Cuáles son las funciones de un encargado de restaurante (o por qué es una figura clave para hacer crecer tu negocio)

El encargado es uno de los máximos responsables dentro del organigrama de un restaurante.

Y aunque a veces se utilizan los términos “gerente” y “encargado” como sinónimos, en realidad son cargos diferentes.

De hecho, como gerente de un negocio hostelero, contar con un buen encargado te permitirá dirigir con más eficacia tu establecimiento.

Por eso este post.

Aquí te vamos a explicar las principales funciones de un encargado de restaurante, y cómo puede ayudarte a hacer crecer tu negocio.

Empezamos en 3, 2, 1… 

A por ello.

Nota: si estás aquí porque buscas información sobre las funciones de un gerente de restaurante, en este post te las explicamos.

✅ [Funciones de un encargado de restaurante] Qué es un encargado exactamente

El encargado es la mano derecha del gerente.

Es la persona que coordina todas las actividades diarias del establecimiento, para garantizar la calidad del servicio.

De esta forma, el gerente puede centrarse en otras tareas más estratégicas (con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades de crecimiento para su local).

Ojo: en restaurantes pequeños, suele ser la misma persona (normalmente el propio dueño del restaurante) quien ejerce los roles de encargado y gerente.

✅ Cuáles son las principales tareas de un encargado de restaurante

Un encargado es una figura versátil, y sus ocupaciones concretas podrán variar de un restaurante a otro.

Pero entre las más comunes tenemos los siguientes:

👉 1. Supervisión del servicio

Como te decíamos, el encargado gestiona el servicio diario que se ofrece en el restaurante.

Eso incluye:

• Asegurarse de que los equipos trabajan de manera coordinada y de que no se producen errores ni retrasos en los pedidos.
• Resolver los contratiempos que vayan surgiendo durante el servicio (un cliente insatisfecho, un electrodoméstico de la cocina que se avería, etc.).

A grandes rasgos, se ocupa de gestionar y prevenir problemas, para garantizar que el servicio se desarrolla con normalidad.

👉 2. Mantenimiento diario del restaurante

El mantenimiento diario es una de las actividades esenciales de un establecimiento hostelero.

Aquí el papel del encargado es asegurarse de que se cumplen todos los protocolos respecto a higiene y limpieza. Es decir, que:

• Las mesas se limpian una vez que el cliente ha terminado de comer.
• Se barre y friega la sala tras cada servicio.
• Se higienizan los utensilios y los electrodomésticos de cocina.
• Las zonas comunes (como los baños) se mantienen limpias.

Lo habitual es que el encargado diseñe un plan de limpieza, donde se especifican: 

• Las tareas a ejecutar cada día de la semana.
• Quiénes deben realizarlas.
• Los productos concretos que deben seguirse.

Además, también suele ocuparse de supervisar el inventario de productos de limpieza y de efectuar las compras correspondientes.

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👉 3. Control y evaluación del personal

El encargado tiene un contacto muy estrecho con el personal del establecimiento.

Y eso le permite supervisar su trabajo diario, para así evaluar:

• Su rendimiento: ¿trabajan de manera eficiente? ¿Suelen cometer errores?
• Su capacidad de trabajar en equipo: si un miembro del personal no es capaz de coordinarse con el resto de sus compañeros, no importa lo eficiente que sea en su puesto; al final acabará haciendo que el servicio en su conjunto se retrase. 
• Su actitud: especialmente en el caso del personal de sala, es vital que traten a los clientes siempre con respeto y con cortesía.
• Su manera de trabajar: que cumplan con los protocolos y políticas del restaurante.
• Su puntualidad y asistencia: el encargado también debe asegurarse de que los miembros de la plantilla están en su puesto a su hora y que cumplen con sus horarios de trabajo.

Todos estos aspectos se los comunicará al gerente para, entre ambos, gestionar los recursos humanos del restaurante.

👉 4. Contratación y capacitación

En algunos establecimientos, el encargado también será la persona que se ocupe de buscar a los nuevos empleados y formarlos.

Este proceso incluye las siguientes tareas:

• Elaborar la descripción de la vacante a cubrir: explicando las tareas del puesto y las habilidades necesarias.
• Publicar la oferta de trabajo: tanto en portales de empleo como a través de empresas de selección de personal.
• Realizar las entrevistas a posibles candidatos: tras examinar los currículums y convocar a los candidatos que mejor cumplan con los requisitos de la vacante. 
• Seleccionar a los nuevos empleados: una vez hechas las entrevistas, el encargado escogerá a la persona que considere más adecuada para el puesto. 
• Supervisar el proceso de onboarding: en algunos casos, el encargado se ocupa directamente de la capacitación de los nuevos empleados, en especial durante los primeros días. Pero también puede designar a una persona del área en el que vaya a trabajar, para que se ocupe de formarlo (por ejemplo, un cocinero nuevo podría quedar al cargo de otro más experimentado, o incluso del propio chef).

