Cómo crear un calendario de turnos eficiente para tu restaurante | Combo

Organizar los calendarios de turnos de tu equipo es una de las tareas más cruciales (y complejas) de la gestión de un restaurante.

No es tan sencillo como hacer el reparto de turnos al azar… tienes que encontrar un equilibrio entre:

• La carga de trabajo en cada servicio.
• El personal del que dispones en cada momento.
• Las necesidades de tu equipo.

Unos turnos poco eficientes afectarán tanto al desempeño de tu personal como a su bienestar.

Por eso este post.

Aquí vas a encontrar una guía completa donde te explicamos cómo organizar los turnos de trabajo de tu restaurante de manera eficaz.

Y ojo porque también te vamos a mostrar (con ejemplos prácticos) cómo puedes mejorar la gestión de turnos de trabajo con Combo… pero no nos adelantamos y empezamos por el principio. ;)

✅ Principios clave para crear un calendario de turnos eficiente

Esto ya lo hemos mencionado al principio del artículo, pero ahora vamos a desarrollarlo.

Para elaborar los cuadrantes horarios de tu restaurante hay 3 factores que debes tener en cuenta:

👉 1. Equilibrio entre demanda y recursos

En primer lugar, veamos cómo asignar al número de trabajadores óptimo en cada turno.

➡️ A. Analiza los patrones de demanda para asignar al personal adecuado

Lo primero que debes hacer es revisar la carga de trabajo en cada servicio.

Analiza aspectos como:

• El volumen de facturación diario.
• El cociente de productividad de tu establecimiento (una métrica que mide la relación entre los ingresos generados y el gasto en salarios; si no sabes cómo calcular e interpretar esta métrica, aquí te lo explicamos).

Esto te permitirá saber en qué turnos concretos hay más trabajo.

➡️ B. Asegura que cada turno tenga asignada la cantidad de empleados según la demanda

El siguiente paso es revisar tus cuadrantes de turnos para asegurarte de que están bien planificados.

Por ejemplo: 

Imagina que te has puesto a revisar los cocientes de productividad de tu establecimiento durante el mes de julio. 

Y has descubierto que todos los jueves por la noche, este índice se dispara (la productividad es mucho más alta que el resto de la semana).

¿Qué puede estar pasando?

Pues quizá es que los jueves por la noche estás teniendo más clientes de lo normal (es verano y la gente sale más a menudo a cenar). Pero no has tenido en cuenta este pico de demanda al planificar los turnos.

Para mantener la calidad del servicio, tendrás que asignar al menos a un cocinero y un camarero más para el servicio de cena de los jueves.

👉 2. Flexibilidad y adaptabilidad

Al planificar tus cuadrantes, es importante que también tengas en cuenta las necesidades de tu equipo y los posibles imprevistos que puedan surgir.

Veamos algunas claves en este sentido.

➡️ A. Considerar las preferencias de los empleados para mejorar su satisfacción y rendimiento

Trata de respetar en la medida de lo posible las necesidades de tu equipo.

Por ejemplo, si un miembro de tu plantilla tiene que ir a recoger a sus hijos al colegio al mediodía, podrías asignarle turnos de noche cuando trabaje de lunes a viernes. O permitirle que entre y salga una hora antes.

Esto no siempre es posible, lo sabemos. 

Pero si tu equipo ve que haces lo posible por adaptarte a sus necesidades, su motivación aumentará (y ya sabes que un empleado motivado rinde más).

➡️ B. Facilidad para realizar ajustes rápidos ante cambios inesperados

Un trabajador te avisa a última hora de la noche de que está enfermo y mañana no podrá ir a trabajar.

Los imprevistos como este ocurren, y tienes que estar preparado para afrontarlos.

Para eso tienes que poder identificar rápidamente qué otro miembro de tu plantilla podría acudir en su lugar.

