Consejos para mejorar el horario de trabajo de tu restaurante

Gestionar los horarios de trabajo en un restaurante puede ser todo un reto.

Hay mil factores a tener en cuenta (las fluctuaciones de la demanda, las ausencias y vacaciones, las necesidades de tu personal, la normativa…).

Un error en la planificación de turnos puede tener un impacto muy negativo en el servicio que ofreces a tus clientes, e incluso en la motivación de tu personal.

Por eso en este post queremos echarte una mano.

Aquí vamos a explicarte cómo hacer un horario de trabajo efectivo, y te damos consejos para:

• Ajustar la planificación a las demandas de cada servicio.
• Diseñar cuadrantes que cuiden a tu personal y mejoren el ambiente laboral.
• Ofrecer el mejor servicio posible a tus clientes. 
• Y además, cumplir con la normativa vigente.

¿Preparado?

Pues ¡vamos allá!

✅ Consejos para crear un horario laboral para un restaurante

Como te adelantábamos en la introducción del post, la planificación de horarios de tu restaurante va a tener un impacto crucial en:

• La productividad de tu equipo.
• El clima laboral de tu establecimiento.
• El servicio que ofreces.

Pero seguro que esto ya lo sabes…

Lo que quizá no tengas tan claro es cómo organizar bien los turnos de tu personal para alinear las necesidades de tu restaurante y las de tu equipo.

En ese caso, atento a los consejos que vamos a darte.

👉 1. Analiza las necesidades del restaurante

Lo primero que deberías hacer es estudiar la situación de tu establecimiento, para saber en qué servicios necesitas más personal.

Lo desarrollamos.

➡️ A. Identifica los picos de demanda

Revisa tus históricas de ventas para saber:

• En qué días de la semana sueles tener más clientes.
• Los periodos del año donde la demanda aumenta.

Esto te permitirá organizar los turnos de tu personal de manera óptima para ofrecerles a tus clientes un servicio de la máxima calidad.

➡️ B. Revisa las tareas diarias

Pero no todo gira en torno al servicio al cliente.

Habrá miembros de tu equipo que tendrán otro tipo de responsabilidades (limpieza, gestión de inventario, etc.).

Y esto es algo que también debes tener en cuenta a la hora de planificar tus turnos. 

Por ejemplo: en un turno con un gran volumen de clientes, quizás necesites que uno de los miembros de tu brigada de cocina se centre en cargar y descargar el lavaplatos, cantar y controlar las comandas, etc.

En ese caso, es posible que tengas que asignar a una persona extra para ese turno (y así evitar que los tiempos de espera durante el servicio se alarguen).

Sobre este tema te hablamos más en profundidad ahora.

👉 2. Establece los cargos y funciones del personal

A la hora de  crear un horario laboral, asegúrate de definir con claridad las funciones de cada miembro de tu equipo. 

Esto te permitirá repartir los turnos de manera más efectiva.

➡️ A. Cada empleado debe entender sus funciones y responsabilidades

Es fundamental que cada uno de tus trabajadores tengan claras sus responsabilidades y las tareas que deben llevar a cabo en cada turno. 

Así evitarás malentendidos y te asegurarás de que todos los miembros de tu plantilla trabajen de manera coordinada.

➡️ B. Define un plan de sustituciones para cubrir ausencias

A veces ocurren ausencias inesperadas (un trabajador que se pone enfermo, un miembro de tu equipo que sufre un accidente y se da de baja…). 

Por eso debes estar preparado para ajustar tu planificación rápidamente.

Una posibilidad es saber previamente qué miembros de tu equipo están dispuestos a echar horas extra (porque no tienen otras obligaciones ni cargas familiares), y así saber a quién puedes llamar en caso de emergencia. 

👉 3. Considera las necesidades del personal

Para que todo funcione bien en tu restaurante, es fundamental que tus empleados estén contentos. 

Y uno de los puntos clave en este sentido es tener en cuenta sus necesidades y preferencias.

➡️ A. Ten en cuenta las preferencias horarias de los empleados

Cuando planifiques los horarios, trata de respetar las peticiones de tus empleados. 

