Top herramientas de gestión de calendarios de turnos en restaurantes

Una herramienta de gestión de calendarios puede ayudarte (¡y mucho!) a controlar y distribuir los turnos de trabajo de tu equipo.

¿El problema?

Pues que como hay tantas diferentes, no siempre es fácil descubrir cuál encaja mejor con las necesidades de tu establecimiento.

Por eso este post.

Aquí te vamos a explicar los principales criterios y factores que debes tener en cuenta a la hora de escoger una herramienta de este tipo para tu restaurante.

Y además, también hemos hecho una comparativa con algunos de los mejores softwares de gestión de turnos del mercado (así ya te damos parte del trabajo hecho). ;)

¿Empezamos?  

✅ Criterios para elegir la herramienta para tu restaurante

Como decíamos, hay muchísimas herramientas para crear los cuadrantes de turnos de trabajo de tu negocio.

Por eso lo primero que debes tener claro es: ¿en qué me fijo para elegir una? ¿Qué aspectos debería analizar?

Lo vemos.

👉 1. Interfaz fácil de usar

La herramienta que elijas debería tener un diseño intuitivo. 

Esto os ahorrará tiempo tanto a ti como a tu equipo, y os permitirá sacarle el máximo partido desde el primer día.

¿Cómo puedes valorar esto?

La mejor manera es a través de una prueba gratuita o demo (la mayoría de softwares las ofrecen).

👉 2. Funcionalidades esenciales para la creación de turnos

Valora también qué funcionalidades te ofrece cada herramienta y si encajan con lo que necesitas.

Como mínimo, un sistema de gestión de turnos debería ayudarte a:

• Planificar tus cuadrantes de manera más rápida.
• Saber en todo momento qué miembros de tu plantilla están ausentes o de vacaciones (y así no ponerles turnos por error).
• Controlar cuánto personal has asignado a cada servicio, para que nunca te falte ni te sobre ningún trabajador.

Piensa qué áreas de la gestión de turnos te dan más problemas en tu día a día y escoge una herramienta que pueda ayudarte.

👉 3. Planificación automática de turnos

Muchas herramientas de gestión de turnos incluyen sistemas de automatización.

¿Eso significa que la propia herramienta se encarga de elaborar los cuadrantes por ti? 

No. 

Una herramienta no sabe qué miembros de tu plantilla trabajan mejor juntos, cuáles tienen menos afinidad… Por eso nadie va a saber mejor que tú cómo crear un calendario de turnos eficiente para tu restaurante.  

Lo que sí puede hacer un software de este tipo es automatizar algunas tareas más rutinarias (por ejemplo, con alertas automáticas que te avisan si has cometido algún error).

👉 4. Capacidad de adaptación según las necesidades del restaurante

Cada establecimiento es diferente. 

Por eso, el software de planificación que elijas debe ser capaz de adaptarse a tus necesidades y retos concretos. 

Y no solo a los retos actuales, sino también a los que te vendrán en el futuro.

Un ejemplo: quizá ahora solo diriges un único local, pero de aquí a 3-5 años tienes intención de abrir más.

En ese caso, escoge una herramienta que te permita gestionar el personal de diferentes establecimientos al mismo tiempo. 

Así no tendrás que cambiarla cuando empieces a expandirte (lo que te obligaría a familiarizarte con otro programa distinto y empezar “de cero”).

👉 5. Posibilidad de añadir las preferencias del personal

Un buen software de gestión de turnos también debe ponértelo fácil para gestionar las necesidades de tu equipo.

Por ejemplo, quizá un miembro de tu plantilla: 

• Acaba de tener un hijo y durante los próximos meses necesitará descansar los fines de semana.
• Sufre una dolencia que no le permite trabajar más de X horas seguidas.

Si tienes en cuenta las necesidades de tu personal cuando planifiques tus turnos (siempre dentro de lo posible), su motivación aumentará.

Y ya sabes que un equipo motivado es un equipo que rinde mejor. ;) 

✅ Factores clave para elegir la mejor herramienta

Ya hemos visto lo “básico” que debe cumplir un buen software de gestión de turnos.

Ahora vamos más allá y te explicamos algunos criterios cruciales para escoger la herramienta que mejor se adapte a tu restaurante.

