¿Cómo elegir un sistema ERP para restaurantes? Las características esenciales + comparativa

Contabilidad.

Ventas.

Inventario.

Gestión de reservas y distribución de mesas.

Son muchísimas las pequeñas (y no tan pequeñas) tareas diarias que mantienen en funcionamiento un negocio hostelero.

Tareas que puedes simplificar o incluso automatizar gracias a la tecnología.

Y una de las más utilizadas son los software de gestión o ERP (siglas de “Enterprise Resource Planning”).

Pero:

• ¿Qué características debe cumplir un buen sistema ERP para restaurantes?
• ¿Y qué opciones existen en el mercado?

A esas dos preguntas vamos a responder en este post.

Prepárate, que empezamos.

✅ [Software ERP para restaurantes] Cómo elegir el más adecuado para ti

Existen muchas soluciones de ERP diferentes.

Pero a la hora de escoger el tuyo, deberías hacerte estas preguntas:

👉 1. ¿Para qué lo necesitas?

Un sistema ERP puede contar con funcionalidades muy diversas, entre las que se incluyen:

• Sistema de facturación y control de ventas (TPV).
• Contabilidad.
• Gestión de mesas.
• Administración de inventario y almacenamiento.
• Gestión de reservas.
• Planificación de menús.
• CRM (Customer Relationship Management).

La cuestión es: ¿qué necesidades de tu negocio debe cubrir el ERP que contrates? 

Por ejemplo, imagina que tú ya tienes instalado un software de CRM para gestionar la información de tus clientes, y estás satisfecho con él.

En ese caso, no necesitas que el ERP que vas a contratar cuente con esta funcionalidad, pero sí que sea capaz de integrarse con tu CRM actual.

De lo que se trata no es de escoger la solución de software más completa, sino aquella cuyas opciones se adapten a lo que necesitas (porque no vas a pagar por cosas que no te hacen falta, ¿verdad?). ;)

👉 2. ¿Se puede integrar con otras herramientas?

Y hablando de integración. 

Si ya estás usando una determinada herramienta, te interesa que el software que contrates sea capaz de integrarse con ella.

De esta forma podrás cruzar datos y extraer conclusiones útiles para optimizar tu estrategia de negocio.

Por ejemplo, puedes llevar un registro de los pedidos de cada cliente, para conocer sus hábitos de consumo y ofrecerles promociones personalizadas.

O saber qué clientes vienen más a menudo para ofrecerles descuentos y ventajas especiales, con el objetivo de fidelizarlos a largo plazo.

👉 3. ¿Es fácil de manejar?

El sistema ERP que instales debe tener una interfaz intuitiva. Así, tu personal no tendrá que pasarse días o semanas aprendiendo a utilizarlo. 

Para saber si el que tú quieres contratar cumple con esta característica, busca tutoriales de ese sistema y revisa las opiniones de clientes que ya lo están empleando.

👉 4. ¿Te sale rentable?

Quizá tengas en mente un ERP que te ofrece funcionalidades muy avanzadas, pero ¿realmente vas a sacarles partido?

¿El beneficio que te ofrecen es superior al coste de la licencia?

Si la respuesta es “No”, será preferible que busques un software más básico, pero que se adapte mejor a las necesidades reales de tu negocio.

Eso sí, el siguiente punto también es importante…

👉 5. ¿Es escalable?

Muchos proveedores de ERP para hostelería ofrecen planes específicos para empresas de diferentes tamaños.

Así, a medida que tu restaurante vaya creciendo, podrás contratar un plan superior y acceder a funcionalidades más avanzadas.

Si tu sistema ERP no es escalable, con el tiempo necesitarás buscar otro proveedor (lo que supondría volver a configurar el sistema desde cero, que tu personal se familiarice con él, etc.).

👉 6. ¿Te ofrecen un buen soporte técnico?

Esto es vital.

