Congés payés imposés : quels sont les droits des salariés et de l’employeur ?

En France, tout salarié a droit à des congés payés pris en charge par son employeur. L’utilisation de ces périodes de congés est toutefois réglementée : l’employé est notamment dans l’obligation de consulter sa direction pour poser ses jours d’absence ; l’employeur, quant à lui, peut accepter la requête de son salarié, la refuser ou, dans certains cas, lui imposer des congés payés. 

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Congés payés : que dit la loi ?

Tout salarié travaillant en France est en droit de bénéficier de congés payés (selon le Code du Travail). Ce droit est accordé aux employés du secteur public et privé sans distinction, quels que soient le contrat (CDD, CDI, Intérim) et le temps de travail (travail à temps plein et à temps partiel). 

Quelle est la durée légale des congés payés ? 

Chaque mois de travail effectif donne droit à un congé de 2,5 jours ouvrables. Cette durée correspond à 30 jours ouvrables de congés (5 semaines) pour une année complète de travail. Certaines conventions (notamment la convention HCR) accordent toutefois une semaine de congé supplémentaire aux salariés. Par ailleurs, le Code du travail prévoit deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge, dans la limite de 30 jours ouvrables. 

Comment doit être organisée la prise de congés payés ?

L’organisation des congés payés au sein de l’entreprise est encadrée par le Code du travail. C’est l’entreprise qui a la responsabilité de fixer (selon les directives de la convention collective ou de l’accord de branche dont elle dépend) :

• L’ordre des départs en congé payé ; 
• La période de prise de congés payés. 

En l’absence d’accord d’entreprise ou d’accord de branche, c’est à vous, en tant qu’employeur, de fixer l’ordre et la date des départs en congé. Si vous en avez un,  vous devez cependant obtenir au préalable l’avis du Comité social et économique (CSE).

Quelles modalités pour la prise des congés payés ?

• Vous êtes tenu d’accorder à vos employés leurs congés payés dans leur intégralité sous peine de sanctions.
• Le salarié est dans l’obligation de prendre ses congés ; il est interdit de lui proposer une indemnisation en échange de ses congés payés, excepté à la suite d’une rupture de contrat. Depuis la loi Finances de 2022, il est toutefois possible de racheter aux salariés les jours de RTT auxquels ils ont renoncé (loi effective jusqu’au 31 décembre 2025). 
• Les congés qui n’ont pas été pris par l’employé au cours de l’année sont, en principe, définitivement perdus. Vous devez toutefois indemniser votre salarié s’il s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés par votre faute. Pour limiter les erreurs au moment du calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés, il peut être très utile de prévoir sur les fiches de paie de vos salariés un compteur  de congés payés. Un logiciel RH, comme Combo, devient aussi un allié indispensable pour gérer vos plannings et les paies de vos employés.
• La durée des congés payés posés en une seule fois ne peut pas excéder 24 jours ouvrables (soit 4 semaines consécutives).
• La période légale des congés payés est du 1er mai au 31 octobre, mais peut s’étendre toute l’année selon l’accord d’entreprise et la CCN.
• Les dates et l’ordre des départs en congé doivent être connus par les employés au moins un mois à l’avance.
• Vous êtes en droit d’imposer des périodes de congés payés à vos salariés dans certaines conditions.

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Quelles règles respecter pour les congés payés imposés ?

En principe, c’est à vos employés de poser des dates de congés payés (en fonction bien sûr du calendrier établi par l’accord d’entreprise ou par vous-même).  Vous pouvez alors accepter les dates demandées ou les refuser.

En cas de refus, il convient de reporter la date des congés en respectant un délai de prévenance de 1 mois. Il est également possible, dans certains cas, d’imposer des congés payés. 

Le saviez-vous ? L'employeur ne peut imposer que 5 semaines à l'année, mais jamais d'un seul coup. 

Congés payés imposés : quelles sont les conditions requises ?

Imposer des congés payés à ses salariés est une démarche strictement encadrée par la loi. Seules certaines conditions vous permettent de recourir à cette situation : 

• Fermeture obligatoire de l’entreprise

Si votre structure est fermée durant une période déterminée, vous êtes en droit d’imposer des congés payés à l’ensemble de vos salariés (sous réserve bien sûr d’obtenir l’accord du Comité social et économique si vous en avez un).

