Tout savoir sur la distribution numérique du bulletin de paie

C’est nouveau sur Combo ! On propose à tous nos clients de gagner encore plus de temps sur la distribution de leurs fiches de paie grâce à Combo. 

La remise du bulletin de paie est une obligation de l’employeur. Document indispensable décrivant tous les éléments de la rémunération et les modalités de calcul, il suit des règles bien précises.

Quelles mentions doivent figurer dans la fiche de paie ? Peut-on envoyer une fiche de paie par mail ? Comment gagner en efficacité ? Que dit le Code du travail ? Quels sont les avantages de la dématérialisation pour  la gestion de la paie ? Et bien notre juriste Aminata répond à vos questions dans cet article, afin de vous éclairer sur le sujet ! 

C’est parti ! 👇

La remise du bulletin de paie : une obligation légale

Le Code du travail est clair : tous les salariés d’une entreprise doivent recevoir leur bulletin de paie. Qu’ils soient en CDI, en CDD, apprentis ou stagiaires, à temps plein ou partiel, voire en arrêt maladie, il n’y a pas d’exception.

L’employeur distribue mensuellement et à la même périodicité la fiche de paie, au moment du versement du salaire. La distribution se fait en main propre, par voie postale ou par voie électronique (sauf si le salarié s’y oppose). Le bulletin de paie est ensuite conservé pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, pour ses droits à la retraite.

Que doit contenir un bulletin de paie ?

Le contenu de la fiche de salaire est défini par la loi (article R3243-1 du Code du travail). Il fait intervenir des éléments fixes et des éléments variables de la paie. Voici les mentions obligatoires du bulletin de paie :

• L’identité du salarié : nom, prénom, matricule, adresse, numéro de sécurité sociale, poste, coefficient de salaire ;
• L’identité de l’employeur : nom, adresse, SIREN, code APE/NAF de la société, convention collective applicable ;
• La rémunération : période rémunérée, heures supplémentaires, dates de congés, rémunération brute et nette, prélèvement à la source, prime d’ancienneté, avantages salariaux, date de paiement… ;
• La liste des cotisations sociales : santé, accident, retraite, famille, assurance chômage, autres contributions dues par l’employeur, CSG, CRDS, exonérations et allègements.

Certaines données personnelles doivent faire l’objet d’une protection, comme les informations figurant dans les mentions obligatoires : 

• Identification directe : l’identité (nom, prénom), 
• Identification indirecte : matricule, numéro de sécurité sociale, date de naissance, fonction occupée, adresse postale.  

Mais la protection ne s’arrête pas là. En effet, toutes les informations relatives à la rémunération du salarié sont concernées par l’obligation de protection des données personnelles : 

• Salaire de base 
• Compléments de rémunération ;  
• Congés payés ;  
• Informations relatives au prélèvement à la source (PAS) comme le taux d’imposition ;  
• Congés maladie ou accident du travail qui sont des données sensibles relatives à l’état de santé du salarié ;  
• etc. 

Le RGPD a été instauré dans le but de protéger les données personnelles des personnes concernées. Ainsi, un employeur est autorisé à traiter les données personnelles de ses salariés dans un cadre RH uniquement, il ne peut jamais les utiliser dans une démarche commerciale. 

Autrement dit, l’employeur ne peut pas vendre les données de ses salariés à des partenaires commerciaux.

⚠️ Attention : il existe également des mentions interdites dans le bulletin de paie, qui sont l’exercice du droit de grève par le salarié et celle des fonctions de représentation du personnel.

Comment le bulletin de paie doit-il être délivré au salarié ? 

Le bulletin de salaire est normalement remis en main propre mais peut aussi être envoyé par La Poste (cass. soc. 7 juin 1995, n° 91-44919, BC V n° 184). 

À défaut de l’avoir remis au salarié, l’employeur doit le lui faire parvenir par tout moyen (cass. soc. 19 mai 1998, n° 97-41814, BC V n° 266). 

En cas de litige, il appartient à l’employeur d’établir qu’il a exécuté son obligation (cass. soc. 5 octobre 1999, n° 97-40694 D). 

Depuis la Loi Travail 2016-1088 du 8 août 2016, il est possible de numériser les bulletins de paie au sein des services des ressources humaines. Vous les envoyez ainsi par mail ou via un espace de stockage en ligne pour plus de sécurité et de confort (coffre-fort numérique, GED, logiciel de gestion comme Combo…). Chaque salarié peut récupérer son bulletin de paie sur son compte, avec son code d’accès. Attention à la durée légale de conservation des documents, qui reste la même, et à la conformité au RGPD.

En résumé, la fiche de paie dématérialisée doit respecter les règles suivantes :

• Devoir d’information : vous devez informer vos salariés un mois avant la remise du bulletin de paie numérisé, en délivrant à chacun les moyens d’accès à ce document ;
• Droit d’opposition : les salariés ont le droit de refuser la dématérialisation de leur bulletin de paie. Si c’est le cas, l’employeur doit continuer à lui transmettre au format papier ;
• Archivage à long terme : la fiche de paie doit être lisible et pérenne, signée électroniquement par l’employeur pour en garantir l’intégrité. La société la conserve pendant 50 ans à compter de son émission ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Ce délai leur permet de faire valoir leurs droits à la retraite si nécessaire.

