Dématérialisation RH : le guide complet

La gestion des documents RH et des éléments liés à ce domaine est au cœur des préoccupations des services des ressources humaines, qui sont constamment à la recherche de solutions pour gagner du temps au quotidien et automatiser certaines tâches à faible valeur humaine ajoutée. Dans cette optique, la dématérialisation RH (qui fait partie de la digitalisation RH) se positionne comme une solution particulièrement intéressante. Laissez-nous vous en dire plus.

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?

La dématérialisation RH est une transformation fondamentale de la gestion des ressources humaines, axée sur la conversion des documents traditionnels en formats numériques. 

Ce processus concerne l'ensemble des documents RH, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les certificats médicaux, et bien plus encore. L'objectif principal ici est de remplacer le support papier par des versions électroniques, soit la fille de paie papier par une fiche de paie dématérialisée transmise par email par exemple, simplifiant ainsi la circulation, la consultation et la gestion de l'information au sein de l'entreprise.

La dématérialisation permet de mettre fin à la dépendance aux documents physiques, qui en plus de ne pas être très écologique, augmente les risques de perte ou de détérioration de documents importants. En utilisant les bons outils, vous pouvez faire en sorte que vos informations soient stockées de manière sécurisée dans des formats numériques, souvent cryptés, leur assurant un haut niveau de confidentialité et de protection.

Dématérialisation RH : que dit la loi ?

La dématérialisation des documents RH s'inscrit dans un cadre juridique précis, dicté par des normes visant à assurer la sécurité et l'intégrité des données. Voici quelques éléments clé à retenir : 

• Il est tout à fait autorisé de conserver des documents RH de manière dématérialisée uniquement, à condition que soit garantie leur intégrité, leur confidentialité et leur accessibilité. 

• Les contrats numériques, y compris ceux signés par voie électronique (via une signature électronique) sont reconnus comme parfaitement valides par le Code Civil. 

• La signature électronique peut être utilisée pour authentifier ou valider des documents RH, à condition qu’elle remplisse les conditions fixées par le Code du Commerce. 

• Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) comprend des obligations liées à la protection des données personnelles qui s’étendent également aux données RH. Vous avez donc l’obligation de mettre en place des mesures de sécurité appropriées afin de garantir la confidentialité et la protection des données présentes sur les documents dématérialisés.

Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?

La dématérialisation des documents RH offre un large éventail d'avantages significatifs pour les entreprises, transformant radicalement la gestion des ressources humaines. Voici quelques-uns des bénéfices majeurs associés à cette transition vers le numérique :

• Gain de temps et d'efficacité : la dématérialisation simplifie les processus administratifs en automatisant de nombreuses tâches manuelles. Les salariés des ressources humaines peuvent ainsi consacrer plus de temps à des activités à plus forte valeur humaine ajoutée, améliorant l'efficacité globale du service et de l'entreprise.

• Réduction des coûts : en éliminant la nécessité de supports physiques tels que le papier et les coûts associés à l'archivage, la dématérialisation conduit à des économies substantielles. Vous allez alors pouvoir réallouer ces ressources financières à des domaines plus stratégiques de votre activité.

• Sécurité accrue des données : les solutions de dématérialisation intègrent des mesures de sécurité avancées, comme le cryptage des données et la gestion des accès. Cela renforce la protection des informations sensibles, réduisant ainsi les risques de perte ou de divulgation non autorisée.

• Accessibilité et collaboration facilitées : les documents dématérialisés peuvent être consultés à tout moment, de n'importe où, favorisant la mobilité et la collaboration entre les équipes. Cela améliore la circulation de l'information et permet une prise de décision plus rapide.

• Respect de l'environnement : la dématérialisation réduit la consommation de papier, contribuant ainsi à la préservation de l'environnement. En adoptant des pratiques éco-responsables, vous participez à la construction d'une image positive et engagée de votre société, tout en faisant un geste pour la planète.

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Les étapes à suivre pour mener à bien le processus de dématérialisation ?