👉 1. Evaluar el costo-beneficio

¿Cuánto estás dispuesto a invertir en esa herramienta de gestión de turnos?

Lo más sencillo sería revisar tu presupuesto anual y valorar cuánto puedes gastarte como máximo… pero vamos a plantearlo de otra manera.

Pregúntate:

• ¿A qué clase de problemas te enfrentas a la hora de elaborar los turnos de tu personal? (Ej.: Te cuesta controlar quién está de vacaciones o ausente).
• ¿Qué consecuencias tienen esos problemas? (Ej.: A veces asignas turnos a trabajadores que no están disponibles, y eso hace que el servicio se ralentice).
• ¿Cómo están afectando esos problemas a tu rentabilidad? (Ej.: ¿Cuánto dinero estás perdiendo por los retrasos y errores en el servicio?).

Piensa que un programa de cuadrante de turnos no es un gasto, sino una inversión.

Y lo importante es que esa inversión te salga rentable (ya sea porque te ayuda a evitar errores que te cuestan dinero, o porque te permite ganar tiempo extra para dedicárselo a otras tareas más relevantes para tu negocio).

👉 2. Opciones de suscripción y planes

Muchas herramientas trabajan con diferentes planes o niveles de suscripción con precios cerrados.

Y esto está bien… a veces.

Pero ¿qué pasa si tu plan actual se te queda corto, pero ascender al siguiente ya no te saldría rentable?

En estos casos puede ser más interesante escoger una herramienta que te ofrezca planes más abiertos. Planes donde el precio de la suscripción varíe en función del número de trabajadores de tu plantilla, por ejemplo.

Así tendrás más flexibilidad para escalar a medida que tu negocio crezca.

👉 3. Calidad del soporte al cliente

El soporte es fundamental y puede marcar una gran diferencia en tu experiencia. 

Asegúrate de que te ofrezcan un soporte rápido y eficiente, y que esté disponible cuando lo necesites. 

👉 4. Recursos formativos sobre la herramienta

Por último, es importante que el proveedor de ese software de gestión cuente con recursos formativos como tutoriales, guías y videos. 

Esto facilitará que tú y tu equipo os adaptéis rápidamente a ella y que aprovechéis al máximo todas sus funcionalidades. 

✅ Análisis de las mejores herramientas de calendario de turnos para restaurantes

Ahora que tenemos las bases claras, pasamos a la parte más práctica del post y analizamos algunas de las mejores herramientas del mercado para la gestión de turnos de un restaurante.

👉 1. Combo 

Empezamos con Combo, nuestro software de gestión de recursos humanos.

Con Combo puedes:

• Agilizar la creación de turnos: porque te permite crear plantillas de turnos. Gracias a estas plantillas, en pocos segundos puedes tener el cuadrante de turnos de toda la semana listo. 
• Simplificar la comunicación con tu equipo: Combo cuenta con una app móvil desde la que tus empleados podrán consultar sus turnos de trabajo. Así no tienes que enviarles el cuadrante por WhatsApp.
• Adaptarte a las necesidades de tu personal: también puedes indicar si un trabajador tiene alguna restricción respecto a sus horarios de trabajo. Por ejemplo, si Marta (una de las cocineras de tu equipo) no puede trabajar los jueves, lo indicas en el sistema. Si en algún momento le pones un turno de trabajo un jueves, te saltará un aviso para recordarte que ese día Marta no está disponible.  
• Gestionar de forma sencilla las ausencias, bajas y vacaciones: tu equipo puede solicitar sus vacaciones y ausencias a través de la aplicación de Combo. Estas ausencias se reflejan automáticamente en el cuadrante. Así, al planificar los turnos de una semana concreta, sabrás exactamente quién está disponible y quién no.
• Evitar errores (con las alertas automáticas): un punto muy interesante de Combo es que se conecta con tu convenio colectivo. Si tu planificación no respeta algún punto del convenio (el número máximo de horas de trabajo a la semana, las pausas para comer, los descansos de 12 horas entre turnos) te salta una alerta automática.
• Controlar que no te falte nadie: con la visión general puedes saber de un vistazo cuántos trabajadores has asignado a un servicio y su rol (cocinero, chef, etc.). Si te falta alguien, lo sabrás al instante.
• Reaccionar rápidamente ante imprevistos: ¿te ha fallado un trabajador a última hora? Con Combo puedes ver quién está disponible para cubrir esa ausencia.
• Conocer la productividad real de tu negocio: Combo calcula la productividad de tu local con relación a la masa salarial. Así puedes saber cuántos trabajadores necesitas exactamente en cada servicio.

