Gestor inteligente de vacaciones para evitar el caos en tu restaurante

En este artículo te vamos a hablar de un factor crucial para el correcto funcionamiento de tu restaurante:

La gestión de vacaciones de tus empleados.

Y es que si no planificas correctamente las vacaciones y ausencias de tu personal, las consecuencias pueden ser bastante graves.

Pero no te preocupes, porque aquí vamos a ayudarte a evitarlo.

En este artículo te contamos:

• Las consecuencias de una mala planificación de las vacaciones de tu personal.
• Las ventajas de utilizar un gestor de software de gestión de vacaciones y ausencias, y cómo implementar este tipo de herramientas en tu negocio.
• Varias claves para optimizar la gestión de los días libres de tu equipo y mantener la eficiencia de tu personal.

¡Empezamos!

✅ Importancia de la gestión de vacaciones en un restaurante

Ya hemos dicho que una gestión inteligente de las ausencias y vacaciones de tus empleados es crucial para evitar problemas graves.

Pero ¿cuáles exactamente?

Lo desarrollamos.

👉 Problemas frecuentes causados por una mala gestión

Los fallos a la hora de controlar los días libres de tus empleados se traducen en:

• Falta de personal en los periodos de mayor demanda: esto es muy frecuente. Como no tienes bien controlado cuándo ha cogido vacaciones cada miembro de tu equipo, acabas dándoles días libres a varios de ellos en la misma semana. O les pones turnos de trabajo a una persona que está ausente. Eso hace que cuentes con menos personal del necesario para sacar adelante el servicio, lo que hace que la experiencia de tus clientes empeore. 
• Más estrés y bajas laborales: como falta personal, los empleados que trabajan en esos turnos se enfrentan a una excesiva carga de trabajo. Eso se traduce en más ausencias injustificadas, bajas laborales derivadas del estrés, etc.
• Mayor rotación de personal: a la larga, el descontento de tus empleados hará que la tasa de rotación de personal aumente. 

Como ves, no es ninguna tontería.

Pero ya te hemos dicho que vamos a contarte una solución para evitar todos esos problemas. ;)

✅ Ventajas de usar un gestor de vacaciones inteligente

Contar con un software de gestión de vacaciones puede ayudarte (y mucho) a simplificar el control de los días libres de tu equipo.

Veamos cómo.

👉 1. Mejora la eficiencia operativa y reduce el estrés

Utilizar un gestor de vacaciones te ayuda a controlar quién está disponible en cada momento.

De esta forma puedes organizar mejor tus turnos y asegurarte de que siempre cuentes con el personal necesario.

Esto permitirá que tu equipo ofrezca el mejor servicio posible y evitará que acaben sobrecargados.

👉 2. Aumenta la satisfacción del personal

Como hemos visto, una herramienta de gestión de vacaciones no solo facilita tu labor como gerente.

También mejora el bienestar y la satisfacción de tus empleados, porque:

• Evitas que tengan que soportar un estrés excesivo.
• Te permite atender (en la medida de lo posible) sus necesidades a la hora de coger días libres.

Y como siempre decimos, unos empleados más satisfechos son unos empleados más productivos. ;)

✅ Aspectos fundamentales para una gestión efectiva de vacaciones

Hay varios aspectos que debes tener en cuenta para gestionar (bien) las ausencias y vacaciones de tu personal. 

Los vemos.

👉 1. Planificación anticipada

Establece un plan claro y detallado para la gestión de los días libres, donde establezcas:

• Cuántos miembros de cada equipo pueden estar de vacaciones al mismo tiempo, según el periodo del año.
• Si hay periodos concretos en los que tus empleados no pueden tomarse vacaciones.
• Qué criterios se deberán seguir si dos personas solicitan vacaciones a la vez para el mismo periodo.

Esto te permitirá evitar errores y conflictos.

➡️ A. Calendario anual de vacaciones para anticipar los picos de ausencias

Trata de planificar las vacaciones de tu personal con la máxima antelación posible.

De esta forma evitarás que se te acumulen las peticiones y podrás distribuir los días libres de tu equipo de forma equitativa a lo largo del año.

➡️ B. Distribución equitativa de las vacaciones entre el personal

Asegúrate de que todos los empleados disfruten de sus vacaciones de manera justa y equitativa.

Esto es fundamental para garantizar un buen clima laboral.

NOTA: a la hora de organizar las vacaciones de tus empleados, también hay algunas cuestiones que debes tener en cuenta a nivel de normativa. Sobre esto te hablamos en detalle en este otro post:

>> Vacaciones en la hostelería: todo lo que tienes que saber.

👉 2. Uso de herramientas tecnológicas

Un planificador de vacaciones puede ser un gran aliado a la hora de gestionar las ausencias de tus empleados. 

Te explicamos algunos de sus principales beneficios.

