajustes durante el crecimiento

A medida que tu restaurante crezca, necesitarás revisar y ajustar el NCC para adaptarte a las nuevas necesidades del negocio, como la inversión en equipamiento o la contratación de personal.

✅ Conclusiones

Entender y gestionar bien el capital circulante es clave para que tu restaurante funcione sin problemas. 

Esperamos que estos consejos te ayuden a evitar sorpresas y mantener controladas las finanzas de tu negocio.

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¡A por ello!

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