Imagina que se produce un error informático y el sistema TPV deja de funcionar. Esto provocará retrasos en el servicio y te puede hacer perder dinero.

En situaciones así, necesitas tener la seguridad de que el servicio técnico responderá rápido y encontrará una solución al problema lo antes posible.

✅ [Análisis] Estos son algunos de los mejores ERP para hostelería

Ahora sí, vamos a lo que de verdad te interesa. ;)

Veamos algunas de las soluciones de ERP disponibles en el mercado y sus características.

👉 1. FrontRest

A simple vista, FrontRest no es un software que entre por los ojos. Y es que la interfaz de este ERP presenta un aspecto un poco anticuado.

Pero no te dejes engañar por las apariencias. 

FrontRest es una herramienta con muchas funcionalidades interesantes para gestionar la facturación y las ventas de un restaurante (de hecho, es un software especializado en el sector de la restauración).

Entre ellas tenemos:

• Gestión de comandas (con la posibilidad de implementar modificaciones en el plato según lo demande el cliente).
• Implementación de ofertas y promociones especiales.
• Un sistema de pedido a domicilio, que registra la información de un cliente y la asocia a su número de teléfono. Así, la próxima vez que realice un pedido, el sistema cargará automáticamente sus datos.
• Un sistema digital de pedidos para cocina (KDS), que permite que las comandas se muestren en una pantalla digital. También tiene la opción de conectarse con una impresora de comandas.
• Generación de informes y estadísticas de ventas.
• Recetario de todos los platos del restaurante (además calcula el coste y el margen de beneficio de cada plato).
• Posibilidad de implementar sistemas de fidelización (programa de puntos, tarjetas VIP, etc.).

Además, este software se puede instalar en diferentes dispositivos (como una tableta) para implementar las telecomandas.

Es un software básico, pero puede cubrir perfectamente las necesidades de un restaurante medio o pequeño. 

>> Haz clic aquí para saber más sobre FrontRest.

👉 2. Simplygest Hostelería

A diferencia del anterior, Simplygest no es un software de gestión especializado en hostelería.

Pero sus múltiples funcionalidades lo convierten en una opción muy interesante para cafeterías, bares y restaurantes de todos los tamaños.

Entre otras opciones, incluye:

• Más de 500 modelos prediseñados de informes de contabilidad, facturas, tickets, etc. Además, puedes personalizarlos para adaptarlos a tus necesidades concretas.
• Control de compras y ventas. 
• Gestión de reservas.
• Mapeo de salas, con la posibilidad de modificar a tiempo real la distribución de las mesas (por ejemplo, si un grupo de comensales junta dos mesas, puedes reflejarlo en la interfaz del software).
• Sistema de CRM.

Lo más interesante con diferencia es que se trata de un sistema modular.

Eso significa que puedes empezar con las opciones básicas, y luego ir añadiendo nuevas funcionalidades a medida que lo necesites (¿recuerdas lo que dijimos sobre la escalabilidad del software?). 

>> Haz clic aquí para saber más sobre SimplyGest.

👉 3. Cuiner

Cuiner es un software de gestión diseñado ad hoc para el sector hostelero.

Y esa especialización se nota.

Este programa cuenta con la mayoría de las funcionalidades que hemos visto en los anteriores de la lista (TPV, sistema digital de pedidos en cocina, informes financieros, etc.).

Pero además de eso, también incluye otras opciones dirigidas específicamente a negocios del sector HORECA, como:

• Sistema de reservas automáticas: el software se integra con tu web y te permite recibir reservas de manera automática las 24 horas del día.
• Carta digital: la plataforma te permite diseñar y modificar digitalmente la carta de tu restaurante.
• Facturación centralizada: muy útil si diriges una franquicia con varios locales.
• Sistemas de fidelización de clientes: para lograr que tus clientes vuelvan varias veces.
• Informe de alérgenos: mientras toma la comanda, el camarero podrá consultar a tiempo real los alérgenos de cada plato e informar al cliente.
• Elaboración de escandallos: para conocer el margen de beneficio de cada plato.

