Feuille de pointage : modèle gratuit, conseils

La gestion du temps de travail des employés joue un rôle crucial pour garantir l'efficacité et la productivité de l'entreprise. C'est là qu'entre en jeu la feuille de pointage, un outil indissociable pour les gestionnaires d'entreprise. Elle documente les heures de travail de chaque employé, enregistrant les heures supplémentaires, les absences et les congés. Cette information est utilisée pour établir les salaires, les paiements d'heures supplémentaires et pour suivre les obligations légales en matière de temps de travail. 

Dans cet article, Combo examine les différents aspects de la feuille de pointage de son cadre légal à ses avantages en passant par ses mentions obligatoires. 

Feuille de pointage : qu'est-ce que c'est ? 

Les feuilles de pointage, aussi appelées fiches de pointage ou cartes de pointage, sont des documents (papier ou numérique) qui retracent les heures de travail d'un salarié enregistrées dans un système de pointage. Elles doivent être signées par l’employeur et le salarié chaque semaine ou chaque mois. 

Les feuilles de pointage permettent d’évaluer les performances des employés, mesurer leur temps de travail, calculer les heures de travail mensuelles et annuelles … De plus, elles servent également à évaluer l'absentéisme, en documentant les jours où un employé est absent. En somme, les feuilles de pointage sont un moyen de suivre les performances des employés et de garantir la bonne gestion du temps de travail au sein de l'entreprise.

Quels sont les différents systèmes de pointage ? 

Outre la feuille de pointage, il existe une diversité de systèmes de pointage de travail pour les salariés. Ceux-ci peuvent être classés en quatre catégories : 

• La pointeuse mécanique qui nécessite l’insertion d’une carte pour enregistrer les horaires ; 
• La pointeuse mobile, particulièrement adaptée aux salariés qui travaillent en dehors des locaux de l’entreprise, comme dans le secteur du bâtiment ; 
• La pointeuse biométrique qui utilise les données physiologiques des employés comme les empreintes digitales ; 
• La badgeuse qui permet l’automatisation et l’informatisation des informations. 
  

Pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients de ces systèmes, Combo vous invite à découvrir son article sur les pointeuses horaires en entreprise. 

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Quel est le cadre légal des feuilles de pointage ? 

Il n’y a pas de disposition légale qui encadre l’utilisation des feuilles de pointage en entreprise. À titre préventif, le Code du travail en son article L3171-2 préconise son adoption pour une bonne gestion du personnel administratif. 

L'employeur a donc une certaine liberté quant à la façon de collecter, de présenter et de matérialiser les données issues du système de pointage, mais il doit également justifier les heures de travail pratiquées dans son entreprise.

🤔 Bon à savoir : Bien que la feuille de pointage ne soit pas réglementée par la loi, il est important que tant l'employeur que l'employé veillent à ce que son contenu soit cohérent. En effet, cet outil peut être utilisé comme preuve en cas de litige entre les deux parties. Il est donc primordial que les heures de travail soient enregistrées avec précision, afin d'éviter tout malentendu ou toute confusion. Il est de la responsabilité de l'employeur de veiller à ce que les feuilles de pointage soient correctement tenues et actualisées, tout en assurant à chaque employé la possibilité de vérifier et de corriger leur contenu. 

Feuille de pointage en entreprise : quelle est la durée de conservation ? 

Une feuille de pointage doit être conservée durant une période de 5 ans au minimum, car elle peut être utilisée comme preuve dans diverses situations telles que : 

• Lors d’un contrôle de l’inspection du travail ; 
• Sur la demande d’un représentant du personnel souhaitant consulter des durées de travail des salariés ; 
• Sur la demande d'un salarié pour des réclamations s’ils constatent des horaires de travail inadéquats. 

Les mentions obligatoires sur la feuille de pointage

Les feuilles de pointage en entreprise sont un élément clé pour la collecte de données sur les employés. C'est pourquoi il est important que l'employeur soit vigilant quant au contenu et à la forme de ces feuilles.

Une feuille de pointage doit comporter une série de mentions obligatoires, telles que :  

• Les noms et prénoms du salarié ; 
• La semaine ou le mois de travail et l'année ;
• Le jour de travail ; 
• Les heures de début et de fin de la séquence de travail ;
• Les heures de début et de fin de la pause en cas de journée continue ;
• Le récapitulatif journalier des heures effectuées ;
• Le récapitulatif mensuel des heures travaillées.

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Informations supplémentaires sur la feuille de pointage

Outre ces mentions obligatoires, il est également possible d'inclure des informations supplémentaires sur la feuille de pointage : 

• L'appartenance à une équipe en cas de travail en équipe ;  
• Des détails supplémentaires sur les jours de RTT, de repos, de repos compensatoire, de congés payés, les absences, etc.
  

Quels sont les avantages de la feuille de pointage ? 

Le système de feuille de pointage présente des avantages économiques et pratiques pour les employeurs. Il peut être créé facilement et à un coût abordable, grâce à l'utilisation d'un modèle Excel. La feuille de pointage permet de documenter les heures de travail et les heures supplémentaires, offrant une traçabilité physique du temps de travail des employés grâce à la signature de l'employeur et de l'employé. En résumé, c'est un moyen efficace de suivre le temps de travail sans nécessiter un investissement important.

Les défis de la gestion du temps avec les feuilles de pointage

Gérer le temps de travail d'une équipe peut s'avérer de plus en plus difficile à mesure que le nombre de salariés augmente. Les feuilles de pointage sont une option intéressante pour les petites entreprises, mais peuvent présenter des limitations pour les grandes entreprises. Voici les inconvénients potentiels de la gestion du temps avec des feuilles de pointage :

• Absence de contrôle d'accès : contrairement aux systèmes de pointage numériques comme Combo, les feuilles de pointage ne permettent pas de gérer les accès aux locaux de l'entreprise. Elles ne servent qu'à suivre les heures travaillées.
  

• Productivité réduite : la création, l'impression, le tri, la signature et le rangement manuel des feuilles de pointage peuvent entraîner une perte de productivité.
  

• Manque de visibilité : les feuilles de pointage ne fournissent pas une information claire et intuitive sur les absences, les congés, les visites médicales et d'autres anomalies de pointage.