Gestion du temps de travail en entreprise : le guide

Le temps est une ressource qui ne peut pas s’acheter. Quels que soient la taille, le secteur ou les ressources de votre entreprise, un salarié dispose toujours de 24 heures par jour. Vous n’avez pas le pouvoir d’allonger ce laps de temps, mais vous pouvez le valoriser.

Bien souvent, la différence entre un manager épanoui et un manager stressé, c’est la gestion du temps de travail. Le premier sait organiser sa journée de manière efficace, le second se laisse dépasser par les urgences. Bonne nouvelle : il suffit parfois de quelques outils et d’une méthode d’organisation efficace pour maîtriser son planning. Voici nos conseils de gestion du temps de travail.

Qu’est-ce que la gestion du temps de travail ?

Par définition, la gestion du temps consiste à planifier le temps dont nous avons besoin pour accomplir certaines tâches et activités. C’est à la fois un processus et une discipline permettant d’organiser son emploi du temps. Elle implique un certain formalisme, dont une ligne conductrice, des objectifs, une planification et des outils de suivi et de performance. 

La gestion du temps en entreprise

Dans le milieu professionnel, on parle de gestion du temps de travail. Il s’agit de découper un projet ou une journée en différentes tâches, de prévoir la durée que prendra chaque tâche puis de les assigner à des salariés compétents. Ce processus permet d’obtenir une visibilité d’ensemble, d’établir des priorités et de traiter les tâches dans un ordre précis. L’idéal est de suivre un planning tout en conservant une certaine flexibilité dans le travail, en cas de problème ou d’imprévu (salarié en maladie, panne informatique, retard de livraison d’un fournisseur…).

Pour optimiser ce processus, les ressources humaines et managers utilisent des outils spécifiques, tels que des plannings, des pointeuses, des check-lists et des logiciels de gestion des temps et des activités (GTA).

Le temps de travail dans le cadre légal

En France, le temps de travail est régi par les articles L3121-1 à L3121-5 du Code du travail et par la convention collective applicable à votre structure.

Le temps de travail effectif correspond au temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles. Il s’oppose au temps de pause (arrêt de travail de courte durée), aux congés et aux arrêts de travail (de plus longue durée).

La durée légale de travail journalière ne doit pas dépasser 10 heures. Quant à la durée maximale hebdomadaire, elle est fixée à 35 heures par semaine. Mais elle peut s’étirer jusqu’à 48 heures au total, et 44 heures sur une période 12 semaines consécutives. La modulation du temps de travail est donc tout à fait possible si vous souhaitez organiser vos plannings, mais vous avez quelques conditions à respecter (en fonction de votre secteur d’activité, de l’effectif de l’entreprise…).

L’employeur a l’obligation d’afficher l’horaire collectif de travail, c’est-à-dire les horaires auxquels commence et finit la journée de travail, ainsi que les temps de pause. L’inspection du travail peut la consulter à tout moment afin de contrôler le respect des règles en vigueur.

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Pourquoi apprendre à gérer son temps de travail ?

Le temps, c’est de l’argent. Mais pas seulement ! Une entreprise qui optimise son temps fait des profits, mais elle rayonne aussi sur bien d’autres points, comme le bien-être des salariés ou la marque employeur. Voici les grands avantages d’une bonne gestion du temps au travail… et les répercussions fâcheuses d’une mauvaise.

Les avantages d’une bonne gestion du temps de travail…

Au travail, toutes nos activités sont cadrées par le temps. Nous suivons des plannings, nos tâches se précèdent et se suivent, nos délais rythment nos actions… Mais si le temps met la pression, il peut aussi se maîtriser. Et s’il est maîtrisé, il offre de nombreux avantages à la fois personnels et collectifs :

• Vision globale des heures travaillées : planifier son travail et suivre les temps de présence permet de prendre du recul et d’améliorer son organisation. C’est aussi un moyen de faciliter la gestion de la paie pour vos ressources humaines ;
• Flexibilité dans le planning : une organisation maîtrisée permet d’anticiper les problèmes à venir, d’alerter en cas d’anomalie et de pallier les absences et retards ;
• Une entreprise aux normes : avec l’horaire de travail effectif affiché et un suivi des heures travaillées, vous respectez plus facilement les règles ;
• Une atmosphère sereine dans vos équipes : maîtriser son temps, c’est se libérer du poids des incertitudes et se décharger d’une charge mentale, donc favoriser une meilleure ambiance au travail et moins de turnover ;
• Un gain de productivité : un travail structuré, des temps de repos respectés, une vision claire des échéances, des collaborateurs confiants… induisent une hausse de la productivité !