Esto no siempre será posible, pero intenta tenerlas en cuenta para que tu equipo se sienta más valorado y motivado.

De esta forma mejorará su rendimiento y se reducirá la rotación de personal.

➡️ B. Planifica rotaciones para evitar la sobrecarga de trabajo

¿Recuerdas cuando antes hablamos de que debes identificar los turnos donde haya más carga de trabajo?

Pues es importante que te asegures de que estos turnos se repartan de forma equitativa entre los diferentes miembros de tu plantilla.

Quizá te tiente poner en esos turnos siempre a los miembros de tu equipo que trabajan mejor, a los que tienen más experiencia… pero eso puede hacer que acaben sobrecargados y que su rendimiento baje.

👉 4. Emplea herramientas de planificación

Incluso con todos los consejos que te hemos dado a lo largo del post, la realidad es que planificar los turnos de tu personal sigue siendo un reto.

Pero por suerte no estás solo. ;)

Existen herramientas de planificación de turnos rotativos que pueden ayudarte en esta labor.

Te lo explicamos en detalle.

➡️ A. Usa software para crear y gestionar horarios

Una aplicación de gestión de personal para restaurantes te permite organizar tus cuadrantes de turnos de forma más rápida y evitando errores.

Como ejemplo tienes Combo, nuestro software de gestión de recursos humanos, que te permite:

• Elaborar tus cuadrantes 3 veces más rápido (gracias a funcionalidades como la creación de turnos favoritos o la duplicación de cuadrantes).
• Controlar quién está ausente, de baja o de vacaciones.
• Saber de un vistazo cuántas horas le has asignado a cada miembro de tu equipo en una semana concreta.

¿Quieres probar gratis todas estas funcionalidades?

Pues solo tienes que entrar aquí para acceder a la prueba gratuita de Combo y probarlo durante 7 días.

Pero ojo que todavía queda mucho post por delante. ;)

NOTA: algo que no te hemos contado es que Combo también cuenta con una funcionalidad de control horario. Y al integrarla con tu gestor de turnos, puedes controlar a tiempo real cuántas horas ha trabajado cada miembro de tu personal y cuánto tienes que pagarles en la nómina.

➡️ B. Fomenta la comunicación entre el personal y la administración

Otra de las ventajas de utilizar un software como Combo es que te lo pone fácil para comunicarte con tu equipo, porque:

• Te permite enviarle el cuadrante a todo tu personal a través de la app de Combo, por SMS o por email, para asegurarte de que todos saben cuándo tendrán que trabajar la próxima semana.
• Si haces cambios en la planificación, tu equipo podrá ver el nuevo cuadrante desde su perfil de la app.
• Y si un miembro de tu plantilla necesita ponerse en contacto contigo, puede hacerlo a través del chat interno.

Máxima comodidad para ti, y para tus empleados. 

👉 5. Planifica con anticipación

Como reza el dicho, las prisas no son buenas consejeras. 

Si quieres elaborar unos cuadrantes de turnos eficaces y bien planteados, lo mejor es que lo hagas con suficiente antelación.

➡️ A. Elabora un calendario mensual de turnos

Sabemos que lo normal es planificar los turnos de semana en semana.

Pero ¿y si en lugar de eso haces los cuadrantes de todo el mes?

De esta forma:

• Tendrás una visión global de todo el mes, para asegurarte de que la carga de trabajo esté bien distribuida.
• Tu equipo podrá avisarte con antelación si hay un día concreto en el que no pueden acudir (ej.: por una cita médica).
• Podrás revisar con más calma si los turnos están bien ajustados en función de la demanda.

Además, tu personal agradecerá saber con tanta antelación sus horarios, porque así podrán organizar mejor su vida personal (lo que mejorará su motivación). 

Y sí: sabemos que decirlo es más fácil que hacerlo, porque la realidad es que elaborar los turnos de tu equipo te lleva bastante tiempo.

Pero tranquilo porque te vamos a echar una mano. ;)

Entrando en este enlace podrás descargar gratuitamente nuestra plantilla de cuadrante de turnos en hostelería.

