El registro de jornada laboral en papel, ¿es legal? Aquí te lo explicamos (+1 alternativa a las hojas de firmas tradicionales)

Los registros de jornada laboral en papel están en un punto gris de la ley.

En teoría, la normativa actual todavía permite utilizar este sistema para realizar el control horario de tu negocio…

Pero la realidad no es tan sencilla, e incluso hay empresas que han tenido problemas por seguir utilizando las hojas de firma físicas (de hecho, ahora mismo están en el punto de mira de las instituciones públicas).

Por eso con este post queremos darte claridad.

Aquí vamos a explicarte:

• Qué dice exactamente la ley respecto al registro de la jornada laboral (y qué formatos están permitidos para realizar este registro).
• Los inconvenientes de realizar el control horario mediante hojas de firmas.
• Una alternativa más objetiva y fiable para controlar las jornadas de tu personal.

Pero mejor empezamos por las bases…

✅ Qué dice la ley sobre el registro de la jornada laboral en papel: conceptos básicos

El control horario es obligatorio desde el 2019, con la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. 

Pero aunque ya han pasado unos años desde su implantación, esta ley todavía sigue generando dudas.

Y para complicar más todavía el asunto, a lo largo del tiempo han ido surgiendo sentencias judiciales que matizan algunos aspectos de la ley (y que como dueño de un negocio es importante que conozcas).

Por eso ahora vamos a hacer un repaso general a todo lo que dice la normativa vigente respecto al registro de la jornada de trabajo.

👉 1. Qué es un registro de jornada laboral y qué información debe contener

El registro de jornada laboral o control horario es un documento (digital o físico) donde se recoge el tiempo de trabajo de cada uno de los miembros de tu personal.

En este documento deben estar reflejadas con precisión las horas de entrada y salida de cada trabajador.

¿Y qué pasa con las pausas durante el turno de trabajo?

Si estas pausas se consideran tiempo de trabajo efectivo y forman parte de la jornada (como suele ocurrir, por ejemplo, con la pausa para el café), la ley no te obliga a registrarlas. 

Pero en la práctica es recomendable que lo hagas, para evitar posibles problemas durante una inspección de trabajo.

👉 2. ¿Todas las empresas están obligadas a implementar este control horario?

Sí.

Todas las empresas de todos los sectores (salvo excepciones muy concretas) deben llevar un registro exhaustivo de las jornadas de sus trabajadores, con independencia de su tamaño u organización.

Esto también afecta a los trabajadores móviles (repartidores, comerciales, etc.).

👉 3. ¿Durante cuánto tiempo hay que almacenar los registros de jornada?

La ley obliga a las empresas a guardar durante 4 años los documentos en los que se han registrado las horas de entradas y salidas de su personal.

Durante este periodo, un inspector de trabajo podrá solicitar en cualquier momento ver estos registros, por lo que deberás tenerlos a mano y bien organizados.

👉 4. En qué soporte se debe realizar este registro

Sobre esto, el real decreto no se pronuncia.

Las empresas pueden aplicar cualquier sistema que les permita llevar un registro exacto y fiable de las horas de entrada y salida de su personal, ya sea físico o digital.

Así que sí: el uso de las hojas de firmas entra dentro de la ley.

Aunque esto tenemos que matizarlo un poco…

✅ “Entonces, ¿puedo seguir llevando el control horario en papel?” Sí, pero ojo a sus inconvenientes…

Como hemos visto, el registro de jornada laboral en formato físico (hojas de firmas) está permitido por la ley.

Pero eso no significa que sea la opción más recomendable.

Y es que este sistema tiene sus luces y sombras, y de hecho hay empresas que han tenido problemas legales por llevar el control horario con hojas de firmas en papel.

Te lo explicamos en detalle.

👉 1. La información es más fácil de manipular

Cuando un trabajador rellena una hoja de firmas a mano, es imposible corroborar si las horas de entrada y salida que ha puesto son las correctas.

Eso hace muy complicado llevar un control preciso de los retrasos, las horas extra realizadas, etc. 

Por eso es preferible utilizar sistemas de fichaje digitalizados, en los que las horas de entrada y salidas se registran automáticamente (lo que se traduce en una mayor transparencia y seguridad).

Y no lo decimos nosotros, sino la mismísima Audiencia Nacional. 

En una sentencia contra RENFE, la Audiencia Nacional determinó que el registro en papel no permite controlar con precisión la jornada laboral real de los trabajadores. En su lugar, recomendaba implementar un sistema de control horario informático.

Así que sí, la ley de control horario permite usar las hojas de firmas físicas … pero eso no significa que sea una buena idea.

👉 2. Tus trabajadores pierden más tiempo

Con el fichaje en papel es bastante habitual que se produzcan retrasos.

Cada trabajador tiene que dedicar unos segundos a firmar, apuntar la hora a la que entra o sale… y si tienes muchos trabajadores en plantilla, eso puede hacer que se formen colas y que algunos entren más tarde a su puesto de trabajo.

Con un sistema de fichaje digital el proceso es mucho más rápido, por lo que evitas este problema.