Si quieres profundizar más en todas estas funcionalidades, aquí te las explicamos en detalle.

👉 2. aTurnos

aTurnos es un programa de gestión de turnos tanto fijos como rotativos. 

Este software te permite crear plantillas de cuadrantes que puedes reutilizar cuando quieras, ahorrándote tiempo en la planificación semanal o mensual. 

Además, al igual que Combo tiene la capacidad de conectarse con tu convenio para avisarte si tu planificación no lo cumple.

Uno de sus principales peros es que no te permite conocer tu coeficiente de productividad (una métrica crucial para medir el rendimiento de tu equipo y ajustar tus costes de personal).

Pero aun así puede ser una opción interesante.

👉 3. Factorial HR

Factorial es una herramienta generalista, pensada para adaptarse a diferentes tipos de negocios. 

Entre sus principales características podemos destacar su sistema de gestión de ausencias, que te permite saber rápidamente quién está disponible y quién no. 

También cuenta con una aplicación de turnos de trabajo desde la que tu equipo puede consultar sus cuadrantes.

El inconveniente es que carece de algunas funcionalidades interesantes para el sector de la restauración (por ejemplo, no se conecta a tu convenio colectivo para avisarte si tu planificación lo incumple).

👉 4. Sesame HR

Otra aplicación para organizar turnos de trabajo bastante conocida.

Sesame HR cuenta con diferentes opciones para agilizar la creación de los turnos de trabajo, como:

• Avisos automáticos si le asignas turnos a un empleado ausente o de vacaciones.
• Visión general de todos los turnos.
• Posibilidad de crear plantillas predefinidas.

Sesame no se conecta con tu convenio colectivo, pero sí te permite crear restricciones a mano (por ejemplo, puedes configurar una alerta para que el sistema te avise si no has respetado las 12 horas de descanso entre turnos).

Además, también cuenta con una app móvil para que tus empleados puedan consultar sus turnos y comunicarse con el resto del equipo. 

👉 5. TuGesto

Cerramos esta lista de las mejores apps para cuadrantes de trabajo del mercado con TuGesto. 

El sistema de gestión de turnos de esta herramienta presenta varias características parecidas a las de las anteriores.

Además, dentro del creador de turnos de trabajo puedes indicar cuánto personal necesitarás en cada servicio, y así asegurarte de que no te falte nadie. 

Eso sí, no cuenta con alertas automáticas si asignas turnos a una persona ausente, o si no cumples con el convenio.

✅ Resumen de la comparativa

Te hemos volcado mucha información encima de golpe, lo sabemos.

Así que para ponértelo un poco más fácil, te dejamos esta tabla comparativa donde revisamos los principales puntos de las herramientas que hemos visto.

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✅ Conclusiones

Organizar los turnos de tu personal puede ser todo un reto, pero también una oportunidad para ofrecer un mejor servicio y cuidar, al mismo tiempo, la calidad de vida de tus empleados.

Y ahí es donde entran las herramientas de gestión como Combo, que te permiten prevenir errores y optimizar tus cuadrantes.

Aunque sabemos que lo mejor es que lo veas por ti mismo…

✅ ¿Quieres probar Combo de forma totalmente gratuita?

Ya te hemos explicado largo y tendido cómo mejora la gestión de turnos de trabajo con Combo, porque te permite:

• Asegurarte de que cuentas con el personal óptimo en cada servicio.
• Evitar confusiones y errores.
• Adaptarte a las necesidades de tu equipo para mejorar su motivación.

Pero nos ha faltado hablarte sobre todas sus otras funcionalidades (la generación de nóminas, el control horario digitalizado, la gestión de la documentación de tu equipo…).

Si quieres experimentar por ti mismo todas sus funcionalidades, lo mejor es que accedas a la prueba gratuita de 7 días.

Entrando en el enlace tienes el formulario (y tranquilo que no te vamos a pedir datos bancarios de ningún tipo).

¿Listo para mejorar la gestión de tus RR. HH.?