Implementa una app de fichaje en tu restaurante en 6 pasos

Todavía quedan muchos restaurantes que utilizan las hojas de firmas o las tarjetas de fichar para llevar el control de entradas y salidas de su personal.

Pero hay alternativas mejores. ;)

A día de hoy existen diversos sistemas de fichaje para empresas digitalizados, que te facilitan la gestión de los horarios y el control de asistencias de tu equipo.

Y uno de los más populares son las apps de fichaje.

En este artículo te explicaremos en qué consiste este sistema y cómo puedes implementarlo en tu restaurante.

Pero antes de eso, veamos por qué este cambio es tan necesario…

✅ Necesidad de modernizar el fichaje de empleados

Actualizar el sistema de fichaje de tus trabajadores no es una opción, sino una obligación.

Los métodos tradicionales, como el registro horario en papel, son más engorrosos y propensos a errores. No solo eso, sino que también te roban mucho tiempo.

Y por si fuera poco, este tipo de sistemas ya están en el punto de mira de la ley.

Vamos a desarrollar todos estos puntos.

👉 1. Problemas comunes en los restaurantes con métodos de fichaje tradicionales

¿Cuántas tardes has pasado volcando la información de las hojas de firma en tu Excel de control?

Ese es uno de los grandes problemas de los métodos de fichaje de empleados tradicionales: el tiempo que te roban. 

Además, ojo con extraviar alguna de las hojas de firmas… porque recuerda que la ley te obliga a almacenar el registro de horas durante 4 años.

Y hablando de temas legales.

Fichar en papel es legal, sí: pero se considera un sistema poco fiable y fácil de manipular. De hecho, hay empresas que han tenido problemas por utilizar este método de control horario. 

¿La alternativa?

Hay muchas… pero como te decíamos, una de las más interesantes es utilizar una app para fichar en el trabajo con el móvil.

👉 2. Beneficios de implementar una aplicación de fichaje

Una aplicación de fichaje para controlar las horas de trabajo de tu equipo te permite: 

• Automatizar el proceso de control horario.
• Reducir los errores humanos.
• Mantener un registro a tiempo real de las entradas y salidas de tu equipo.

Resumiendo: ahorras tiempo (que podrás invertir en otras tareas más productivas de la gestión de tu negocio) y cumples a rajatabla con la ley (lo que te blinda frente a posibles sanciones si recibes una inspección).

Pero claro, para que todo esto se cumpla, tienes que implementar este sistema de control de entradas y salidas de la manera correcta.

¿Cómo?

Siguiendo los 6 pasos que te vamos a explicar ahora. ;)

Nota: otro sistema de fichaje digital que se hizo bastante popular fue el fichaje biométrico. Sin embargo, como te explicamos en este post sobre los 5 sistemas de fichaje de empleados que utilizan las empresas más populares, el sistema de fichaje biométrico plantea bastantes dudas a nivel legal. De hecho, el fichaje con huella digital ya no se considera legal al considerarse que no protege la privacidad de los trabajadores.

✅ Paso 1: Evalúa las necesidades de tu restaurante

Antes de lanzarte a elegir una herramienta, es esencial que entiendas bien cuáles son las necesidades específicas de tu establecimiento. 

No todas las aplicaciones de fichaje para restaurantes te ofrecen las mismas funcionalidades, así que este primer paso es crucial para asegurarte de que escoges la adecuada.

👉 1. Auditoría para identificar problemas del sistema de fichaje actual

Empieza por analizar cómo está funcionando el sistema para fichar en el trabajo que usas actualmente. 

Revisa si hay errores habituales y aspectos a mejorar. A partir de ahí, tendrás una idea clara de lo que necesitas cambiar.

Por ejemplo, imagina que uno de los principales retos a los que te enfrentas ahora mismo es el control de las horas extraordinarias: como sigues llevando el registro horario en papel, tienes que sumar las horas extras de tus empleados a mano.

Este trabajo te quita mucho tiempo. 

Además, es muy fácil que te equivoques sumando y le pagues a un empleado más o menos horas de las que les corresponden.

Pues ya sabes que debes buscar una app de control horario que te ayude con esta tarea.

👉 2. Recopilación de datos y obtención de feedback del personal

Si necesitas recabar información sobre cómo está funcionando tu sistema de fichaje, tus empleados son la mejor fuente posible. ;) 

Ellos lo utilizan a diario, y podrán contarte de primera mano las complicaciones que encuentran a la hora de fichar. 

Así podrás escoger un sistema que resulte cómodo tanto para ti como para ellos.

✅ Paso 2: Selecciona la app de fichaje ideal para ti

Ahora que tienes una idea clara de lo que necesitas, es el momento de buscar la app de fichaje laboral que mejor se adapte a tu restaurante. 

Veamos el proceso a seguir.

👉 1. Investiga qué funcionalidades necesitas

No todas las aplicaciones para fichar ofrecen las mismas características, así que debes investigar cuáles son las funcionalidades que realmente te van a ser útiles. 

Revisa qué problemas identificaste durante la fase de evaluación y busca una app que te ofrezca lo necesario para resolverlos.

Por ejemplo: “Necesito una herramienta que se integre con mi sistema de nóminas, para que las horas extra se contabilicen de manera automática y no tener que sumarlas yo a mano”.

👉 2. Compara diferentes apps de fichaje

No te quedes con la primera opción que encuentres: dedica tiempo a comparar diferentes softwares.

• ¿Qué funcionalidades incluyen?
• ¿Parecen sencillas de utilizar?
• ¿Qué opinan otros usuarios de ellas?

