Cómo registrar las horas de trabajo en el sector de la restauración correctamente

Desde hace unos años, registrar las horas de trabajo de tu equipo es obligatorio por ley.

Y como ya sabrás, lo ideal es que este control horario lo realices de forma digital (un sistema mucho más fiable que los métodos tradicionales, que te blinda ante posibles sanciones y además te ahorra tiempo).

Ahora bien, ¿qué sistema de fichaje es más interesante para tu establecimiento?

¿Y qué pasos debes seguir para implementarlo?

Todo eso te lo vamos a explicar en este post.

Si quieres modernizar tu control horario (y ganar tiempo y tranquilidad), te aconsejamos que sigas leyendo con mucha atención. ;) 

✅ Análisis de necesidades

Lo primero es entender exactamente cómo está funcionando tu sistema de control de horas trabajadas actual y detectar posibles puntos de mejora. 

Sin un análisis previo, podrías terminar invirtiendo tiempo y recursos en soluciones que no se ajustan a tus necesidades reales.

Veamos cómo evitarlo.

👉 1. Auditar el sistema actual y detectar áreas de mejora

El primer paso es realizar una auditoría exhaustiva de tu sistema actual. 

Con esto podrás identificar cuáles son las áreas que necesitan mejoras y qué partes del sistema están funcionando mejor.

Por ejemplo:

• ¿Tu equipo recuerda siempre fichar a la entrada y a la salida, o hay veces que se olvidan?
• ¿Suele haber errores en el registro?
• ¿Es un sistema que les roba mucho tiempo?
• ¿Y cuánto tiempo tenéis que dedicar tú o tus jefes de equipo? (Por ejemplo, “Todas las semanas invierto una hora en volcar la información de las hojas de firmas en el Excel de control”).

Todas estas preguntas te servirán como base para analizar el sistema de control de asistencia de tu empresa y detectar posibles puntos de mejora.

👉 2. Recopilación y análisis de datos de la situación actual

Te ponemos un ejemplo para explicarte este punto.

Supongamos que has detectado que, muchas veces, tu personal no se acuerda de fichar a la entrada o a la salida. 

En ese caso podrías:

• Llevar un registro de cuántas veces se produce este error a lo largo de un periodo determinado (una semana, un mes).
• Revisar si es siempre la misma persona quien comete ese error, o si le ocurre a distintos trabajadores (en el segundo caso, eso significa que es un problema a nivel del sistema de fichaje).
• Analizar por qué se produce ese fallo (¿el sistema para fichar es muy complejo? ¿No está situado en la zona por la que entran/salen tus trabajadores?).

Al recopilar y analizar este tipo de datos podrás entender mejor qué características debe cumplir el software de control horario que implementes.

✅ Cómo elegir la herramienta más adecuada

Una vez que tengas claro qué áreas de tu sistema necesitan mejoras, llega el momento de seleccionar el software de control de entradas y salidas de personal adecuado para llevar a cabo esa tarea.

👉 1. Evaluar la facilidad de uso

Antes de escoger un software determinado, plantéate si es sencillo de utilizar.

De esta forma a tu equipo no tendrá que perder tiempo en aprender a manejarla (y habrá menos posibilidades de que cometan errores al principio).

👉 2. Valorar las funcionalidades básicas necesarias

Además de la facilidad de uso, debes asegurarte de que la herramienta elegida cuente con las funcionalidades básicas que necesitas.

Aquí debes tener en cuenta el análisis que realizaste durante la auditoría inicial.

Vamos con el mismo ejemplo de antes.

Supongamos que has detectado que muchos miembros de tu equipo se olvidan de fichar a la salida muy a menudo. 

Cuando les preguntas el motivo te explican que, como no tienen nada a la vista que se lo recuerde, al llegar el final del turno muchas veces se despistan.

Una solución podría ser un software de control horario que se pueda implementar en una tablet. Esta tablet la colocas en la zona por donde entran y salen todos los días para que la tengan a la vista.

Así les servirá de recordatorio y será más difícil que se olviden. 

✅ Implementación de la herramienta elegida

Una vez hayas seleccionado la herramienta adecuada, es momento de darle uso. ;) 

👉 1. Configuración inicial y personalización

La mayoría de las herramientas de control horario para restaurantes te ofrecen cierto margen para personalizar sus funciones.

Por ejemplo, con la app de fichaje de Combo (nuestro software de gestión de recursos humanos), puedes:

• Decidir qué ocurre si hay discrepancias entre las horas de entrada y salida que tiene planificadas un trabajador y la hora real a la que ficha.
• Establecer un margen de retraso (ej.: a partir de 10 minutos de retraso, te salta una alerta automática).
• Exigir que el trabajador deje un comentario si llega antes o después de su hora, explicando la causa.
• Configurar el sistema para que realice una foto aleatoria cuando tus empleados fichan.
• Incluir la opción de que tu equipo registre sus horas de comida y pausas.

Esto es porque Combo cuenta con varias funcionalidades específicamente pensadas para el registro de horas trabajadas en el sector de la restauración.

De esta forma lo puedes adaptar a tus necesidades.

👉 2. Realizar pruebas y ajustes

Antes de implementar el nuevo sistema, es importante que hagas pruebas para comprobar que:

• Funciona correctamente (y que las horas de entrada y salida se registran correctamente).
• Tu equipo entiende cómo usarlo.

Así evitas problemas… y de paso algún que otro susto. ;) 

✅ Capacitación y comunicación

Hemos hecho hincapié varias veces en la importancia de que tu equipo entienda cómo utilizar el sistema de control horario que implementes.