Cuiner cuenta con varios planes adaptados a negocios hosteleros de diferentes tamaños.

Las principales son:

• Cuiner Lite: la versión más básica, con opciones limitadas. Solo se puede usar en un único local.
• Cuiner Pro: este plan amplía las funcionalidades de Cuiner Lite. Entre otras características, permite su instalación en múltiples establecimientos.
• Cuiner Central: pensada especialmente para franquicias y cadenas de restaurantes.

Además, también tiene disponibles versiones específicas como Cuiner Reservas o Cuiner Comander, en el caso de que te interese contratar solo uno de estos módulos por separado. 

>> Haz clic aquí para saber más sobre Cuiner.

👉 4. Odoo

El caso de Odoo es bastante interesante.

Y es que a diferencia de los otros de esta lista, Odoo es un sistema ERP para restaurantes gratuito.

Además, se trata de una aplicación web, lo que significa que no necesitas instalarlo. Y lo puedes utilizar en todos los dispositivos (tanto ordenadores como tabletas o smartphones, e incluso en puntos de venta).

Y sabemos lo que estás pensando:

“Esto es demasiado bonito para ser verdad, ¿dónde está la trampa?”.

Pues… la realidad es que sí que hay un “pero”.

Con Odoo, solo la primera aplicación que instales es gratuita (aunque eso sí, podrás usarla para siempre, no hay ningún límite ni periodo de prueba).

Pero si quieres ir añadiendo nuevas funcionalidades, por esas sí tendrás que pagar.

Aun así, puede resultar una opción bastante interesante, por lo que lo mejor es que compruebes por ti mismo si esta herramienta cumple con tus necesidades.

>> Haz clic aquí para saber más sobre Odoo.

👉 5. Ofibarman

Cerramos la lista con otro software específico para bares y restaurantes: Ofibarman. 

Entre sus funcionalidades más interesantes se incluyen:

• Gestión de trazabilidad de los alimentos.
• Generación automática de informes de contabilidad.
• Análisis de las ventas que ha generado cada camarero, para conocer su desempeño individual.

Ofibarman te ofrece una demo gratuita con funcionalidades limitadas.

En el caso de que quieras acceder a las opciones más avanzadas, tendrás que contratar uno de sus planes de pago (está disponible mediante pago único o con suscripción mensual).

>> Haz clic aquí para saber más sobre Ofibarman.

✅ Todavía nos queda un elemento clave en la gestión de restaurantes…

Hemos hablado de varias de las áreas más importantes en la gestión de un restaurante (contabilidad, ventas, información de los clientes, inventariado, etc.), pero nos falta una fundamental.

La gestión de los recursos humanos.

Y es que en un restaurante, los recursos humanos son:

• Una de las tareas que más tiempo consume (entre planificar turnos, calcular las nóminas, etc.).
• Una de las principales partidas presupuestarias.

Por eso existen soluciones de software especializadas en la gestión de RRHH de un restaurante, que te permiten simplificar y automatizar muchas de estas tareas.

Un ejemplo es nuestro software Combo, que te ofrece funcionalidades como:

• Control de las horas trabajadas de tu equipo.
• Cálculo automático de la parte variable de las nóminas.
• Control de la productividad de tu establecimiento (para optimizar la masa salarial).
• Planificación de turnos en un par de clics.
• Comunicación directa con todos los miembros de tu equipo.

Gracias a estas y a otras de sus funcionalidades puedes reducir muchísimo (¡hasta en un 80 %!) el tiempo que dedicas a la gestión de RRHH tu restaurante.

¿Quieres probarlo por ti mismo?

>> Pues entra aquí y rellena el formulario para acceder a la demo gratuita de 7 días de Combo.

Y tranquilo, porque no necesitas introducir tu tarjeta ni tus datos bancarios. ;)

¡Te vemos muy pronto!

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