Vous pouvez alors proposer aux salariés récemment embauchés n’ayant pas encore suffisamment cotisé de percevoir une indemnité de chômage partiel, ou de poser des congés par anticipation. 

Bon à savoir : Si la durée de fermeture de l’entreprise est supérieure à la durée légale des congés payés, vous êtes dans l’obligation de verser à vos employés une indemnisation au moins égale à l’indemnité journalière de congés pour chaque jour ouvrable. Par ailleurs, vous devez communiquer à vos salariés la date de fermeture au moins 1 mois avant la période d’arrêt. 

• Période de surcharge de travail et circonstance exceptionnelle

Lorsqu’une période de travail spécifique vous oblige à réorganiser le fonctionnement de l’entreprise (commande imprévue essentielle à la survie de l’entreprise, période de pointe, surcharge de travail, difficulté financière), vous pouvez imposer des congés payés pour faire face en temps voulu aux besoins de l’entreprise. Vous devez alors proposer aux employés une période durant laquelle ils seront obligés de prendre une partie de leur congé.

La date de cette période est généralement fixée par votre convention ou un accord de branche ou d’entreprise. Si cela n’est pas le cas, elle doit obligatoirement être prévue entre le 1er mai et le 31 octobre. 

Par ailleurs, vous n’êtes pas tenu de respecter un délai de prévenance vis-à-vis du salarié si vous pouvez justifier : 

• La mise en redressement judiciaire de l’entreprise.
• Le remplacement d’un salarié brutalement décédé. 

Dans toutes les autres situations, vous êtes dans l’obligation d’informer vos salariés au moins deux mois à l’avance quant à la date de leur départ en congé.

• Plusieurs salariés souhaitent prendre leur congé à la même période

Si vous êtes confronté à ce cas de figure, vous êtes en droit d’imposer un ordre de départ en congé. Bien sûr, pour la satisfaction de chacun, il est toujours préférable de faire en sorte qu’un accord amiable soit trouvé entre les salariés avant de leur imposer un ordre de départ. 

Plusieurs critères doivent être pris en compte au moment de fixer l’ordre de départ (excepté lorsque la convention ou l’accord d’entreprise a déjà établi ces critères) : 

• Situation de famille des salariés (les parents ayant des enfants scolarisés ainsi que les salariés ayant à charge une personne présentant un handicap ou une personne âgée sont généralement prioritaires). 
• Ancienneté de l’employé.
• Activité professionnelle du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.

Bon à savoir : L’ordre des départs en congé doit être communiqué aux salariés au moins un mois à l’avance. Par ailleurs, les employés mariés (ou pacsés) travaillant dans votre entreprise ont droit à des congés payés simultanés.

Un employé peut-il refuser des congés payés imposés ?

Votre salarié est dans l’obligation de se conformer à votre décision si vous avez respecté les conditions requises relatives à l’instauration de congés payés imposés (fermeture temporaire de l’établissement, circonstance exceptionnelle nécessitant la réorganisation de l’entreprise) et les délais de prévenance prévus par la loi. 

En cas de refus non justifié, l’employé s’expose à des sanctions qui peuvent, selon la situation, aller jusqu’au licenciement pour cause réelle et sérieuse ou pour faute grave. 

Congés payés imposés et démission 

Lorsqu'un employé envisage de démissionner, il peut y avoir des règles spécifiques en matière de congés payés imposés pendant la période de préavis.

Tout d'abord, si les congés payés ont déjà été approuvés avant la notification de la rupture du contrat, le salarié est tenu de les prendre aux dates convenues. Cela peut parfois précipiter son départ de l'entreprise, surtout si ses congés se terminent après la fin de son contrat de travail.

Cependant, si les congés n'ont pas encore été validés, l'employeur ne peut pas imposer leur prise pendant la période de préavis de démission. Les dates doivent être convenues d'un commun accord.

Enfin, si l'entreprise impose des congés payés pour une fermeture annuelle, le démissionnaire est soumis aux mêmes règles que les autres employés et doit prendre ses congés. L'employeur doit verser une indemnité compensatrice pour la période de préavis non effectuée, ainsi qu'une indemnité compensatrice de congés payés.

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