Herramientas para calcular turnos y descansos en el sector hotelero

La planificación de turnos y descansos de los trabajadores de un hotel es clave para su bienestar y para mantener la calidad del servicio que ofrecéis a los clientes.

Y sí, la teoría la conoces perfectamente… pero la práctica es otra cosa. 

Tienes que asegurarte de que el reparto de descanso sea equitativo, ajustar la planificación de personal en función de la demanda… 

Y eso hace que, en ocasiones, te resulte complicado planificar adecuadamente los turnos de tu personal. 

Pero tranquilo porque aquí te vamos a ayudar. 

En este artículo vamos a explicarte:

• Los principales retos a la hora de organizar turnos de trabajo en hoteles. 
• Cómo un software de gestión de turnos especializado te puede ayudar a simplificar esta tarea.
• Algunas de las herramientas más interesantes del mercado para gestionar los turnos y descansos del personal de tu hotel.

¡A por ello!

✅ Importancia de la gestión eficiente de turnos y descansos en el sector hotelero

Organizar bien los turnos y descansos de tu personal va mucho más allá de “rellenar el cuadrante de horas”. 

Tienes que tener en cuenta las necesidades de tu equipo y la carga de trabajo que están soportando. De esta forma conseguirás que tu personal esté más a gusto trabajando contigo.

Lo desarrollamos.

👉 Impacto en la satisfacción de los empleados y en la productividad del hotel

Un reparto equitativo de los turnos del personal de tu hotel tendrá un impacto en:

• El rendimiento de tu equipo: porque tus trabajadores descansarán suficiente.
• El ambiente laboral: si tu personal siente que cuidas de sus necesidades, eso hará que se sientan más a gusto trabajando en tu hotel y favorecerá un mejor clima laboral.
• La rotación de personal: como consecuencia de todo lo anterior. Como tu personal tiene buenas condiciones y está satisfecho, es menos probable que se marchen. 

Y ojo porque esto también te beneficia a ti. Y es que unos trabajadores descansados y comprometidos son más productivos. 

Interesante, ¿verdad? ;)

Pero como bien sabes, los retos de gestionar los horarios de tu personal son bastantes…

✅ Principales retos en la gestión de turnos y descansos en hoteles

En el sector hotelero, la gestión de turnos conlleva una serie de retos que debes tener presentes. Te los explicamos en detalle.

👉 1. Fluctuación en la demanda

La demanda puede variar mucho de un mes a otro. O incluso de una semana a otra (por puentes, festivos, etc.).

Eso significa que no puedes utilizar el mismo cuadrante todo el año. 

Necesitas un sistema de gestión de turnos que te permita adaptarte rápidamente a los cambios de la demanda, sin comprometer el bienestar de tu personal ni sobrecargarlos en momentos de alta ocupación.

👉 2. Necesidades de cobertura 24/7

Un hotel permanece abierto las 24 horas del día.

Esto añade un punto de dificultad extra a la gestión de tus turnos, porque tienes que asegurarte de distribuirlos de manera equitativa.

Por ejemplo:

• ¿Con qué frecuencia van a rotar los trabajadores entre el turno de tarde y el de mañana?
• En el turno de noche, ¿también rotarán? ¿O se los vas a asignar siempre a unos empleados concretos?

El reto aquí reside en lograr el equilibrio entre el servicio continuo y el descanso de tu equipo.

👉 3. Turnos largos y fatiga del personal

Los turnos muy extensos desgastan. 

Y a medida que tu equipo se va agotando, su eficiencia se reduce y pueden surgir errores. 

Por eso debes asegurarte de repartir los descansos de la manera adecuada. Además, es importante que incluyas en el cuadrante suficientes pausas para que tus trabajadores puedan descansar a lo largo de su jornada.

👉 4. Altas tasas de rotación

La rotación es un problema muy habitual en el sector hotelero. 

Por eso es fundamental que sepas en todo momento:

• Con qué personal cuentas.
• Si hay entradas o salidas previstas.

O mejor todavía: que implementes estrategias para mantener a tu equipo motivado y que así quieran seguir trabajando contigo. ;)

✅ Ventajas de usar un software especializado

Incorporar un programa para organizar los turnos de trabajo de tu hotel puede hacer tu día a día (y/o el de tus responsables de equipo) más sencillo. 

Este tipo de herramientas automatizan la organización de turnos, evitando errores y ofreciéndote mayor control sobre los horarios. 

Vamos a ver cómo pueden ayudarte.

👉 1. Optimización en el cálculo de turnos y descansos

Un buen software de gestión de turnos te permite distribuir con precisión los turnos y descansos de tu equipo.

Por ejemplo, hay herramientas como Combo que te permiten saber de un vistazo cuántas horas tiene asignadas cada miembro de tu personal en una semana, y que así nadie trabaje de más o de menos por error.

También cuentan con ayudas y alertas automáticas para evitar errores.

Luego te pondremos algunos ejemplos.

👉 2. Reducción de errores manuales

Cuando planificas turnos rotativos es fácil que se produzcan errores. 

Un sistema automatizado te permite prevenir estos fallos, lo que os ofrece más tranquilidad tanto a ti como a tu equipo.

👉 3. Flexibilidad para planificación en tiempo real

Cuando diriges un equipo grande, es inevitable tener que hacer ajustes de última hora de vez en cuando. 

Con una app para gestionar turnos puedes hacer estos cambios sobre la marcha más fácilmente.

