La pointeuse digitale que vos équipes vont adorer utiliser

À l’instar des badgeuses, la pointeuse digitale ou numérique permet une gestion informatisée des données d’entrée et de sortie de votre personnel, et de son temps de présence, mais sa signature numérique rend le pointage plus sûr, plus intuitif et plus rapide.

Ce système de pointage peut se mettre en œuvre sur n’importe quelle tablette tactile, en y téléchargeant la pointeuse digitale de Combo, directement connecté à votre compte.

Lorsqu’il pointe et dépointe, l’employé est invité à cliquer sur son nom à l’écran et à signer avec son doigt. Si l’option a été activée, une photo peut même être prise et renforcer ainsi la sécurité – aucun doute possible sur l’identité de la personne qui a pointé.

Toutes les informations relatives au temps de travail sont traitées automatiquement par l’application Combo : vous êtes avertis en cas de retard, d’absence, ou dépassement d’heures.

Il existe différents types de pointeuse du personnel.
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Les pointeuses digitales ou pointeuse numérique comme Combo ont de nombreux avantages :
- L’enregistrement, le stockage et le traitement des données sont automatisés ;
- L’information remonte directement dans votre logiciel de gestion de planning en ligne et dans votre paie ;
- Vous êtes directement informé en cas de retard ou absence d'un de vos collaborateurs ;
- Une pointeuse mobile vous permet également d'être encore plus flexible
- Pas de machine au prix élevé à installer, une tablette suffit. La mise en place se fait en 2 minutes.

A l'inverse, une badgeuse physique est souvent moins performante :
- Il faut acheter un appareil dédié et prévoir des badges de remplacement (les badges se perdent facilement) ;
- Le badge peut être passé par quelqu’un d’autre – il faut donc instaurer un minimum de surveillance ;
- Certains salariés pouvant oublier de le passer, il faut donc assurer une saisie des données d’entrée et de sortie pour ne pas perdre d’informations.

De même, une pointeuse biométrique à empreintes digitales pose plusieurs problèmes :
- L’utilisation des informations enregistrées pour calculer la durée du travail est actuellement impossible dans le cadre du RGPD.
- Aussi, l’installation d’une pointeuse biométrique doit permettre uniquement de contrôler l’accès aux locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation et/ou aux appareils informatiques identifiés par l’entreprise. On ne parle plus de décompte du temps de travail.

Vous désirez installer votre système de pointage pour faciliter la vie de vos RH et éviter les erreurs ? On vous livre quelques conseils pour une mise en place au top !

1) Avertissez votre personnel
Avant d'installer une pointeuse, il faut avertir les représentants du personnel et/ou le CSE, puis vos employés de l’installation prochaine d’une pointeuse horaire. S’ils ne peuvent s’y opposer, il est obligatoire de leur donner la date d’installation, en précisant qui sera responsable du pointage.
Prévenez-les une dizaine de jours à l’avance en effectuant une communication générale (l’affichage d’une note de service suffit). C’est un délai raisonnable. Il n’est pas utile de modifier leur contrat de travail ou de recueillir leur consentement.

2) Expliquez votre choix de pointeuse horaire
Motivez votre décision, afin qu’ils comprennent les avantages de la pointeuse horaire et adhèrent plus naturellement à la solution :

- Le but n’est pas de surveiller, mais d’avoir un suivi immédiat et d’éviter les erreurs humaines lors de la transmission des heures travaillées ;
- Un décompte précis de leur temps de travail (avec droit de regard sur les enregistrements) permet de bien payer leurs heures supplémentaires s’ils en font ;
- Il n’y a pas de secret sur les finalités du traitement de leurs données (ils sont assurés d’une minimisation de la collecte), qui ne sont conservées que le temps nécessaire aux dites finalités.
=> Vous êtes ainsi en parfaite conformité avec le RGPD.

3) Installez la pointeuse horaire dans un endroit facile d’accès et visible de tous
C’est à vous, l’employeur, de décider de l’emplacement de votre système de pointage. En hôtellerie/restauration par exemple, la tablette employée peut être celle qui est déjà utilisée pour la vérification des normes d’hygiène, ou pour la musique en salle, par exemple. Il n’est pas conseillé de se servir de la tablette caisse, pour ne pas perturber le service.

En France, le Code du travail oblige un employeur à décompter le temps de travail de chacun de ses salariés, afin de s’assurer qu’il travaille selon les dispositions de son contrat de travail et de la convention collective applicable à son secteur d’activités.

Ce temps décompté doit pouvoir être justifié par l’entreprise, par exemple via une pointeuse horaire, badgeuse ou numérique.