… Et les conséquences d’une mauvaise gestion du temps de travail

À l’opposé, une mauvaise gestion du temps de travail nuit fortement à l’entreprise. Outre le non-respect des délais envers un client ou dans un projet, les conséquences peuvent s’avérer désastreuses. Une mauvaise maîtrise du temps mènera à des situations d’urgence, elles-mêmes conduisant à la précipitation et la nervosité. Vous risquez de très vite constater les limites de la patience et de l’objectivité quand les délais sont courts et que les tâches s’accumulent. Quand ils sont débordés, vos collaborateurs prennent des décisions à la hâte, sans prendre le temps de la réflexion. D’autres se mettent à procrastiner et remettent leurs missions à plus tard, causant d’autant plus de retards et de tensions. Bref, ils commettent plus facilement des erreurs et font perdre de l’argent à leur entreprise.

N’oubliez pas non plus qu’un manager stressé, c’est une équipe stressée. Le pilier d’un groupe transmet, parfois sans le vouloir, son état d’esprit à ses collaborateurs. Il doit montrer l’exemple, en termes de conduite et d’organisation. S’il accumule les retards et frôle le burn-out, des tensions naîtront dans vos équipes et c’est l’ensemble d’une organisation qui risque d’en pâtir. Vous entrez alors dans un cercle vicieux : plus il y a de stress, plus il y a de retard, et plus il y a de retard, plus il y a de stress. Et vous ne sortirez pas de cette boucle infernale sans remettre de l’ordre et de l’organisation dans votre travail !

La gestion du temps au travail n’est donc pas une option, mais une condition de stabilité d’une entreprise. Pour rester compétitif sur un marché, pour gagner en productivité, pour garder une ambiance de travail sereine, vous devez savoir gérer le temps qu’ont à disposition tous vos salariés, et le mettre à profit.

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Comment mieux gérer le temps de travail en entreprise ?

En général, un salarié dispose de 8 heures ouvrables en une journée et de 35 heures en une semaine. Comment lui apprendre à mieux gérer son temps ? Comment mieux organiser son planning ? Comment suivre ses horaires tout en restant conformes à la réglementation en vigueur ? Pas de panique : il existe des outils et méthodes efficaces pour l’aménagement du temps de travail de votre personnel !

Définir des objectifs et des priorités

Le travail doit être structuré. Un emploi du temps bien rempli n’est pas synonyme d’efficacité, au contraire. C’est en planifiant votre travail, et en définissant les priorités, que vos salariés sauront quelle tâche traiter et où ils en sont. Fixez des objectifs simples et réalisables, à court et à long terme. N’hésitez pas à découper les grands projets en petites tâches. Chaque objectif accompli donnera un sentiment d’accomplissement et motivera vos collaborateurs à poursuivre. S’ils ne voient jamais la fin de leur tâche, ils finiront par se décourager.

Faire des points avec les collaborateurs

Dans une entreprise, quel que soit le sujet, la communication reste votre meilleure alliée. Elle instaure une transparence, résout (voire évite) les conflits et soulève des points d’amélioration dans vos processus. Faites des points réguliers avec votre équipe afin de prendre note de ce qui fonctionne ou non. Vous pourrez optimiser votre gestion du temps de travail en respectant l’avis de chacun. De quoi favoriser l’écoute et la considération des salariés tout en boostant ses performances !

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Respecter les temps de pause

Vous nous direz que les temps de pause sont une obligation légale. C’est vrai, mais dans la pratique (et surtout dans l’urgence), ils sont parfois compressés. Il arrive que vos salariés les réduisent afin de terminer leur tâche à temps, parce que leur chef leur a demandé un service dans la précipitation, parce que l’inspecteur du travail débarque sans prévenir… Les raisons sont parfois légitimes, mais ne négligez pas le temps de pause. Vos collaborateurs ne peuvent pas tenir une journée entière sans souffler. Ce serait contre-productif et, sur le long terme, nuirait à leur moral et à celui de l’équipe.

Établir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Tout comme il est primordial de respecter les pauses des salariés, il faut aussi respecter leur repos. Plus ils établiront une limite entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, plus ils seront productifs au travail. Vos collaborateurs ont besoin de se consacrer à leurs activités, de passer du temps avec leurs proches. N’hésitez pas à leur parler du droit à la déconnexion. Vous leur permettez ainsi de respirer et de prendre du recul.

Se munir d’un logiciel de gestion des temps et des activités

Créer des plannings, c’est bien joli, mais comment s’y prendre sans s’arracher les cheveux ? Aujourd’hui, il existe des outils numériques conçus pour simplifier la vie de vos RH et managers ! Équipez-vous par exemple d’un logiciel GTA avec une pointeuse digitale pour planifier les horaires et suivre les temps de présence des employés. Ce programme automatisé vous permet de piloter efficacement vos activités, de limiter les erreurs de conformité et de gagner du temps !

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