👉 4. Notificaciones automáticas

Algunos software de gestión de recursos humanos también te permiten enviar notificaciones a tu equipo cuando ya tienen disponible el cuadrante de la semana.

De esta forma te aseguras de que todo el mundo esté enterado de sus turnos y evitas confusiones y olvidos.

👉 5. Mejora en el bienestar del personal

Como te decíamos antes: cuando tu personal está descansado y siente que el reparto de sus turnos es equitativo, su bienestar aumenta.

Y esto tiene un impacto directo en su motivación.

👉 6. Gestión flexible de cambios de turno

Un software de gestión de turnos también te permite diseñar tus cuadrantes de manera más flexible y adaptándote a las necesidades de tu equipo.

Esto es crucial para mejorar su motivación. 

👉 7. Cumplimiento normativo

Hay muchos puntos a cumplir cuando planificas los horarios de tu personal. 

Algunos programas de gestión de turnos verifican automáticamente que tus horarios cumplan con la ley.

De esta forma no solo te blindas ante las sanciones. Además, también te aseguras de ofrecerles a tus empleados unos turnos de trabajo con todas las garantías.

✅ Mejores herramientas para calcular turnos y descansos en el sector hotelero

Ya hemos visto algunas de las ventajas de usar una aplicación para gestionar turnos de trabajo, pero ¿cuál elegir?

Aquí te explicamos algunos de las más interesantes.

👉 1. Combo

Combo es un software de gestión de recursos humanos.

Y cuenta con varias funcionalidades pensadas específicamente para la gestión de turnos rotativos, como:

• Duplicación de cuadrantes: Combo te permite crear un cuadrante y duplicarlo para utilizarlo las veces que quieras. Así te aseguras de asignar suficientes descansos y pausas a lo largo de la semana, y de tener siempre al personal adecuado (solo tendrás que ir rotando qué miembros de tu equipo trabajan o descansan cada día).
• Control de horas trabajadas a tiempo real: mientras planificas tus turnos puedes ver cuántas horas le has asignado a cada empleado para esa semana. Si a un trabajador le has puesto horas de más o de menos, lo verás al instante en el cuadrante de la semana.
• Compensación de horas extra: con el sistema de gestión de nóminas de Combo puedes saber si le debes horas extra a un empleado. No solo eso, sino que el sistema te da la opción de compensárselas con un extra en su nómina o con días de descanso adicionales Si alguno de los miembros del equipo trabaja horas adicionales.
• Cumplimiento de la normativa: Combo genera alertas automáticas si tu planificación no cumple la normativa respecto a distribución de turnos y descansos. Por ejemplo, si no has planificado suficientes pausas, si entre dos turnos de un mismo trabajador hay menos de 12 horas de descanso, etc.
• Control de la productividad: con las métricas de productividad que te ofrece Combo puedes saber cuánto personal necesitas exactamente en cada turno para ofrecerles el mejor servicio posible a los huéspedes de tu hotel.

Además, la funcionalidad de control horario de Combo te permite controlar las horas de entradas y salidas de tu personal (mediante la firma digital) y controlar que las horas planificadas coincidan con las reales.

De esta manera el control es total.

¿Lo mejor?

Que puedes probar Combo de manera totalmente gratuita durante 7 días.

Solo tienes que entrar aquí y rellenar el formulario de registro (y tranquilo que no te vamos a pedir ningún dato bancario). ;)

👉 2. Nivimu

Nivimu es un software diseñado para la gestión de RR.HH. en negocios con jornadas irregulares.

Este software cuenta con un sistema de gestión de turnos que te permite: 

• Distribuir la carga de trabajo de manera equitativa.
• Asegurarte de que todos los empleados disfrutan de los descansos que les corresponden por ley. 

Además, Nivimu cuenta con un sistema de análisis que permite revisar y optimizar el rendimiento del personal. 

👉 3. Planday

Planday te ofrece bastantes facilidades a la hora de gestionar los turnos de tu equipo.

Con esta herramienta:

• Puedes hacer ajustes en los cuadrantes de turnos a tiempo real, y así adaptarte a los cambios de última hora.
• Tu equipo recibe notificaciones para que estén al tanto de estos cambios. 

Además, Planday te permite saber cuántas horas ha trabajado cada miembro de tu equipo de manera sencilla.

👉 4. PGPlanning

PGPlanning te permite controlar de un vistazo:

• Las horas que tiene asignadas cada miembro de tu personal.
• Sus vacaciones y descansos previstos.
• De esta manera puedes saber al instante quién está disponible para trabajar.

La herramienta también envía alertas automáticas a los empleados para que revisen sus turnos o comprueben los cambios que se hayan producido en la planificación.

👉 5. Kenjo

Con Kenjo puedes: 

• Crear cuadrantes. 
• Gestionar las vacaciones y ausencias de tu personal.
• Aprobar o denegar las solicitudes de cambios de turnos, días libres, etc.

Todo ello de manera rápida y sencilla.

Además, Kenjo analiza los datos de rendimiento de tu personal y te ayuda a definir los turnos óptimos en función de la demanda.

✅ Conclusiones

Optimizar los turnos y descansos en un hotel es esencial para mantener al equipo comprometido y reducir errores. 

Y como has visto, un software de gestión de turnos puede ayudarte (y mucho) en esta tarea.

Si quieres descubrir cómo, recuerda que puedes probar Combo gratis en tu hotel durante 7 días entrando en este enlace.

Entra en el enlace y… ¡te vemos dentro!

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