Ejemplos de gastos de un restaurante + cómo categorizarlos + estrategias para reducirlos

¿Cuánto cuesta abrir y mantener un restaurante?

No es una pregunta sencilla de responder…

Y es que cada local tendrá unas necesidades económicas diferentes en función de:

• El tipo de comida que sirve.
• La zona en la que se encuentra.
• El perfil de público al que se dirige.
• Y un largo etcétera.

Pero sí que hay cierto consenso sobre a cuánto deberían ascender, de media, los gastos de un restaurante para que sea viable financieramente.

De eso te hablamos en este post.

Aquí te vamos a explicar:

• Los principales gastos de un restaurante y cómo se distribuyen.
• Cómo categorizarlos dentro de tu presupuesto.
• Claves para reducirlos sin perjudicar la calidad de tu servicio.

Pero mejor vamos paso por paso…

✅ ¿Cuáles son los gastos de un restaurante más importantes? 

Los podemos agrupar en las siguientes categorías:

• Suministros (materia prima, mobiliario, facturas, equipamiento…): aquí se concentran la mayor parte de los costes de un restaurante. Pero dentro de esta categoría, el reparto varía mucho. Por ejemplo, la compra de materias primas puede llegar a suponer el 30-35 % de tus ventas mensuales, mientras que las facturas de agua, luz y/o gas no deberían superar el 10-15 %.
• Alquiler: o hipoteca, en el caso de que tengas un local en propiedad. Lo que recomiendan los expertos es que este coste sea inferior al 10 % de tus ventas mensuales.
• Nóminas del personal: de media, esta partida supone entre el 25 y el 30 % de la facturación mensual de un restaurante, incluso un poco más en función de sus dimensiones.
• Marketing: aquí incluimos todas aquellas acciones destinadas a posicionar tu local y atraer clientes. Aquí el gasto total dependerá de cuánto puedas invertir.
• Gastos administrativos: impuestos, licencias, gestoría… en este caso influyen muchos factores.

Importante.

Ten en cuenta que estas cifras son orientativas y pueden variar según el tipo de negocio. Por ejemplo, un restaurante gourmet que trabaje con ingredientes de alta calidad gastará más en materias primas que un bar.

Pero con esto ya te puedes hacer una idea general.

✅ Tipos de gastos de un negocio de restauración (o cómo categorizarlos dentro de tu presupuesto)

A grandes rasgos existen dos formas de organizar los gastos de tu negocio hostelero:

• Según su relación con las ventas mensuales (fijos y variables).
• Según su relación con la propia actividad del negocio (directos e indirectos).

Los vemos por separado.

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👉 1. Fijos y variables

En primer lugar, podemos diferenciar entre aquellos gastos que varían en función de las ventas y los que no.

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➡️ A. Fijos

Como su nombre indica, los gastos fijos o recurrentes se mantienen estables todos los meses, sin importar cuántos clientes tengamos.

Aquí tendríamos:

• El alquiler.
• La amortización del equipamiento.
• Las nóminas de los empleados.
• Seguros y otros servicios (videovigilancia, mantenimiento periódico de equipos, etc.).

Estos costes pueden cambiar de forma puntual (por ejemplo, te pueden subir el alquiler) pero lo normal es que siempre pagues lo mismo.

Ahora vamos con su contraparte…

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➡️ B. Variables

En esta categoría incluiremos todos los gastos que fluctúan en función de las ventas mensuales. Por ejemplo:

• La compra de las materias primas.
• Las facturas (si hay más actividad en el restaurante gastarás más agua, luz y/o gas).
• Etc.

Aquí también podemos incluir otros costes puntuales, como la reparación de un electrodoméstico que se ha roto o la compra de nuevo equipamiento. 

Aunque sean variables, es importante que en tu presupuesto anual incluyas una previsión de cuánto esperas gastar en cada una de estas partidas.

Según avancen los meses podrás ir haciendo ajustes si ves que las previsiones no se corresponden con la realidad.

Por ejemplo, si en mitad del año hay escasez de una materia prima concreta y su coste en el mercado aumenta, tendrás que modificar tu presupuesto (y de paso, hacer cálculos para decidir si todavía te sale rentable usar ese ingrediente o lo eliminas de tus platos).

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👉 2. Directos e indirectos

Vamos ahora con otra forma de categorizar los gastos de tu negocio de hostelería:

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➡️ A. Directos

Los gastos directos u operativos de un restaurante son aquellos que se relacionan directamente con el servicio que ofreces. Aquellos que son imprescindibles para mantener el negocio en activo.

En este grupo tenemos:

• La inversión en materia prima.
• Los sueldos del personal.

Como vimos antes, estos gastos se comerán la mayor parte del presupuesto del restaurante, por lo que es crucial tenerlos muy bien controlados y tratar de reducirlos todo lo posible.

Pero cuidado con recortar demasiado, porque eso podría afectar a la calidad del servicio que ofreces. 

Una cosa es buscar un proveedor que te ofrezca unos precios más competitivos, y otra muy diferente es comprar ingredientes de peor calidad para ahorrar dinero…

➡️ B. Indirectos

Los que no están ligados directamente al servicio que ofreces.

En este grupo encontramos:

• Los impuestos derivados de tu actividad.
• Las facturas de suministros.
• Los gastos de gestoría.
• La inversión en programas informáticos (para llevar la contabilidad, para la gestión de nóminas y horarios, etc.).

Estos gastos suelen tener un impacto menor en tu facturación mensual, y en algunos casos están fuera de tu control (por ejemplo, no puedes decidir cuántos impuestos pagas).