➡️ A. Automatizar las solicitudes y aprobaciones de vacaciones

Al utilizar una herramienta especializada:

• Un miembro de tu equipo puede solicitar sus días libres a través de la herramienta (así tienes todas las peticiones centralizadas).
• A la hora de revisar esa petición, puedes ver si ya hay otros miembros de tu equipo que hayan cogido vacaciones para las mismas fechas.
• Con un clic apruebas o deniegas su solicitud.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que el registro esté actualizado en todo momento.

Y ojo porque ahora viene lo mejor…

➡️ B. Integración con el sistema de turnos para que se reflejen automáticamente

Imagina que has integrado el gestor de vacaciones con el sistema de planificación de turnos de tu restaurante.

De esta manera, las ausencias se reflejarán automáticamente en el cuadrante de turnos.

Así no corres el riesgo de asignarle turnos a una persona que esté ausente (y te aseguras de que siempre haya suficiente personal para cubrir cada servicio).

👉 3. Flexibilidad y comunicación

La flexibilidad y una buena comunicación son esenciales para gestionar las vacaciones de manera efectiva. 

Lo desarrollamos.

➡️ A. Establecer políticas claras para los cambios de turno

¿Recuerdas cuando antes dijimos que debes establecer una serie de reglas y criterios para asignar las vacaciones de tu personal?

Pues es igual de importante que les comuniques estas reglas a tu equipo. ;) 

Por ejemplo, si en julio y agosto tu personal no puede coger vacaciones, explícaselo con antelación.

Así tú ahorras tiempo (porque no tendrás que estar rechazando peticiones de días libres para estos meses) y a tu personal le resultará más fácil planificar sus vacaciones (si quieren organizar un viaje con tiempo, ya sabrán de antemano en qué meses podrán hacerlo y en cuáles no).

➡️ B. Crear canales para comunicar necesidades y cambios

Pónselo fácil a tu equipo para realizar sus solicitudes de vacaciones y días libres.

Una comunicación eficaz te ayudará a prevenir errores y conflictos.

✅ Implementando un gestor de vacaciones en tu restaurante

Ya hemos visto todas las ventajas de utilizar una herramienta de planificación para gestionar las vacaciones de tu equipo.

Ahora vamos a ver el proceso para implementar un software de este tipo.

👉 1. Elección de la herramienta adecuada

Lo primero será escoger el software que mejor se adapte a las necesidades de tu restaurante. 

Debes considerar factores como: 

• La facilidad de uso. 
• Si lo puedes integrar con otros sistemas (como tu herramienta de gestión de turnos o tu software de nóminas).
• Qué funcionalidades específicas te ofrece.

Piensa en qué dificultades afrontas a la hora de gestionar los días libres de tu personal, y a partir de ahí busca un software que te ayude con ellas.

👉 2. Configuración y personalización de la misma

Una vez escogida la herramienta, tendrás que hacer las configuraciones básicas necesarias. 

Esto significa definir, por ejemplo: 

• La base de cálculo de las vacaciones.
• Si hay periodos concretos del año en los que tus empleados no pueden coger días libres.

Y ya solo nos queda un paso más…

👉 3. Comenzar el uso de la herramienta y seguimiento continuo

La hora de la verdad.

Comienza a usar el software que has escogido y comprueba cómo funciona.

Pídeles feedback a tus trabajadores para saber si la herramienta les resulta cómoda de utilizar o si les surgen dudas.

Así podrás ir realizando ajustes que te permitan sacarle el máximo partido posible a tu nuevo software. ;)

✅ Conclusiones

Una correcta gestión de presencias y ausencias es fundamental para garantizar la eficiencia operativa y el bienestar del personal en un restaurante. 

Y como has visto, un software especializado puede ayudarte mucho en esta tarea, simplificar el proceso y, sobre todo, prevenir errores graves (errores que te cuestan dinero y que afectan al rendimiento y la satisfacción de tu equipo).

Y hablando de eso… ¿Te gustaría ver por ti mismo las ventajas de usar una herramienta de este tipo?

Pues lo tienes facilísimo…

✅ Prueba Combo gratis durante 7 días y comprueba cómo mejora la gestión de las vacaciones y ausencias 

Combo es nuestro software de gestión de RR. HH.

Y entre sus muchas funcionalidades cuenta con un gestor de vacaciones y ausencias, gracias al cual:

• Puedes controlar en todo momento quién está disponible para trabajar y quién no (así evitas algunos errores de los que hemos visto a lo largo del artículo).
• Todas las gestiones de ausencias y vacaciones se gestionan a través de la aplicación de Combo. Así no se te quedará ninguna sin atender.
• Cuando apruebas la solicitud de vacaciones de un miembro de tu personal, automáticamente esta ausencia se refleja en el cuadrante de turnos de la semana correspondiente. De esta forma nunca le asignarás un turno por error a una persona que está fuera.

Y como te hemos dicho, puedes probar Combo gratis durante 7 días. Solo tienes que entrar aquí y rellenar el formulario de registro.

¡Te vemos dentro!