Matricule RH sur fiche de paie : comment l’utiliser ?

Tout salarié d’une entreprise reçoit un numéro de matricule RH à son arrivée. Plus qu’une identité, il permet d’éditer son bulletin de paie tous les mois. C’est donc un élément incontournable dans la gestion des ressources humaines.

Quelle forme prend-il ? Comment vos salariés peuvent-ils le retrouver ? Peut-on dématérialiser la gestion de la paie en entreprise ? Voici notre dossier sur le matricule RH pour la fiche de paie.

Qu’est-ce que le numéro de matricule RH ?

Le matricule RH, ou code RH, est un numéro unique destiné à identifier un salarié dans une entreprise. Il est attribué à l’embauche et le suit pendant l’ensemble de sa carrière dans cette société, même en cas de promotion ou de changement de fonction. 

Seul le personnel interne à votre organisation reçoit un matricule RH, car ce dernier est lié à la fiche de paie : CDI, CDD, temps plein et temps partiel, alternants, stagiaires. Les agents intérimaires, qui sont rémunérés par une société de travail temporaire, n’en requièrent donc pas chez vous. Vous devez cependant les inscrire dans le registre unique du personnel, car ils font partie de l’effectif de votre organisation.

🤔 Bon à savoir : À la différence du code EK, un numéro de sécurité qui identifie également le salarié, le matricule RH est définitif jusqu’à la rupture de son contrat de travail.

À quoi sert le matricule RH en entreprise ?

L’objectif principal du matricule RH est de sécuriser l’identité d’un salarié, notamment en ce qui concerne le salaire. Ainsi, seul le service des ressources humaines est capable de relier ce numéro à une fiche de paie. Un étranger à ce service ne peut comprendre à qui appartient tel salaire. Ce système protège également les données du personnel lorsque la gestion de la paie est déléguée à une agence externe à l’entreprise.

Le matricule RH permet aussi de réguler les accès à différents bâtiments (via un badge) ainsi qu’aux archives des bulletins de salaire, car chaque employé a connaissance du sien. C’est d’autant plus utile dans un cas de gestion de paie dématérialisée. Le personnel peut retrouver ses documents RH en toute autonomie via un portail en ligne, sans passer par les ressources humaines. La solution dématérialisée facilite également l’édition des fiches de paie à la fin du mois.

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Quel format doit avoir le matricule RH ?

Vous vous demandez combien de chiffres doit comporter un matricule RH ? Il n’y a pas de nomenclature imposée par la loi. Chaque entreprise choisit son format afin de l’adapter à la structure. Vous pouvez par exemple ajouter une lettre à la suite de chiffres afin de spécifier un service particulier, une filiale ou un site. L’important est de conserver une uniformité et une cohérence entre les matricules. Ce code doit également, bien sûr, être unique pour chaque salarié.

⚠️ Attention : la création d’un matricule RH doit respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le numéro ne peut donc pas se référer à des données personnelles, telles que le numéro de sécurité sociale ou la date de naissance. 

Où le salarié peut-il trouver son matricule RH ?

Les ressources humaines conservent toutes les données du personnel dans leurs documents RH. Mais où les employés peuvent-ils trouver leurs informations personnelles, dont leur numéro de matricule ?

Matricule RH dans la fiche de paie

Le matricule RH fait partie des informations figurant dans le bulletin de salaire. En général, il est exposé dans la partie haute du document, à gauche, aux côtés des données personnelles du salarié (nom, prénom, adresse…). Le code RH doit obligatoirement apparaître dans la fiche de paie.

Matricule RH sans fiche de paie

Si un salarié souhaite connaître son numéro de matricule sans fiche de paie, c’est également possible. Il peut le réclamer auprès des ressources humaines. Cette information confidentielle ne peut être obtenue en dehors de l’entreprise, autrement qu’avec le bulletin de salaire.

Quelles informations doivent figurer sur une fiche de paie ?