Luego te hablaremos de una herramienta que te ayudará mucho con esto…

✅ Errores comunes en la planificación de turnos y cómo evitarlos

Ahora vamos a ver algunos de los fallos más habituales a la hora de planificar los turnos de trabajo de tu personal (y posibles soluciones).

👉 1. Asignación de personal no adecuada

Este error lo mencionamos antes, pero ahora vamos a desarrollarlo.

➡️ Problema: Impacto negativo en el servicio

¿Qué ocurre cuando tienes a menos personal del necesario en un mismo turno?

Pues que:

• Tu personal acaba sobrecargado (y acaban desmotivados, sufren excesivo estrés…).
• Aumenta el número de trabajadores que se dan de baja (por estrés, por accidentes laborales…).  
• Se producen errores y retrasos en el servicio que hacen que tus clientes se vayan descontentos.

Y si ocurre al revés (si asignas a más personal del necesario), tu rentabilidad caerá.

➡️ Solución: Herramientas para planificar turnos

Puedes utilizar un gestor de turnos: un software que te ayuda a tener siempre el personal óptimo en cada servicio.

Este tipo de herramientas te ofrecen:

• Estadísticas para medir la carga de trabajo en cada turno.
• Funcionalidades específicas para evitar errores durante la planificación.

Luego te hablaremos más en profundidad de esto.

👉 2. Falta de comunicación y transparencia

Otro error común, y que puede tener consecuencias muy graves.

Veamos cuáles y cómo prevenirlo.

➡️ Problema: Confusión y conflictos entre los empleados

Imagina que has hecho cambios en el cuadrante de turnos de la próxima semana, pero algunos de tus empleados no se han enterado porque:

• Te olvidaste de avisarles.
• Pusiste un aviso por el grupo de WhatsApp de la empresa, pero algunos trabajadores no llegaron a verlo porque en ese grupo se envían muchísimos mensajes.

Este tipo de fallos pueden ocurrir de manera puntual… pero si se convierten en algo habitual, entonces tendrás que ponerle remedio cuanto antes.

➡️ Solución: Herramientas de gestión de notificaciones automáticas

Lo ideal es que, cuando hagas cambios en los turnos de trabajo, tus trabajadores reciban una notificación automática (en su móvil, en su correo…).

Y sí: también hay programas de gestión de turnos que te permiten hacer justo eso. ;)

Hablando de eso… ya va siendo hora de que te presentemos a Combo.

✅ Qué ofrece Combo para la gestión eficiente de turnos

Combo es un software diseñado para facilitarte la gestión de tus recursos humanos. Y una de sus funcionalidades estrella es, precisamente, su sistema de gestión de turnos.

Te contamos sus ventajas.

👉 1. Automatización y precisión

Combo te permite automatizar la gestión de turnos de tu restaurante.

Así es como funciona.

➡️ A. Planificación de turnos de trabajo automática

Con Combo puedes:

• Generar plantillas de horarios: con el creador de turnos de trabajo favoritos. Solo tienes que indicar el horario y el puesto, y guardar ese turno como plantilla para reutilizarlo cuando quieras. Además, puedes crear diferentes turnos de trabajo para cada equipo (porque los horarios de los camareros de un restaurante no son los mismos que los de un cocinero, por ejemplo).
• Duplicar un cuadrante entero: si tienes una planificación que te funciona bien, reutilízala para la próxima semana.

Además, te avisa si hay trabajadores ausentes o de vacaciones. Y si tu cuadrante no respeta el convenio colectivo, te salta una alerta automática.

Así es mucho más complicado que cometas un fallo.

Una vez hayas terminado, tu equipo podrá revisar sus turnos de trabajo en la aplicación móvil de Combo (y si se produce algún cambio en la planificación, también podrán verlo).

NOTA: y hablando de automatización.

Combo también te permite controlar de forma automática las horas de entrada y salida de tu personal, gracias a la firma digital. Y luego utiliza este registro para calcular de forma automática cuánto tienes que pagarles a tus empleados en su próxima nómina.

