Tout sur le certificat de travail : rédaction et modèle gratuit

Le certificat de travail est un document officiel attestant de l’emploi d’un salarié sur une période donnée. L’employeur a donc obligation de le remettre à son employé lorsque celui-ci quitte définitivement l’entreprise. Il comporte des mentions légales et est mis à disposition du salarié, libre à lui de venir le chercher dans les locaux de l’entreprise.

Définition du certificat de travail 

Le certificat de travail entre dans la gestion de vos documents RH. Il valide la fin d’une période de collaboration entre un salarié et son employeur et précise ses dates de début et de fin de contrat. Il a donc une valeur légale et peut être utilisé pour : 

• lancer une indemnisation France Travail (ex Pôle Emploi) ; 
• apporter la preuve que le salarié a bien travaillé sur une période donnée ; 
• attester que le salarié est libre de tout engagement face à son ancien employeur ; 
• calculer le montant d’une pension de retraite.

Prenez garde à indiquer la même date d'entrée du salarié sur le certificat de travail que celle figurant dans le document à l’embauche.

Cadre légal du certificat de travail 

Le certificat de travail fait partie des documents de fin de contrat. Il est joint au dossier du personnel pour chaque employé concerné et concerne tous les types de contrat. Il est obligatoire pour les CDD ou les CDI, à temps plein ou à temps partiel et peu importe le motif de fin de contrat (rupture conventionnelle par exemple). Les saisonniers sont également concernés. Celui de l’intérimaire est remis par l’agence d’intérim en fin de mission et non par l’employeur chez lequel il a travaillé.

L’employeur a obligation de le remettre à son salarié, sous peine de condamnation : 

• à une astreinte par le Conseil de prud’hommes tant que le document n’est pas remis ; 
• au versement de dommages et intérêts si le salarié prouve qu’il a subi un préjudice du fait de son absence ; 
• à une amende de 4e classe (750 euros en 2024).

😊 Bon à savoir : le certificat de travail est uniquement réservé à la rupture d’un contrat de travail. Si le contrat est suspendu (congé sans solde ou congé parental), délivrer un certificat de travail est considéré par le Conseil des prud’hommes comme une rupture de contrat de travail sans motif sérieux.

Quand remettre un certificat de travail au salarié ? 

Le certificat de travail est remis le dernier jour du contrat de travail, que le salarié exécute ou non son préavis ou que l’employeur l’en ait dispensé. Dans ce dernier cas, le salarié recevra son certificat le jour de la cessation officielle de son contrat. Il peut obtenir, entre-temps, une attestation de travail qui mentionne le dernier jour de travail prévu et précise que le salarié est alors libre de tout engagement à compter de cette date.

🤓 L’exception du certificat de travail : seul le licenciement pour inaptitude avec dispense d’exécution du préavis oblige la remise immédiate du certificat de travail. Le dernier jour du contrat de travail correspond alors à la date de notification du licenciement impliquant de donner le document au salarié inapte.

Comment donner son certificat de travail au salarié ? 

L’employeur a pour obligation de le tenir à disposition de son salarié. Il est généralement remis en même temps que le solde de tout compte et le décompte France Travail (ex Pôle Emploi). S’il n’est pas donné en même temps que les documents précédents, l’employeur a pour contrainte de prévenir son ex-salarié qu'il peut le récupérer quand il le désire.

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Éléments à mentionner sur le certificat de travail 

Il peut être rédigé sur papier libre ou à en-tête ou depuis un modèle pré-établi disponible ci-dessous. L’article D1234-6 du Code du travail précise qu’il doit contenir : 

• la date d’entrée du salarié, période d’essai incluse et la date de sortie ; 
• le ou les postes occupés avec les dates de début et de fin de chaque poste tenu ;
• la mention de la portabilité de la couverture santé et prévoyance (maintien gratuit durant 1 an des garanties décès, incapacité de travail et invalidité ainsi que santé pendant la période chômage - article L911-8 du Code de la Sécurité sociale).

Il doit également contenir, même si le législateur ne le précise pas : 

• le nom et prénom du salarié et de l’employeur ; 
• la date et le lieu de délivrance dudit certificat ; 
• la signature de l’employeur ; 
• la mention “libre de tout engagement” qui s’applique dès la fin de la période de préavis, même si celui-ci n’est pas exécuté.

Il est possible de faire signer électroniquement votre certificat de travail si votre salarié n’est pas disponible ou si les relations sont tendues.

😇 Attention: En tant qu’employeur, vous ne devez pas faire figurer sur le certificat de travail la raison pour laquelle le contrat de travail a été rompu, l’éventuelle présence d’une clause de non concurrence ainsi que tout élément pouvant nuire à la poursuite de la carrière professionnelle de l’ex-salarié. 

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