Plantilla de cuadrante horario para hostelería [Descarga GRATIS]

Gestionar los turnos de un negocio hostelero es todo un reto. Sobre todo si no cuentas con las herramientas adecuadas para hacerlo. 

Por eso en este post te hemos preparado una plantilla de cuadrante horario.

Una plantilla diseñada pensando especialmente en las necesidades de un negocio hostelero, y que te va a permitir ahorrar mucho tiempo (y prevenir errores).

Además, también hemos preparado varios consejos para gestionar una plantilla con turnos rotativos.

Pero no nos adelantamos y empezamos por el principio…

✅ ¿Qué es un cuadrante de horarios en la hostelería?

Es una herramienta básica para cualquier negocio que funcione con turnos rotativos.

En las empresas con horarios fijos, los trabajadores saben a qué hora entran y salen todas las semanas (de 9 a 5 y de lunes a viernes, por ejemplo).

Pero en la hostelería eso no es tan sencillo, porque se trabaja con horarios rotativos.

Por eso, un cuadrante de turnos en la hostelería es fundamental para garantizar un reparto equitativo de los:

• Turnos (mañana, tarde, noche…). 
• Días libres semanales.

No solo eso.

Además, tu cuadrante de turnos también debería darte información como:

• Cuántas horas ha trabajado cada miembro de tu plantilla (para no asignarles horas de más o de menos por error).
• Quién está disponible y quién ausente (por bajas, vacaciones, días libres o de asuntos propios, etc.). Así no le asignarás horas de trabajo por equivocación a una persona que esté fuera.

Si tu cuadrante actual no cumple todos estos puntos… atento a la plantilla que hemos preparado para ti. ;)

✅ ¿Cómo funciona la plantilla de cuadrante de horarios para hostelería?

Un poco más abajo encontrarás el acceso a la descarga de la plantilla.

Pero primero queremos explicarte paso por paso cómo funciona, para que seas capaz de sacarle el máximo partido desde el minuto 1 (no te preocupes que no nos alargamos demasiado). 

👉 1. Introduce el nombre y el cargo de cada miembro de tu equipo

Nada más acceder a la plantilla, te encontrarás con una hoja llamada “Parámetros”.

En la hoja encontrarás este recuadro que contiene 3 columnas:

• El nombre y apellidos de tu empleado (puedes introducir solo el nombre si lo prefieres).
• Un nombre corto que se generará automáticamente a partir del nombre de tu empleado, y que servirá para identificarlo a la hora de elaborar los turnos.
• Su puesto de trabajo.

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Una vez hayas introducido los datos de todo tu equipo, ya estás listo para empezar a elaborar los turnos.

Para eso, pasa a la hoja de “Horario de trabajo”.

👉 2. Rellena el cuadrante de turnos

Al acceder a esta hoja verás un cuadrante ya preparado y listo para utilizar.

En la parte de arriba tienes un apartado donde te pide que indiques el número de la semana. 

Al hacerlo, los días del mes se asignarán automáticamente (por ejemplo, si indicas que es la semana “20”, la fecha bajo el “Lunes” cambiará a “13/05/2024”).

Justo debajo encontrarás el cuadrante con los turnos.

¿Recuerdas que antes se habían generado unos nombres cortos para cada uno de los miembros de tu equipo?

Ahora puedes usar esos nombres para asignarles turnos de trabajo. 

Solo tienes que pinchar en la hora y día correspondiente y seleccionar el nombre dentro de la pestaña desplegable:

👉 3. Registro de las horas trabajadas

Seguimos en la hoja “Horarios de trabajo”, pero ahora nos vamos abajo del todo.

En este recuadro se van sumando automáticamente todas las horas que ha trabajado cada miembro de tu plantilla a lo largo de la semana.

De esta forma puedes controlar muy fácilmente:

• A quién le puedes asignar más turnos.
• Si le has puesto horas extra a algún trabajador.

En este cuadrante aparecerán automáticamente los nombres de todos los trabajadores que hayas introducido en la hoja “Parámetros”.

👉 4. Control de ausencias, vacaciones y bajas

Por último tenemos la hoja de “Ausencias y permisos”, donde podrás indicar las ausencias de tu equipo.

En la parte de arriba tienes una serie de abreviaturas que podrás copiar y pegar, para indicar si esa ausencia es por:

• Baja laboral.
• Vacaciones.
• Enfermedad o maternidad.
• Días de descanso semanal.
• Descanso compensatorio (por ejemplo, por festivos trabajados).
• Días de asuntos personales.

Dentro de cada mes puedes apuntar qué miembros de tu equipo no estarán disponibles en un día concreto y el motivo.

De esta forma, cuando vayas a planificar el cuadrante de una semana, tendrás toda esta información a mano y sabrás si hay miembros de tu personal que no están disponibles.