La réussite d'un projet de dématérialisation RH repose sur une approche méthodique et une mise en œuvre étape par étape d’un coffret numérique, comprenant tous les éléments pouvant être dématérialisés. Voici un guide pratique pour vous guider dans cette démarche : 

• Évaluation des besoins : avant de commencer le processus de dématérialisation, il est important de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Identifiez les types de documents à dématérialiser, les fonctionnalités requises et les objectifs à atteindre. Cette étape permet de personnaliser la solution en fonction des exigences uniques de votre société.

• Choix de la solution : sélectionnez un logiciel de dématérialisation ou un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) adapté aux besoins identifiés lors de l’étape précédente. Des solutions intelligentes comme notre logiciel Combo, et ses fonctionnalités étendues(signature électronique, gestion des congés, tableau de bord RH, etc) peuvent simplifier ce choix en vous offrant une palette complète d'outils nécessaires à la gestion efficace des documents RH, en plus de la dématérialisation.

• Formation du personnel : une fois la solution choisie, assurez-vous de former le personnel aux nouvelles procédures et aux fonctionnalités du logiciel. L'adhésion des collaborateurs est essentielle pour garantir une transition en douceur vers la dématérialisation et permettre à chacun de profiter des avantages de celle-ci.

• Migration des documents : transférez les documents physiques vers le format numérique en respectant les normes de sécurité et d'intégrité des données. Une migration précise et structurée garantit la continuité des opérations sans perte d'informations critiques.

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Pourquoi choisir la solution Combo ?

Notre solution Combo a été pensée spécifiquement pour les équipes opérationnelles et dans le but de répondre exactement à vos besoins. Voici quelques uns des modules que vous pouvez retrouver via notre outil : 

• Tableau de bord RH complet : Combo offre un tableau de bord RH riche en indicateurs pertinents. Des données clés telles que les types de contrats, les types de postes, le turnover, les effectifs, ou encore le nombre d'heures travaillées, sont accessibles en un coup d'œil. Cette fonctionnalité fournit une vision globale et instantanée de la situation, facilitant ainsi la prise de décision.

• Signature électronique intégrée : l'outil de signature électronique de Combo simplifie et sécurise la validation de tous les documents liés à l'entreprise. Cette fonctionnalité accélère les processus administratifs tout en garantissant la conformité juridique.

• Générateur de DPAE automatisé : Combo facilite la gestion des obligations déclaratives en proposant un générateur de Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) pré-remplie. De plus, il assure l'envoi direct à l'URSSAF, éliminant ainsi les démarches manuelles et réduisant les oublis et les erreurs.

• Centralisation des documents RH : l'espace dédié à la centralisation des documents RH et des dossiers du personnel simplifie la recherche et la consultation des informations. Cette fonction garantit un accès rapide et sécurisé aux documents importants.

• Gestion complète de la paie et des congés : Combo propose un gestionnaire de paie et un gestionnaire des congés et absences, permettant une prise en charge complète des aspects financiers et administratifs liés au personnel. Ces fonctionnalités contribuent à une gestion RH plus fluide et efficiente.

• Respect des conventions collectives : le générateur de planning de Combo est conçu pour respecter les spécificités de la convention collective de l'entreprise. Un module qui garantit une planification du travail conforme aux normes sectorielles, facilitant ainsi la gestion du personnel.

• Pointeuse digitale moderne : la pointeuse digitale de Combo représente une solution moderne pour enregistrer les heures de travail de manière précise et automatisée. Cela simplifie la gestion du temps et contribue à la précision des données de paie.

En somme, le logiciel Combo que nous avons conçu pour vous se positionne comme une solution complète, couvrant l'ensemble des besoins RH : son approche intégrée et ses fonctionnalités avancées en font un allié puissant pour les entreprises cherchant à maximiser leur efficacité opérationnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Pour en savoir plus sur notre outil et obtenir une démonstration personnalisée, contactez nos experts dès maintenant !