Y para eso, la mejor herramienta es una capacitación previa. 

👉 1. Formación inicial del personal

No importa si el sistema de control horario que has escogido es el más intuitivo del mundo.

Incluso así, lo ideal es que te reúnas con tu equipo para explicarles cómo funciona y resolver cualquier posible duda que les pueda surgir.

Dedicar una o dos horas a formar a tu equipo te ahorrará muchos inconvenientes una vez el nuevo sistema esté en marcha.

👉 2. Informar al personal sobre cambios y mejoras

Puede haber miembros de tu personal que no estén “cómodos” con el cambio (sobre todo si has pasado de un sistema de registro en papel a uno digitalizado; habrá empleados que no se manejen con soltura con las nuevas tecnologías).

Por eso es bueno que, además de formarlos, también les aclares el motivo del cambio. 

Explícales por qué es necesario (entre otras razones, porque el registro en papel no se considera fiable) y qué ventajas va a tener para ellos (más comodidad para fichar una vez se acostumbren, más transparencia a la hora de registrar sus horas de entrada y salida, etc.).

👉 3. Recibir sugerencias y comentarios del personal

Una vez hayas implementado el sistema, habla regularmente con tus trabajadores para pedirles su opinión.

¿Se han adaptado bien a su uso?

¿Les resulta cómodo?

¿Hay algo que todavía no entiendan o que les cueste?

¿Han detectado algún fallo (por ejemplo, “A veces le doy a ‘Guardar’ y pienso que he fichado, pero luego resulta que el sistema no ha guardado mis horas de entrada/salida”)?

De esta forma les harás más sencilla la transición al nuevo sistema, e incluso podrías detectar errores técnicos o problemas de configuración que debas solucionar.

✅ Monitorización y mejora continua

Pero el trabajo no termina una vez has implementado tu nuevo sistema de control horario.

Luego tienes que seguir monitorizando su uso para detectar posibles problemas y seguir adaptándolo a tus necesidades.

👉 1. Analizar el uso del sistema y su impacto en la eficiencia

¿Recuerdas la auditoría inicial que realizaste?

Ahora es el momento de recuperar los puntos que analizaste en esa auditoría y ver si han mejorado con la implementación del nuevo sistema.

• ¿Se producen menos errores al registrar las horas de entrada y salida?
• ¿Tu equipo puede fichar más rápido?
• ¿Has conseguido ahorrar tiempo en tu trabajo diario?

Así podrás comprobar hasta qué punto te está ayudando el software que has contratado.

👉 2. Realizar los ajustes necesarios según feedback

Durante las primeras semanas tendrás que ir ajustando el uso de tu nuevo sistema de control horario y jugando con las configuraciones.

Es normal.

Ten en cuenta tanto el análisis que has hecho como el feedback de tu equipo para ir haciendo estos ajustes.

✅ Cumplimiento legal y auditoría

Dejamos para el final un punto esencial:

Cómo puede ayudarte tu sistema de control horario para cumplir con la legislación laboral (y blindarte ante las sanciones).

Lo desarrollamos.

👉 1. Asegurar el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables

El hecho de utilizar un contador de horas de trabajo digitalizado ya es un paso muy importante para cumplir con la ley y prevenir sanciones.

Pero hay otros puntos a cumplir.

Por ejemplo, tu sistema de fichaje debe permitirte diferenciar las horas extra que han realizado tus trabajadores, para pagarlas según lo que establezca tu convenio.

Esto con Combo es muy sencillo, porque a la hora de calcular las nóminas puedes sumar automáticamente el coste de las horas extra que ha hecho cada empleado (o guardarlas en una bolsa de horas para compensárselas más adelante).

👉 2. Mantener registros para posibles auditorías

Como sabes, la ley exige que lleves un registro de las horas de entrada y salida de tu personal.

El software de control horario que elijas debe permitirte ponértelo fácil para generar un informe de las horas trabajadas por tu equipo.

Así podrás presentarlo rápidamente si un día recibes una inspección.

👉 3. Realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento

Para asegurarte de que todo está en orden, realiza auditorías internas periódicas. 

Esto te permitirá verificar el cumplimiento de las regulaciones y detectar posibles áreas de mejora.

✅ Conclusiones

En resumen, restaurar un sistema de software de manera efectiva requiere un enfoque meticuloso y planificado. 

Desde el análisis de necesidades hasta la monitorización continua y el cumplimiento legal, cada paso es crucial para asegurar el éxito de la restauración.

Lo bueno es que en esta tarea tienes el apoyo de herramientas especializadas.

Herramientas como Combo.

✅ Reserva una demo gratuita y descubre cómo puedes mejorar el control horario en tu restaurante con Combo

Utilizar el sistema de control horario de Combo te permite:

• Llevar un registro automatizado y transparente de las horas de entrada y salida de tu equipo.
• Acceder de manera rápida y sencilla a los registros de tu personal. 
• Controlar los retrasos de tus trabajadores.
• Garantizar la transparencia en el fichaje con el sistema de foto aleatorizada.

Y si además lo combinas con su sistema de gestión de turnos, podrás automatizar el control de las horas trabajadas por tu equipo y el pago de las horas extra.

¿Quieres que te expliquemos cómo puedes mejorar el control horario de tu establecimiento con Combo? 

Pues entra aquí y reserva una demostración gratuita.

Un miembro de nuestro equipo se reunirá contigo para estudiar tu caso y explicarte cómo puede mejorar la gestión de tu equipo (y tu rentabilidad) gracias a Combo.

¡Te vemos muy pronto!