Una plantilla que tiene en cuenta todas las necesidades de un negocio como el tuyo a la hora de planificar turnos rotativos, y con la que puedes:

• Asignar turnos y hacer cambios en la planificación rápidamente.
• Controlar quién está ausente o de vacaciones en cada momento.

Haz clic aquí y rellena el formulario para descargar la plantilla de cuadrante de turnos totalmente GRATIS.

➡️ B. Revisa y ajusta los horarios regularmente

Incluso si al principio del mes dejas listos los cuadrantes de las próximas semanas, eso no significa que puedas desentenderte.

Controla las métricas de tu restaurante durante cada semana para comprobar que los turnos están bien planteados, y haz cambios si es necesario.

👉 6. Mantén una comunicación abierta

La comunicación es fundamental para que todo funcione. 

Asegúrate de que tu equipo sepa que puede hablar contigo en caso de que surja cualquier problema o duda.

Te damos algunos consejos en este sentido.

➡️ A. Crea canales para la comunicación de necesidades y preocupaciones

Pónselo fácil a tu personal para que pueda ponerse en contacto contigo.

Por ejemplo, una de las funcionalidades de nuestro software Combo es que incluye un chat interno para comunicarte con tu equipo.

A través de este chat, tu personal puede avisarte si tiene alguna duda con la planificación, si se ha intercambiado un turno con otro miembro de la plantilla, etc.

➡️ B. Discute los horarios y resuelve conflictos de manera proactiva

Si surge algún problema con los turnos o los horarios, trata de resolverlo lo antes posible. 

Una buena conversación a tiempo con los miembros de tu equipo puede evitarte muchos problemas en el futuro.

👉 7. Evalúa el rendimiento del personal

Es importante que lleves un control del rendimiento del personal para asegurarte de que todo funciona como debería.

Te lo explicamos.

➡️ A. Monitorea el desempeño de los empleados en diferentes turnos

No todos rinden igual en los mismos turnos. 

Revisa cómo les va a tus empleados en los distintos horarios para detectar posibles problemas y ponerles solución rápidamente. 

➡️ B. Proporciona retroalimentación para mejorar la eficiencia

Habla con tu equipo sobre cómo están trabajando y proporciónales un feedback constructivo.

Este sencillo gesto puede ayudar a que tu equipo rinda mejor (y así ofrecerles a tus clientes un servicio de la máxima calidad).

👉 8. Considera las leyes laborales y regulaciones

El horario de tu restaurante debe cumplir con las normativas laborales para evitar problemas legales. 

Cumplir con la ley es fundamental para proteger tanto a tu equipo como a tu negocio.

➡️ A. Asegúrate de que los horarios cumplan con las leyes laborales

Existen diferentes normativas que regulan la jornada laboral y los horarios en hostelería.

A la hora de planificar los cuadrantes de tu equipo es importante que conozcas estas normativas y las respetes.

➡️ B. Mantén al personal informado sobre las regulaciones laborales

No te olvides de mantener a tus empleados al tanto de sus derechos y las normativas laborales que les afectan y les protegen. 

De esta forma tu personal confiará más en ti y se sentirán más a gusto trabajando contigo.

✅ Conclusiones

Esperamos que estos 8 consejos que te hemos ofrecido te ayuden a mejorar la elaboración de horarios en tu restaurante.

Recuerda que unos turnos bien planificados no solo mejoran el servicio que ofreces a tus clientes, sino también la satisfacción de tu personal e incluso la rentabilidad de tu establecimiento.

Por eso es tan valioso utilizar una herramienta de gestión de turnos como Combo, que te permite:

• Elaborar los turnos de tu personal 3 veces más rápido.
• Reducir los errores a la hora de organizar los cuadrantes rotativos.
• Optimizar la distribución de turnos para mejorar el rendimiento.

Pero lo mejor es que descubras todos estos beneficios por ti mismo… por eso puedes probarlo durante 7 días totalmente GRATIS.

Y tranquilo que no te vamos a pedir ni tus datos bancarios ni tu tarjeta. ;)

Solo tienes que entrar en el enlace y rellenar el formulario.

¡Te vemos muy pronto!

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