Si lo necesitas, contacta con las empresas para pedirles más información (incluso algunas podrían hacerte una demostración gratuita).

✅ Paso 3: Planifica la implementación

Supongamos que ya te has decantado por una aplicación concreta. 

Ahora tienes que planificar el proceso que vas a seguir para implementarla en tu restaurante.

👉 1. Establece objetivos claros y medibles

Debes tener muy claro qué quieres lograr con el nuevo sistema. 

Establece objetivos y métricas de control que te permitan saber si has conseguido solucionar los problemas que habías detectado.

Hablamos de objetivos como:

• “Reducir en un X % el tiempo que dedico a la gestión de las horas extra”.
• “Conseguir que todos mis empleados se acuerden de fichar a la entrada y a la salida”.

Seguimos.

👉 2. Crea una planificación para la implementación

Diseña un plan detallado que incluya todas las etapas de la implementación, desde la configuración inicial hasta el seguimiento posterior. 

Esto te ayudará a mantener todo bajo control y asegurarte de que no se te escape ningún detalle.

Luego desarrollaremos estos puntos.

👉 3. Asigna roles y responsabilidades

Involucra a tu plantilla en el proceso de implementación de la nueva app y déjales claro qué esperas de ellos.

De esta forma la transición hacia el nuevo sistema será más suave. ;)

✅ Paso 4: Configuración y personalización de la app

La mayoría de las aplicaciones te ofrecen cierta libertad para configurar sus opciones.

Lo desarrollamos.

👉 1. Configura la app según necesidades y reglas del restaurante

Personaliza las opciones de la app para que se ajuste perfectamente a las normas y políticas de tu restaurante. 

Por ejemplo, con el sistema de control horario de Combo (nuestro software de gestión de RR. HH.) puedes configurar opciones como que:

• Si un empleado tiene que entrar a su puesto a las 8 a.m., pero llega a las 8:05 o a las 7:55 a.m., en el sistema quedará registrado que llegó a las 8 a.m., (es decir, se le dará prioridad a la hora planificada frente a la hora real).
• Si se retrasa más de 5 minutos, le saltará un aviso para que deje un comentario explicando el motivo.

Si quieres saber más sobre Combo y su sistema de control horario, al final del post te contamos algo que te interesará.

Pero de momento, puedes echarle un ojo a esta página para conocer todas sus ventajas. 

👉 2. Integra la app de fichaje con las demás usadas en el restaurante

Tu aplicación para fichar debe funcionar de manera conjunta con:

• Tu software de planificación de turnos: de esta forma podrás controlar de forma automática si un trabajador se retrasa, o si ha echado horas extra.
• Tu gestor de nóminas: lo que te permitirá automatizar el pago de las horas extraordinarias.

Esto es más sencillo si todas estas herramientas forman parte de un mismo software, como en el caso de Combo.

👉 3. Realiza pruebas piloto y ajustes posteriores

Antes de lanzarte de lleno a utilizar la app que has escogido, ¿por qué no haces un pequeño testeo?

Prueba a utilizarla durante una semana, por ejemplo (a la vez que sigues usando tu sistema de control horario habitual). 

Así podrás detectar posibles problemas y hacer los ajustes necesarios.

✅ Paso 5: Capacita y escucha al personal

La tecnología por sí sola no es suficiente. Necesitas que tu equipo sepa cómo utilizarla para sacarle el máximo partido.

👉 1. Desarrolla sesiones de formación para el personal

Organiza sesiones de formación donde expliques a tu equipo cómo usar la nueva aplicación 

Asegúrate de que todos entiendan su funcionamiento e invítalos a hacer preguntas para aclarar cualquier duda. La formación es clave para una adopción exitosa.

👉 2. Solicita feedback al personal para hacer los ajustes necesarios

Las sesiones de capacitación son un buen momento para conocer la opinión de tu equipo sobre la nueva herramienta de control horario. 

Pregúntales si la ven útil, si creen que le falta alguna funcionalidad concreta…

Quizá haya alguna carencia o problema que tú no habías tenido en cuenta, pero los miembros de tu plantilla sí.

✅ Paso 6: Monitorización y evaluación

La implementación no termina cuando todos empiezan a usar la nueva app. 

Es crucial que sigas supervisando su uso y evaluando si está cumpliendo con los objetivos que te planteaste.

Te damos algunas ideas.

👉 1. Monitoriza el uso de la app y evalúa su impacto

Revisa cómo se está utilizando la app de fichaje laboral.

¿Se han solucionado los problemas que detectaste durante la evaluación inicial? ¿Han surgido otros obstáculos a los que debas prestar atención? 

Durante este proceso lo ideal es que vuelvas a pedirle regularmente feedback a tu equipo, para que te cuenten qué tal se están adaptando al nuevo sistema.

👉 2. Realizar ajustes según el feedback y la monitorización

Lo normal es que, durante los primeros días, tengas que hacer algunos ajustes en la configuración de la herramienta (o incluso en el nuevo proceso de fichaje).

Así, poco a poco, irás adaptando la app que has escogido a las necesidades de tu restaurante.

✅ Conclusiones

Como has visto, las apps para fichar en el trabajo como la de Combo te ofrecen muchos beneficios.

Pero lo más importante es que:

• Elijas aquella que mejor se ajuste a tus necesidades.
• La implementes de la manera adecuada, involucrando a tu equipo en el proceso.
• Controles que gracias a esa app, tu sistema de control horario ha mejorado.

Si aplicas todos los consejos que te hemos dado a lo largo de este post, estamos seguros de que modernizar tu sistema de fichaje no será ningún problema. 

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¡Te vemos muy pronto!