Además, también te ayudará a planificar mejor tus vacaciones y evitar solapamientos entre miembros de un mismo equipo (por ejemplo, que no haya dos o tres cocineros de vacaciones al mismo tiempo).

✅ Descargar la plantilla de cuadrante de horarios para hostelería

La plantilla está pensada para adaptarse a tus necesidades.

Una vez hayas elaborado los cuadrantes de tu equipo, puedes exportarlos para enviárselos a todo tu personal, o imprimirlos. 

Solo tienes que rellenar el formulario para acceder a la plantilla de forma gratuita (pero luego sigue leyendo, porque todavía tenemos más cosas que contarte). ;)

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✅ Cómo gestionar (bien) los horarios rotativos de tu equipo

Una plantilla como la que hemos preparado para ti puede convertirse en una herramienta muy útil para gestionar tus horarios.

Pero ¿sabes cómo distribuir correctamente los turnos de tu equipo?

Te lo preguntamos porque una buena gestión de turnos es un factor clave para:

• Mejorar la productividad de tu personal y la calidad del servicio.
• Favorecer un mejor clima laboral y mantener a tus trabajadores más motivados (lo que te permitirá reducir la rotación de personal).

Te damos algunas claves.

👉 1. Ten en cuenta carga de trabajo en cada periodo del año

La carga de trabajo no es la misma en invierno que en verano.

Y sí, una de las principales razones es que durante los meses de verano hay más clientes; pero no es el único factor.

Por ejemplo, otra diferencia es que durante los meses cálidos también se montan las mesas de la terraza. Eso hace que tu equipo tarde más tiempo en preparar el servicio (y también les llevará más tiempo recoger).

Ten esto en cuenta a la hora de planificar tus turnos.

👉 2. Adáptate a las limitaciones de tu plantilla (cuando sea posible)

En la medida de lo posible, es importante que tengas presentes las necesidades y limitaciones de tu personal.

Por ejemplo, imagina que:

• Un empleado no puede trabajar en los turnos de mañana, porque tiene que llevar a su hijo al colegio.
• Otra trabajadora está embarazada, así que no debe hacer turnos de noche.
• Y un tercero tiene un familiar enfermo del que cuidar, por lo que le va mejor tener días libres entre semana y trabajar los sábados y domingos.

Siempre que te sea posible, es bueno que trates de respetar estas peticiones especiales (pero asegurándote siempre de que el reparto de turnos sea justo para el resto del equipo).

Esto tendrá un impacto muy positivo en la motivación de tu personal.

👉 3. Si un trabajador te pide vacaciones, anótalo al instante

Esto parece obvio, pero nunca está de más recordarlo.

Imagina que estamos a abril y un trabajador te manda un WhatsApp para pedirte una semana de vacaciones en octubre.

Ves el mensaje y le respondes que sí, que puede cogerse esa semana de vacaciones… pero en ese momento estás ocupado y no te acuerdas de apuntarlo.

Y al final, se te olvida.

¿Qué pasará cuando llegue octubre y no recuerdes que le diste vacaciones a ese empleado para esa fecha?

Incluso vamos más allá: ¿y si se las concediste a otro trabajador de su mismo equipo, y resulta que en octubre tienes varios empleados ausentes durante la misma semana?

Pues que durante esa semana, el servicio saldrá adelante con menos personal del necesario, y el resto del equipo acabará sobrecargado.

Por eso es importante que, cada vez que apruebes una solicitud de vacaciones o ausencias, lo apuntes inmediatamente.

👉 4. Canal de comunicación único = menos errores en la gestión de ausencias

Unos trabajadores te escriben por WhatsApp para pedirte vacaciones, otros lo hacen por email…

Cuando tienes tantas peticiones llegándote por varios canales diferentes, las probabilidades de que se te escape alguna aumentan.

Por eso lo mejor es que establezcas un canal único para las solicitudes de ausencias.

Por ejemplo, les dices a todo tu equipo que para pedirte vacaciones deberán hacerlo por email, poniendo “Solicitud vacaciones + nombre del trabajador” en el asunto del correo.

Así tendrás todos los mensajes centralizados y será mucho más difícil que se te pase alguno por alto.

👉 5. Controla muy bien las horas extra y festivos no compensados

Es muy importante que lleves un control exhaustivo de las:

• Horas extraordinarias.
• Horas nocturnas.
• Días festivos.

Que tengas pendiente de compensar a tu personal (ya sea con días libres o con un pago extra en sus nóminas).

Cuando tienes poco personal es relativamente sencillo.

Pero si cuentas con un equipo grande, tienes que llevar un control muy preciso para que no se queden horas ni días sin compensar.

✅ ¿Listo para que los horarios de tu personal dejen de ser un quebradero de cabeza?

Recuerda que si aún no lo has hecho, puedes descargar totalmente gratis la plantilla de cuadrante horario que hemos diseñado para ti. Solo tienes que hacer clic en el siguiente banner.

Esperamos que te resulte muy útil.

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