C’est à l’employeur de définir les modalités de pointage des heures. Un employé ne peut refuser le calcul des heures de travail.

Tous les salariés de tous les secteurs d’activité et tous types de contrats sont concernés : temps plein, temps partiel, CDI ou CDD. Pour les cadres en forfait jours, on décompte les jours travaillés et non les heures. Seuls les secteurs de l’agriculture et des transports sont soumis à des règles qui leur sont propres.

Pour toutes les entreprises, trois pointages sont prévus : quotidien, hebdomadaire et mensuel.
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1) Chaque jour
Il faut relever et enregistrer les heures de début et de fin de chaque période de travail ou le nombre d’heures réellement accomplies au cours de la journée (sic le Code du travail). Il est également obligatoire de mentionner la durée des coupures et des pauses !  

2) Chaque semaine
L’entreprise doit établir, chaque semaine, un récapitulatif du nombre d’heures de travail effectuées par chaque salarié au cours de la période hebdomadaire écoulée.

3) Et aussi chaque mois
La pointeuse horaire doit établir mensuellement, pour chaque salarié, un document annexé au bulletin de salaire.Ce document doit mentionner :
- Le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le 1er janvier de l’année en cours ;
- Le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquis ;Le nombre d’heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;
- Le nombre de JRTT (Jours de Réduction du Temps de Travail) pris au cours du mois ;
- Le nombre d’heures de COR (Contrepartie Obligatoire en Repos) : le temps de repos octroyé à un salarié ayant dépassé le contingent d’heures supplémentaires accordées par la convention collective.

L’option “historique”, c’est de tenir des relevés individuels d’horaires sur papier (des feuilles de pointage), optionnellement à faire signer aux salariés chaque semaine, et à annexer à leur feuille de salaire pour information (la loi n’impose pas ces feuilles de présence, mais le fait de les signer atteste que l’obligation de décompte du temps de travail a bien été respectée). Le hic, c’est que l’option papier est répétitive et chronophage.

La 2e option : la pointeuse horaire mécanique, le fameux horodateur dans lequel les employés insèrent leur fiche cartonnée quand ils arrivent dans l’entreprise et la quittent. De même, ce système n’est pas automatisé, il faut donc traiter chaque fiche individuellement, à la mano. C’est tout aussi chronophage et inefficace que les relevés papier cités juste avant ! Et dans les deux cas,  il faut aller récupérer les fiches de présence sur place, s’assurer que le décompte a bien été réalisé…

La 3e option, la plus moderne : la pointeuse horaire digitale pour limiter les erreurs et vous faire gagner en efficacité dans la gestion des ressources humaines.

Les feuilles de pointage, aussi appelées fiches de pointage ou cartes de pointage, sont des documents (papier ou numérique) qui retracent les heures de travail d'un salarié enregistrées dans un système de pointage. Elles doivent être signées par l’employeur et le salarié chaque semaine ou chaque mois.
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Les feuilles de pointage permettent d’évaluer les performances des employés, mesurer leur temps de travail, calculer les heures de travail mensuelles et annuelles … De plus, elles servent également à évaluer l'absentéisme, en documentant les jours où un employé est absent. En somme, les feuilles de pointage sont un moyen de suivre les performances des employés et de garantir la bonne gestion du temps de travail au sein de l'entreprise.

Une feuille de pointage doit être conservée durant une période de 5 ans au minimum, car elle peut être utilisée comme preuve dans diverses situations telles que :
- Lors d’un contrôle de l’inspection du travail ;
- Sur la demande d’un représentant du personnel souhaitant consulter des durées de travail des salariés ;
- Sur la demande d'un salarié pour des réclamations s’ils constatent des horaires de travail inadéquats.

Les feuilles de pointage en entreprise sont un élément clé pour la collecte de données sur les employés. C'est pourquoi il est important que l'employeur soit vigilant quant au contenu et à la forme de ces feuilles.
Une feuille de pointage doit comporter une série de mentions obligatoires, telles que :  
- Les noms et prénoms du salarié ;
- La semaine ou le mois de travail et l'année ;
- Le jour de travail ;
- Les heures de début et de fin de la séquence de travail ;
- Les heures de début et de fin de la pause en cas de journée continue ;
- Le récapitulatif journalier des heures effectuées ;
- Le récapitulatif mensuel des heures travaillées.

Outre ces mentions obligatoires, il est également possible d'inclure des informations supplémentaires sur la feuille de pointage : L'appartenance à une équipe en cas de travail en équipe ;  Des détails supplémentaires sur les jours de RTT, de repos, de repos compensatoire, de congés payés, les absences, etc.