Optimización de procesos en restaurantes: claves para mejorar la eficiencia y la rentabilidad (con un caso práctico desarrollado)

Este post va a ser un poco especial.

Y es que aquí te vamos a hablar sobre la optimización de procesos en restaurantes, sí… pero desde la perspectiva de Julián.

Julián es el gerente de un restaurante japonés. 

Desde que abrió su establecimiento Julián tenía claro que, si quería destacar y mantenerse en el mercado, debía cuidar al milímetro la calidad de sus platos y el servicio que reciben sus clientes. 

Por eso elaboró un manual de procesos muy detallado, donde ofrece instrucciones precisas a su equipo para que sepan cómo actuar en cada situación.

Y aunque al principio le dieron buen resultado (de hecho su restaurante ha ganado bastante fama en su zona), desde hace un tiempo parece que esos procesos ya no funcionan como antes.

Las ventas han caído últimamente, y cada vez recibe más quejas de clientes y reseñas negativas.

Por eso va a tratar de:

• Identificar qué procesos concretos están fallando y por qué.
• Implementar medidas para optimizarlos y volver a ofrecer un servicio de la misma calidad que antes.

Veamos cómo lo hace.

✅ El primer paso para optimizar los procesos de tu restaurante: identificar oportunidades de mejora

Lo único que sabe ahora mismo Julián es que sus clientes están descontentos y que las ventas han bajado.

Pero sabe que eso es el síntoma, no la enfermedad; necesita encontrar la raíz del problema y entender qué fases concretas del servicio que ofrece a sus clientes están fallando y por qué.

Estos son los pasos que da.

👉 1. Análisis de las métricas

Julián no solo diseñó en su día un manual de procesos muy desarrollado. 

Además, también implementó una serie de medidores para controlar que esos procedimientos se ejecutaran de la manera correcta.

Gracias a eso, ahora tiene muchos datos sobre los que trabajar. 

Tras analizar las métricas, detecta que los clientes tardan mucho en recibir sus platos (de hecho, el tiempo medio de espera parece haber aumentado en los últimos meses). 

Esto es algo de lo que también se quejan muchos clientes en sus reseñas.

Además, algunos también mencionan que la calidad de los platos ha bajado, especialmente los de sushi y sashimi.

Ahora necesita descubrir por qué está ocurriendo esto.

👉 2. Observación directa

Durante unos días, Julián decide observar de primera mano cómo trabaja su equipo para entender qué puede estar fallando.

En la sala todo marcha bien: los camareros se coordinan a la perfección y, cuando hay un cliente insatisfecho, el mâïtre interviene personalmente. 

Donde parece haber más problemas es en el proceso de elaboración de los platos.

Al analizar cómo trabaja su brigada de cocina, Julián detecta varios problemas importantes:

• Los cocineros no están bien compenetrados, lo que hace que unos elaboren muchos más platos que otros o incluso que alguna comanda se quede sin atender.
• Además, hace poco amplió su plantilla y contrató más cocineros. Pero aunque se incorporaron hace ya unos meses, todavía no dominan las técnicas para cortar el pescado crudo y elaborar las piezas de sushi, por lo que ralentizan el servicio.

Ahora Julián ya sabe qué está fallando dentro del servicio. Pero para entender la causa de esos problemas, decide hablar con su chef.

👉 3. Habla con tu equipo

Julián le plantea a su chef los problemas que ha detectado en su brigada de cocina y le pregunta qué puede estar ocurriendo.

Este le explica que se encuentra desbordado.

Hasta hace unos meses, Julián todavía se encargaba de elaborar los cuadrantes de turnos de su personal. Pero desde que amplió la plantilla, delegó esta responsabilidad en sus jefes de equipo.

Para su chef esto ha supuesto mucho tiempo de trabajo extra, y más de una vez ha cometido errores.

Errores como asignar turnos a una persona que estaba de vacaciones, porque no tenía bien controlado quién estaba disponible para trabajar y quién no.

Además, como ahora tiene más carga de trabajo, no ha podido invertir el tiempo necesario en formar a los nuevos cocineros; de ahí que algunos de ellos todavía tengan problemas para elaborar los platos de sushi.

Julián toma nota de todas las necesidades de su chef de cara a replantear el sistema de trabajo de su establecimiento.

✅ Ya sabes qué procesos hace falta optimizar; ahora, ¿cómo lo vas a hacer?