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Est-il possible de transmettre une fiche de paie simplement par email ?

Le RGPD recommande fortement aux employeurs de ne pas transmettre aux salariés les fiches de paie par email. Pourquoi ? Car le courrier électronique ne présente pas les garanties de protection nécessaires et suffisantes.

👉 Pour résumer : Le RGPD n'interdit pas la transmission par mail en tant que telle, mais elle recommande de ne pas le faire.

Côté risques, ils sont nombreux : fuite de données, modification illicite de données ou encore le vol de données (notamment pour usurper une identité).

La CNIL a rendu un avis au sujet de la transmission des bulletins de salaire par courrier électronique  : « La messagerie électronique ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles, sans mesure complémentaire. Une simple erreur de manipulation peut conduire à divulguer à des destinataires non habilités des données personnelles et à porter ainsi atteinte au droit à la vie privée des personnes. En outre, toute entité ayant accès aux serveurs de messagerie concernés (notamment ceux des émetteurs et destinataires) peut avoir accès à leur contenu ».   

Si le bulletin de paie dématérialisé n’est pas une obligation pour les employeurs, la loi en facilite la mise en œuvre. Bon à savoir : si votre salarié souhaite recevoir ses fiches de paie sous format papier, il doit indiquer son refus de la fiche de paie dématérialisée par écrit.   

Or, pour être conforme au RGPD, la fiche de paie dématérialisée doit obligatoirement être inviolable et les salariés doivent pouvoir la consulter facilement à tout moment.   

Alors comment faire ? Le RGPD recommande aux employeurs de recourir à des moyens de communication sécurisés tels que :

• Les logiciels de gestion de la paie en ligne, 

• Et/ou l’utilisation de coffres-forts électroniques.

Non-respect du RGPD : quelles sont les sanctions de la CNIL ?

Si un employeur ne respecte pas ses obligations au regard du RGPD, l’autorité de contrôle française, la CNIL, peut prendre des sanctions à son encontre. 

Ces sanctions sont progressives selon la gravité du manquement, ainsi qu'en cas de non correction dudit manquement après un premier contrôle.   

Les sanctions que peut prononcer la CNIL sont de 3 ordres :    

1. La CNIL peut rappeler l’entreprise à l’ordre par un simple avertissement, une mise en demeure ou encore une obligation de rectification ou d’effacement : l’entreprise est alors tenue de mettre en place des mesures correctrices; 

2. Si lors d’un contrôle ultérieur, les mesures correctrices n’ont pas été apportées, la CNIL peut prononcer une sanction administrative : ces sanctions consistent en des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires mondial, selon le montant le plus élevé. 

3. Dans les cas les plus graves, par exemple le détournement de données, la CNIL peut prononcer une sanction pénale : 

◦ Une amende pouvant aller jusqu’à 300 000 € ; 

◦ Une peine jusqu’à 5 ans de prison.

Le salarié peut-il s’opposer à la dématérialisation de son bulletin ?

L’employeur doit en informer chaque salarié de son droit de s’y opposer, au moins un mois avant la première dématérialisation, par tout moyen donnant une date certaine à cette information. Pour les embauches ultérieures, l’information est donnée aux intéressés à ce moment (c. trav. art. D. 3243-7). Le salarié peut manifester son opposition à la dématérialisation à tout moment, y compris après la première remise d’un bulletin de paie dématérialisé (c. trav. art. D. 3243-7). Pour ce faire, le salarié peut procéder par tout moyen donnant une date certaine à son opposition. L’employeur doit tenir compte de ce refus dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois après sa notification. En pratique, il doit délivrer des bulletins « papier » à l’intéressé.

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Le coffre-fort numérique pour les fiches de paie est-il obligatoire ?

Recourir à un coffre-fort numérique pour les fiches de paie n’est pas une obligation légale. 

De manière générale, la dématérialisation des documents RH n’est pas obligatoire, même si elle tend à devenir la norme. 

La loi travail El Khomri de 2016 précise notamment que la remise du bulletin de paie par voie électronique doit être réalisée dans des conditions qui garantissent l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité, et l’accessibilité des données. 

Combo, pour une remise simple et efficace des bulletins de paie

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• Votre comptable peut avoir accès à Combo.

C’est mieux pour vos salariés :

• Tous les documents du salarié sont centralisés sur une seule et même plateforme ! Facilité d’accès et aucun risque de perte ;
• Les bulletins de salaire sont consultables et téléchargeables à tout moment, depuis n’importe où.

Et c’est mieux pour votre conformité légale, puisque notre application Combo est conforme aux exigences du RGPD. Les données personnelles des salariés sont protégées comme il se doit !

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