Selon l’article R3243-1 du Code du travail, l’employeur a l’obligation de mentionner les informations suivantes dans la fiche de paie simplifiée :

• L’identité du salarié : nom, prénom, matricule, adresse, numéro de sécurité sociale, poste, coefficient de salaire ;
• L’identité de l’employeur : nom, adresse, SIREN, code APE/NAF de la société, convention collective applicable ;
• La rémunération : période rémunérée, heures supplémentaires, dates de congés, rémunération brute et nette, prélèvement à la source, prime d’ancienneté, avantages salariaux, date de paiement… ;
• La liste des cotisations sociales : santé, accident, retraite, famille, assurance chômage, autres contributions dues par l’employeur, CSG, CRDS, exonérations et allègements.

⚠️ Attention : il existe également des mentions interdites dans le bulletin, qui sont l’exercice du droit de grève par le salarié et celle des fonctions de représentation du personnel.

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Gérer les matricules RH avec un logiciel de paie

Une fois le recrutement validé, vous entrez dans votre processus d’accueil administratif. Lorsque l’employeur et le salarié ont signé le contrat de travail, il est temps de générer un nouveau matricule unique. Cette donnée sera nécessaire pour la déclaration préalable à l’embauche.

Si vous disposez d’un logiciel de paie, le numéro se génère automatiquement selon vos règles. C’est simple et rapide ! Gérez le dossier du personnel directement en ligne, sur une application ou un site dédié.

Dématérialisation du bulletin de salaire : que dit la loi ?

La Loi Travail 2016-1088 du 8 août 2016 a accéléré la mise en place de la dématérialisation au sein des services RH. Il est aujourd’hui préconisé de gérer ses bulletins de paie de manière numérique, devenu la norme et non plus l’exception. Grâce au décret n°2016-1762, la législation française s’est désormais assouplie.

Vous pouvez donc dématérialiser votre système de paie, à condition de respecter les règles suivantes :

• Devoir d’information : vous devez informer vos collaborateurs un mois avant la transition du bulletin de salaire papier au bulletin digital, en délivrant à chacun les moyens d’accès à ce document ;
• Droit d’opposition : les salariés ont le droit de refuser la numérisation de leur fiche de paie. Si c’est le cas, l’employeur doit continuer à lui transmettre au format papier ;
• Archivage à long terme : la fiche de paie doit être lisible et pérenne, signée électroniquement par l’employeur pour en garantir l’intégrité. La société la conserve pendant 50 ans à compter de son émission ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Ce délai permet à vos collaborateurs de faire valoir leurs droits à la retraite si nécessaire.

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Pourquoi dématérialiser sa fiche de paie ?

Le matricule sécurise les données des collaborateurs en facilitant la vie des RH. En effet, sans matricule, pas de paie dématérialisée. Une entreprise peut fonctionner sans digitalisation, mais ce travail manuel risque de prendre du temps, sans compter un taux d’erreur élevé et de double saisie. De même, un logiciel spécifique, plutôt qu’un tableur Excel par exemple, vous fera gagner un temps précieux. Fluide et optimisé, il permet de générer ses documents en quelques clics, de manière fiable et sécurisée. Vos salariés ont un accès à votre portail RH depuis un ordinateur ou smartphone à tout moment, en se connectant avec leurs codes.

Le matricule RH suit la vie du salarié. Il simplifie l’édition des fiches de paie, mais il s’utilise aussi dans l’annuaire internet, pour les plannings et les congés. Bref, si vous disposez d’un logiciel de gestion du personnel tout-en-un, ce numéro clé vous sera d’une grande aide.

Encore mieux ! Le logiciel de paie se plie à la réglementation en vigueur. Il vous alerte des non-conformités et permet d’envoyer vos documents avec signature électronique, afin de le protéger d’éventuelles falsifications. Si vous êtes un restaurant, par exemple, vous aurez une fiche de paie HCR (Hôtel Café Restaurant) afin de respecter votre convention collective.

Vous souhaitez dématérialiser vos fiches de salaire, les stocker de manière sûre et suivre vos équipes avec des indicateurs RH ? Découvrez notre logiciel de gestion du personnel et gagnez en productivité !