Seguimos.

👉 5. Control de inventario

Estás en pleno servicio y uno de tus cocineros te avisa: os habéis quedado sin ingredientes para uno de los platos principales de tu carta.

Ahora tienes que dar aviso a todos los camareros para que, si un cliente pide ese plato, le digan que no está disponible.

Este tipo de errores (sobre todo si se producen de manera habitual) pueden darle mala imagen a tu establecimiento y afectar a la experiencia de cliente.

Por eso hace falta llevar un control estricto del inventario, para: 

• Saber con qué existencias cuentas: y cuándo necesitas hacer un nuevo pedido.
• Medir la tasa de desperdicio: es decir, cuántas materias primas se acaban tirando a la basura (ya sea porque se deterioran o porque se desaprovechan durante la preparación de los platos).
• Determinar cuántas materias primas necesitas según el día de la semana: de esta manera podrás ajustar mejor los pedidos y reducir la tasa de desperdicio.

Y hablando de compras de insumos… ese es el siguiente punto que vamos a ver.

👉 6. Gestión de compras

A la hora de gestionar las compras del local, el encargado:

1. Habla con el personal del restaurante para comprobar qué necesidades existen respecto a alimentos, bebidas y otros suministros.
2. Realiza el pedido. 
3. Gestiona la recepción de insumos y garantiza que se cumplan los protocolos correspondientes.
4. En algunos casos, también se encarga de efectuar los pagos a los proveedores.

Además, el encargado también puede ocuparse de seleccionar a los proveedores del restaurante.

En los establecimientos más grandes suele haber un responsable de compras que asume estas tareas.

👉 7. Organización del almacén

Mantener una adecuada organización del almacén de tu restaurante ayuda a:

• Reducir desperdicios: al garantizar que los alimentos que están cerca de caducar estén más visibles.
• Mejorar la eficiencia: un almacén desordenado reducirá la velocidad del servicio.
• Maximizar el espacio: si tienes un almacén pequeño, una buena organización te permitirá optimizar el espacio.
• Tener claras las necesidades del restaurante: a la hora de realizar nuevos pedidos a los proveedores.
• Garantizar la higiene: y el cumplimiento de los protocolos sanitarios.

Y ya solo nos queda un punto más por ver. 

👉 8. Coordinación de eventos

Si en tu restaurante organizas eventos de algún tipo, el encargado será el responsable de gestionar los preparativos correspondientes.

Por ejemplo, supongamos que en tu establecimiento se va a celebrar una cena de empresa.

En este caso, las funciones del encargado incluirán:

1. Selección del menú: junto con el jefe de cocina (y bajo tu supervisión como gerente), evaluarán las necesidades del cliente y elaborarán un menú acorde.
2. Coordinación con proveedores: al tratarse de una cena para muchas personas, será necesario contar con un suministro de materias primas extra. Además, en este caso también podría ser necesario contratar un servicio de música o similar.
3. Acondicionamiento de sala: antes del evento será necesario reorganizar las mesas para todas las personas que habrá, y colocarlas de forma que no obstaculicen el paso del personal de sala.
4. Contratar personal de apoyo: en caso de que sea necesario.
5. Comunicarse con el cliente: para asegurarse de que se cumplen todas sus expectativas y necesidades de cara al evento.

En el caso de que se trate de un evento temático, por ejemplo, también deberá encargarse de preparar la decoración.

✅ Hay otra tarea fundamental que no hemos mencionado…

La planificación de turnos.

Una labor que ocupa mucho tiempo en la gestión diaria de un restaurante, y que puede convertirse en un auténtico rompecabezas para ti y para tu encargado. 

Y es que debes tener en cuenta:

• Las horas asignadas a cada empleado.
• Vacaciones y bajas.
• Las capacidades de los miembros del equipo (no puedes poner en un mismo turno a dos camareros con poca experiencia, por ejemplo).
• Las directrices de la normativa y los convenios colectivos vigentes.

Esto hace que la planificación horaria sea una de las tareas que más tiempo consumen… pero también una de las más importantes para ofrecer un buen servicio.

Lo bueno es que existen softwares como Combo que te facilitan mucho el trabajo.

Combo es una plataforma de gestión de RRHH que te ofrece diversas facilidades a la hora de planificar los horarios de tu personal, como:

• Creación de plantillas de turnos.
• Alertas si tu planificación no cumple el convenio colectivo.
• Suma automática de las horas asignadas a cada trabajador.
• Información de todas las vacaciones y ausencias del personal.
• Un canal directo de comunicación con todos los miembros del equipo (muy útil para anunciar cambios de última hora).

Gracias a estas y a muchas otras funcionalidades, con Combo puedes reducir hasta en un 80 % el tiempo que tú o tu encargado dedicáis a la gestión de recursos humanos (y eso significa más eficiencia).

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