Si quieres profundizar, tienes este artículo donde te explicamos cómo integrar el control de registro horario con la nómina de empleados y sus beneficios.

➡️ B. Consideración de preferencias del personal

¿Recuerdas el ejemplo que te pusimos antes del trabajador que tenía que recoger a su hijo del colegio?

Supongamos que has llegado a un acuerdo con él para no asignarle turnos de mediodía de lunes a viernes. Para no olvidarte, vas a su ficha en Combo (la idea es que cada miembro de tu equipo tenga su propia ficha de empleado) y lo apuntas.

Así el sistema te lo recordará cuando planifiques los horarios.

👉 2. Reportes y análisis

Ahora veamos cómo puedes utilizar Combo para analizar el desempeño de tu personal y optimizar la planificación horaria.

➡️ A. Monitorea y ajusta turnos según necesidades

Combo te ofrece métricas de control para saber si has organizado bien tus turnos.

Por ejemplo, ¿recuerdas cuando antes hablamos del cociente de productividad? Pues puedes conectar Combo con tu caja registradora para que calcule este cociente de forma automática.

Si un día tienes una productividad muy por encima o por debajo de la media, ya sabes que algo está fallando y puedes tomar medidas.

➡️ B. Optimiza continuamente el calendario de turnos

Pero las herramientas por sí solas no hacen nada.

La idea es que aproveches la información que te ofrece Combo para optimizar de manera continua tus cuadrantes de turnos.

Con el tiempo (entre las estadísticas de Combo y tu propia experiencia) irás afinando el proceso para alcanzar el equilibrio perfecto entre las necesidades de tu establecimiento y las de tu equipo.

👉 3. Descarga gratis la plantilla gratuita de cuadrante horario de Combo

¿No tienes claro si un software de gestión de turnos como Combo es lo que necesitas y prefieres empezar por algo más sencillo?

Sin problema.

Puedes descargar nuestra plantilla gratuita de cuadrante horario.

La plantilla no solo te permite organizar los horarios de trabajo de tu restaurante, sino que también te dice cuántas horas les has asignado a cada trabajador. 

Además, en ella también puedes registrar todas las ausencias, vacaciones y bajas previstas para tenerlas en cuenta cuando elabores los turnos.

Eso sí, si quieres dar el salto a una planificación de turnos más profesional (y automatizada)… ojo al final del artículo que todavía te tenemos una sorpresa preparada. ;)

✅ Conclusiones

Como has visto, planificar los turnos de un restaurante no consiste solo en “cubrir huecos”.

También debes tener en cuenta las necesidades de tu personal y su bienestar.

Esto no solo hará que tu equipo esté más motivado y atienda mejor a tus clientes, sino que también reducirá la rotación de personal en tu negocio (uno de los mayores retos que afronta el sector de la hostelería ahora mismo).

Los restaurantes que sepan conjugar todos estos elementos tendrán una ventaja competitiva enorme en el futuro. 

Y ahí es donde un software especializado como Combo puede ayudarte.

Hablando de eso…

✅ Ya te hemos contado todo lo que te ofrece Combo para la gestión de tu calendario de turnos, pero… ¿y si lo pruebas GRATIS?

Sí, hemos dicho gratis. ;)

Y es que tienes una prueba gratuita de 7 días. 

Así podrás comprobar por ti mismo todas las ventajas de utilizar una herramienta de planificación de turnos como Combo.

“¿Pero me vais a cobrar algo cuando acabe la prueba gratuita?”.

No, porque para registrarte solo tienes que introducir tu email (no te pedimos ni tu tarjeta de crédito ni tus datos bancarios). Una vez termine el periodo de prueba, no se realizará ningún tipo de cobro automático.

Ahora que lo sabes… 

>> Entra aquí y experimenta por ti mismo cómo te ayuda Combo a mejorar la eficiencia y la satisfacción de tu equipo.