Pero también es interesante que busques maneras de reducirlos.

Eso es lo siguiente que vamos a ver.

✅ 4 estrategias para reducir costes y aumentar la rentabilidad de tu restaurante

Para explicarte esta parte, pongamos el caso de Roberto.

Roberto es el gerente de un restaurante de comida india en el centro de Málaga. 

En los últimos meses la rentabilidad de su local ha bajado. Así que ha decidido tomar cartas en el asunto y buscar formas de reducir sus gastos para revertir la situación.

¿Quieres saber cómo lo hace? 

Pues sigue leyendo.

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👉 1. Comprueba qué platos tienen menos demanda

Dentro de la carta del restaurante hay dos variantes de tikka masala:

• Con pollo.
• Con cordero.

Tras revisar las comandas de los últimos meses, Roberto descubre que la versión del tikka masala con cordero tiene muy poca demanda.

A la mayoría de los comensales no les gusta el sabor fuerte de esta carne y apenas la piden. Eso ha hecho que en el almacén se hayan acumulado las piezas de cordero (que además es un producto más caro).

Teniendo esto en cuenta, Roberto decide que va a suprimir ese plato de la carta, además de otros dos que también llevan cordero y que tampoco tienen mucha salida. 

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👉 2. ¿Estás desperdiciando materias primas?

Roberto decide hablar con todo su personal para buscar posibles soluciones. 

Cuando se sienta con el jefe de cocina, este le comenta un problema que podría afectar también a la rentabilidad del restaurante:

“Tenemos un par de cocineros que desperdician mucha comida. Son rápidos y trabajan bien, pero cuando deshuesan una pieza de pollo, por ejemplo, tiran bastante carne que se podría aprovechar si la cortasen mejor”.

Roberto sabe que esos pequeños desperdicios, sumados a lo largo del tiempo, pueden tener un impacto relevante en los gastos.

Lo habla con el jefe de cocina y decide que va a invertir en una formación para sus cocineros, para que aprendan a aprovechar mejor los ingredientes.

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👉 3. ¿El tamaño de las raciones es el adecuado?

Al tratar el tema con los camareros, sale a la luz otro problema que Roberto no había tenido en cuenta.

Las raciones que sirven en su restaurante son bastante generosas, y Roberto pensaba que esa era una de las claves de su éxito… pero según le cuentan los camareros, la realidad es que muchos comensales acaban dejando sobras en el plato.

Para prevenir estos desperdicios, Roberto le dice al jefe de cocina que reduzcan un poco las raciones en los platos que suelen volver más llenos.

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👉 4. Automatiza procesos en tu restaurante

Roberto sabe que recortar gastos es útil, pero a la larga no es un camino sostenible para aumentar la rentabilidad (hay un límite a los recortes que puede hacer sin afectar al servicio).

Por eso, además de todas las medidas que ha aplicado, también decide buscar formas de aumentar la productividad de la plantilla.

¿Cómo?

Uno de los problemas que le comenta su equipo de cocina es que las comandas en papel son confusas. Se desorganizan, se pierden, a veces la letra no se entiende… y eso hace que los pedidos se retrasen.

Este era un problema del que Roberto ya estaba al tanto, y se planteaba instalar un sistema de comandas digitalizado. Así que decide implantarlo.

Pero no se queda ahí.

Roberto sabe que la rentabilidad del restaurante también depende de él y de cómo de eficiente sea en su labor como gerente.

Algunos de los problemas que tiene Roberto en su día a día son que:

• Los empleados siguen fichando en papel, lo que le obliga a revisar una por una las hojas de firmas para saber cuántas horas ha trabajado cada uno (y eso alguna vez lo ha llevado a cometer un error).
• Además, como tiene bastantes empleados, gestionar los turnos resulta complejo y le ocupa mucho tiempo.

Por eso decide buscar un software de recursos humanos para restaurantes, que le permita automatizar parte de esos procesos.

De esta forma podrá ocupar su tiempo en otras tareas más productivas. Por ejemplo, en buscar nuevas formas de aumentar la rentabilidad del local. ;)

Y hablando de eso…

✅ A veces la mejor forma de reducir los gastos de tu restaurante es… invertir en las herramientas adecuadas

Herramientas como Combo.

Combo es un software de gestión de recursos humanos para restaurantes que te ayuda a:

• Agilizar procesos y ahorrar tiempo (¡hasta un 80 %!).
• Evitar errores humanos.
• Comunicarte con tu equipo de forma más efectiva.
• Reducir los costes de tu restaurante.

¿Cómo?

Gracias a sus múltiples funcionalidades:

• Tienes toda la información de tu equipo en un mismo lugar (horas trabajadas, vacaciones, ausencias, permisos, incorporaciones y salidas…).
• Puedes guardar un turno en “Favoritos” para reutilizarlo las veces que quieras.
• La app te avisa si el horario que has diseñado entra en conflicto con la normativa y/o el convenio colectivo.
• Combo se puede instalar en una tablet para que tus empleados fichen de forma digital (¡adiós a las hojas de firmas en papel!).
• También lleva un control de las horas que ha trabajado cada empleado y de la parte variable de la nómina. Y con un solo clic le puedes enviar toda esta información a tu gestor.
• Además también te permite conocer la productividad de cada local (comparando la masa salarial con los ingresos generados). 

¿Lo mejor?

Que puedes probar Combo durante 7 días de manera gratuita (sin introducir tu tarjeta y sin ningún tipo de compromiso). 

Pruébalo y verás cómo tus tiempos bajan… y la rentabilidad se dispara.

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