Julián ya tiene claro qué procesos de su sistema de trabajo están fallando. 

Ahora toca trabajar sobre ellos y optimizarlos. ;)

👉 1. Redefine los procesos actuales

Lo primero que hace es replantear el proceso de onboarding del personal de cocina.

Hasta ahora, el chef se ocupaba de explicarles cómo elaborar los platos de la carta y luego supervisaba su desempeño durante las semanas posteriores.

Pero ahora que hay más personal que antes y que su chef también tiene más carga de trabajo, este sistema no funciona.

Por eso decide hacer cambios.

Ahora:

• Los nuevos cocineros recibirán una formación inicial por parte del chef.
• Durante las semanas posteriores trabajarán bajo la supervisión de un cocinero con más experiencia, que será quien se encargue de corregirlo y seguir enseñándole.

De esta manera le quitará presión a su chef y podrá mantener al mismo tiempo la calidad de los platos.

👉 2. Comunícale a tu equipo los cambios

Tras replantear el proceso de onboarding, Julián se reúne con su brigada de cocina para explicarles el nuevo sistema de trabajo. De esta forma se asegura de que todos entiendan el motivo de estos cambios.

Además, durante la reunión también resuelve las dudas de sus cocineros respecto al nuevo sistema.

👉 3. Capacita a tu equipo

Pero diseñar nuevos protocolos no es suficiente; también es necesario que el personal del restaurante sea capaz de ejecutarlos correctamente.

Julián lo sabe, y por eso decide organizar una jornada de formación para sus cocineros más experimentados, donde les explica cómo corregir y enseñar a un compañero nuevo. 

A modo de práctica, Julián les pide que acompañen a los miembros del equipo que se incorporaron más recientemente y que todavía tienen problemas para elaborar las piezas de sushi y sashimi.

Esto le permite comprobar si el nuevo proceso de capacitación interna funciona como él espera.

👉 4. Invierte en herramientas para simplificar el trabajo de tu equipo

Con las medidas que ha implementado hasta ahora, Julián ya le ha quitado un poco de presión a su chef.

Pero sabe que con eso no es suficiente.

Si no le ofrece los recursos necesarios para organizar los cuadrantes de su equipo, seguirán produciéndose errores que afecten a la calidad del servicio.

Además, a la hora de planificar los turnos ahora debe tener en cuenta que los cocineros recién incorporados deberán estar supervisados por un compañero (así que tendrá que valorar si en esos turnos hará falta poner a un cocinero extra).

Tras valorar diferentes opciones, Julián decide implementar el software Combo, que (entre otras opciones) incluye una herramienta de gestión de turnos.

Con este software, su chef:

• Puede generar turnos favoritos y reutilizarlos (o directamente duplicar un cuadrante entero que le funcione bien).
• Si comete un error, como asignar turnos a una persona ausente, le salta una alerta.
• En el apartado de “Vista general” puede ver cuántos cocineros ha asignado a cada turno, para asegurarse de que haya suficientes.
• Cuenta con métricas de productividad para detectar si en algún turno había personal de más o de menos.
• Puede avisar fácilmente a un cocinero de que tendrá que supervisar a otro compañero en un turno determinado.

Gracias a esta herramienta, la gestión de los turnos de su equipo le lleva 3 veces menos tiempo que antes. Y además, las alertas automáticas le evitan muchísimos errores.

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✅ ¿Cómo ha cambiado la situación de Julián tras implementar todos estos cambios?

Durante los meses siguientes, Julián sigue supervisando a su equipo y controlando su desempeño.

Y poco a poco nota que las medidas que ha implementado dan resultados.

Los tiempos de espera del servicio se reducen, y los platos de sushi y sashimi recuperan su calidad habitual.

En el proceso surgen nuevos fallos que necesita subsanar, pero Julián vuelve a aplicar el mismo procedimiento de “Análisis + Optimización” y los va solucionando.

De esta forma, las reseñas positivas vuelven a subir. Y las ventas también, claro. ;)

Con esto termina el caso de Julián… pero ojo que todavía tenemos una cosa más que contarte.

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Antes te hablamos de Combo y de su herramienta de gestión de turnos. Pero esa es solo una de las muchas funcionalidades que te ofrece.

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• Control horario digitalizado: puedes implementar un sistema de fichaje con firma digital para que los horarios de entrada y salida de tu personal se registren automáticamente en el sistema. Así no tendrás que volcar los datos de tus hojas de firmas a Excel.
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