👉 3. Es muy fácil que se te traspapele alguna hoja (y eso puede traerte problemas)

Cada día que tu negocio está abierto tienes que almacenar, como mínimo, una nueva hoja de firmas.

Teniendo en cuenta que en un año hay unos 260 días laborales, eso son alrededor de 970 hojas de firmas almacenadas a lo largo de 4 años (el periodo que te obliga la ley a guardar los registros de jornada).

Y si trabajas en un sector donde es común abrir 6 o incluso los 7 días de la semana, como en la restauración o la hostelería, esta cifra se multiplica.

¿Te imaginas lo sencillo que es que algunas de estas hojas se acaben perdiendo?

Si eso ocurre, el día en que tengas una inspección de trabajo corres el riesgo de sufrir una sanción.

👉 4. Si quieres digitalizar la información, pierdes mucho tiempo

Algunas empresas pasan a formato digital los registros horarios de su personal. Por ejemplo, para calcular de forma más sencilla la parte variable de las nóminas (horas extraordinarias, nocturnas, etc.).

Pero con este sistema:

• Pierdes mucho tiempo (sobre todo si tienes un número elevado de trabajadores en plantilla).
• Es muy fácil cometer errores y pagarle a un trabajador más o menos de lo que le corresponde.

Si necesitas tener las horas de entrada y salida de tus trabajadores digitalizadas, lo ideal es que las registres directamente mediante un sistema informático.

✅ Una alternativa al registro de la jornada laboral en papel: el fichaje con firma digital

Supongamos que has decidido digitalizar el control horario de tu negocio. 

¿Cómo puedes hacerlo?

Una opción es implementar un sistema de firma digital como el que te ofrece Combo.

Con este sistema, instalas la app de Combo en una tablet que pones a disposición de tus trabajadores para que registren sus entradas, salidas y pausas en un par de clics.

Te explicamos las ventajas de usar este sistema.

👉 1. Registro de horas 100 % automatizado (y fiable)

Con la firma digital, las horas de entrada y salida de tu equipo se registran automáticamente en tu sistema.

Se acabaron las dudas y malentendidos respecto a retrasos, ausencias, horas extra…

👉 2. Almacenamiento en la nube = cero riesgo de traspapelado

Toda la información de las jornadas de tus trabajadores se guarda en la nube.

Si un día tienes que consultar los registros de un periodo concreto, solo tienes que buscarlo en tu sistema y en pocos segundos tendrás la información a mano.

Olvídate de almacenar montañas infinitas de hojas de firmas (y sobre todo, del miedo a que alguna de ellas se traspapele).

👉 3. Más control sobre retrasos y ausencias

Imagina que un empleado llega 20 minutos tarde a su puesto de trabajo.

Con el sistema de fichaje digital, ese retraso se registrará automáticamente en el sistema. Además, te saltará una alerta a tiempo real para avisarte de esa incidencia.  

Así estás al tanto de todo.

👉 4. Sistema más rápido y cómodo para tu personal

¿Recuerdas cuando antes te dijimos que con las hojas de firma en papel se producen retrasos?

Con el fichaje digital, cada trabajador solo tiene que hacer clic en su nombre y firmar con el dedo. De esta forma el proceso se vuelve mucho más cómodo y ágil.

👉 5. Foto aleatorizada durante el fichaje

Puedes configurar Combo para que realice una foto aleatorizada durante el fichaje. Así no habrá dudas sobre la identidad del trabajador que está firmando en ese momento.

En negocios como la hostelería, con este sistema también puedes comprobar si el trabajador llevaba puesto su uniforme de trabajo en el momento de fichar.

La transparencia es total.

✅ Fichaje digital + sistema de planificación de turnos = máximo control

El sistema de fichaje con firma digital de Combo te ahorra quebraderos de cabeza y simplifica el control horario de tu equipo.

Pero cuando la combinas con el sistema de planificación de turnos es cuando alcanza todo su potencial.

Y es que:

• Si hay algún cambio en la planificación prevista (horas extra no planificadas, retrasos, ausencias), el cuadrante se actualiza al instante.
• Como el sistema lleva un control de las horas reales que ha trabajado cada empleado, se encarga de calcular por ti las horas extraordinarias y nocturnas que ha echado cada trabajador.
• Además, Combo también cuenta con una herramienta de gestión de nóminas, que te permite calcular automáticamente la parte variable de las nóminas de todo tu equipo (dile adiós a las tardes interminables volcando esta información en Excel y los errores al teclear). ;)

“Todo esto suena muy bonito, pero ¿y si luego no sé cómo usar la herramienta? Las hojas de firmas por lo menos sé cómo funcionan”.

No te preocupes porque esto no es ningún problema.

Para empezar, usar el sistema de fichaje digital es sencillísimo: solo tienes que instalar la app en una tablet (exactamente igual que cualquier otra app de tu móvil; la descargas y te registras).

Pero además, es que puedes probar Combo sin ningún riesgo, porque dispones de una prueba de 7 días totalmente gratuita.

Así puedes comprobar por ti mismo cómo funciona nuestro software y ver si se ajusta a tus necesidades.

¿Listo para dar el salto al fichaje digital?

Pues el primer paso es hacer clic en el enlace y acceder a la prueba gratuita.

¡Te vemos dentro!